Cuando escriba instrucciones, evite el lenguaje persuasivo y adopte un enfoque basado en la tarea. Mantenga la redacción concisa y clara, y céntrese en permitir al usuario realizar la tarea con éxito.

En general, siga estas directrices:

Concisión y claridad

Mantenga las frases cortas y comprensibles. Utilice terminología común siempre que sea posible. Evite utilizar modismos, jerga, apodos, abreviaturas y acrónimos. Si utiliza terminología que pueda ser nueva o confusa, defina claramente cada término cuando aparezca por primera vez en las instrucciones.

Público

Es importante conocer a su público cuando escriba las instrucciones, para incluir toda la información necesaria y excluir la innecesaria. Conocer a su audiencia le permite hacer suposiciones razonables y bien informadas basadas en los antecedentes, la experiencia y la familiaridad de la audiencia con el tema. Por ejemplo, si está escribiendo instrucciones para un grupo de personas mayores en la sucursal local de la biblioteca pública, puede que no sea seguro asumir que están familiarizados con los fundamentos de la apertura de una aplicación de software específica. Sin embargo, si está escribiendo instrucciones para un grupo de desarrolladores de software dentro de una organización profesional, puede ser seguro asumir que están familiarizados con los fundamentos de la apertura de una aplicación de software específica.

Al decidir qué información incluir y excluir de las instrucciones, es importante identificar claramente quién es su audiencia y cuál es su probable competencia con el tema de las instrucciones y la información de fondo relacionada.

Si es probable que un público tenga una amplia gama de experiencia y conocimientos que incluya diversos niveles de familiaridad y pericia, puede utilizar varias técnicas para mantener cada conjunto de instrucciones concisas y centradas en una sola tarea, sin dejar de proporcionar la información necesaria. Por ejemplo, puede crear instrucciones separadas para la información necesaria y proporcionar a su audiencia los medios para acceder rápida y fácilmente a las instrucciones separadas (a través de hipervínculos, apéndices, etc.).

Gráficos

Las imágenes hablan más que las palabras. Añadir gráficos para transmitir sus pensamientos puede ser más eficaz que las propias palabras. Las instrucciones bien ilustradas que acompañan a las escritas suelen tener mucho éxito. Añaden un nivel adicional de comprensión y permiten al lector hojear o solucionar problemas si se presentan. Las imágenes añaden una dimensión adicional que permite al lector visualizar el producto final. Además, cuando utilice gráficos debe tener en cuenta a los alumnos visuales y adaptar los gráficos.

Aunque las imágenes son estupendas, debe tener cuidado de no incluir fotografías o ilustraciones que sean confusas o que no estén relacionadas con las instrucciones escritas reales. Si combina una imagen pobre con sus instrucciones, podría causar estrés al lector o introducir confusión al tratar de descifrar lo que quiere decir.

Además, cuando tome fotografías, asegúrese de que el área esté bien iluminada y las imágenes sean claras y brillantes. Las imágenes oscuras o borrosas suelen ser difíciles de seguir. Tenga cuidado de fotografiar al sujeto en la misma orientación cada vez para evitar confusiones y considere el uso de un trípode.

El tamaño también es importante cuando se utilizan imágenes en las instrucciones. Una imagen demasiado pequeña para verla es tan inútil como una imagen borrosa.

Para que sean potentes y comprensibles, el texto y el gráfico de cada paso deben estar claramente relacionados con ese paso de las instrucciones.

Formato

Recuerde que los lectores van a realizar realmente la tarea mientras leen las instrucciones. Por lo tanto, no debe utilizar bloques sólidos de texto pequeño y difícil de descifrar. Asegúrese de crear un diseño y una disposición para su página de instrucciones que permita una fácil lectura y añada calidad estética. Mantener la página simple, pero con una jerarquía definida, ayudará al lector a completar los pasos de las instrucciones.

Cuando diseñe su página, una jerarquía sólida es importante para la legibilidad. El uso de títulos en negrita, cursiva y números romanos ayudará al lector a encontrar su lugar fácilmente y ayuda a la apariencia visual general.

Orden

Es importante que sus instrucciones se planifiquen en una progresión lógica. Asegúrese de exponer claramente el problema en la primera página. Siga sus problemas con un conjunto de pasos específicos que detallen cómo resolver el problema propuesto. Las instrucciones técnicas deben fluir en un patrón lógico. Por ejemplo, al montar una mesa no sería bueno que dieras los últimos toques antes de tener todos los tornillos colocados. Como ya se ha dicho, también debe haber gráficos claros cuando sea necesario para aclarar la acción. Recuerda que una imagen vale más que mil palabras.

Pruebas y verificación

Todos sabemos que las instrucciones son difíciles de escribir y que a veces suenan bien sobre el papel, pero cuando realmente se intenta poner en práctica las instrucciones, se puede encontrar que su redacción no tiene sentido para los demás. Recuerde que lo que puede ser común u obvio para usted puede desconcertar a sus lectores, así que conozca a su público. Además de probar sus instrucciones con usted mismo, pida a alguien que no sepa nada de su producto que lo pruebe. Esto se llama estudio de usabilidad. Toma nota de lo que ha funcionado y lo que no y revisa tus instrucciones en consecuencia. A la larga, cuantas más personas prueben sus instrucciones, más eficaz será el conjunto final.