Continuamos con nuestro curso de formación de SAP MM y este tutorial proporcionará una introducción y una visión detallada de uno de los procesos más fundamentales en el aprovisionamiento y en el módulo SAP MM: SAP Procure to Pay Process. Este proceso también se conoce como Proceso de Aprovisionamiento Externo.

El proceso SAP Procure to Pay es necesario cuando necesitamos comprar materiales/servicios a un proveedor externo para nuestra empresa. Este proceso incluye todas las tareas empresariales que comienzan con una solicitud de compra (PR) y terminan con el pago al proveedor.

Los eventos que determinan el inicio de este proceso están relacionados con:

• Planificación de necesidades de material (MRP) desde la Gestión de Almacenes para asegurar las cantidades mínimas de material y herramientas en el almacén.
• Los planes de materiales, herramientas, recursos externos y servicios de Mantenimiento de Planta para adquirir todos los recursos necesarios para gestionar el Mantenimiento de Planta de forma adecuada.
• Otras necesidades de aprovisionamiento que provienen de los departamentos de una empresa.

Para iniciar el proceso, es necesario crear una Solicitud de Compra (RP), un documento que permite a las personas que trabajan en los distintos departamentos de una empresa especificar los bienes o recursos que se tienen que adquirir. El proceso finaliza cuando se contabiliza el pago al proveedor. A continuación se muestra un resumen gráfico del proceso de aprovisionamiento externo en SAP:

Overview of SAP Procure to Pay Process

El Departamento de Aprovisionamiento puede satisfacer las necesidades de compra de otros departamentos de una empresa emitiendo:

• Una Orden de Compra: en este caso se necesita primero un proceso de RFQ (Request for Quotation).
• Un Contrato Abierto: en este caso, además del proceso de RFQ, la tarea de compra se finaliza mediante la Orden de Compra referida al Contrato Abierto.

El proceso de RFQ siempre es llevado a cabo por el Departamento de Compras antes de emitir un contrato. Normalmente el objetivo final de esta fase es seleccionar un proveedor entre varios de ellos, en relación con los bienes o servicios a adquirir.

Una Entrada de Mercancías permite al almacén del departamento que ordenó las compras certificar la cantidad recibida de mercancías mientras que una Entrada de Servicios permite certificar la aceptación de los servicios. Ambas tareas se realizan sólo en relación con una Orden de Compra/Orden de Liberación de Contrato.

El siguiente subproceso, cuyo nombre es Manejo de Facturas, contiene las tareas para hacer coincidir la factura con la Orden de Liberación de Contrato o la Orden de Compra. También contiene las tareas necesarias para cotejar los datos de la factura con los datos de la Orden de Liberación de Contrato o de la Orden de Compra, como la cantidad y los valores por cada posición.

La última tarea está relacionada con el registro del pago de un proveedor.

Transacciones en el proceso SAP Procure to Pay

El proceso SAP Procure to Pay utiliza las siguientes transacciones y documentos en SAP ERP.

Solicitud de compra

La solicitud de compra es un documento interno que se emite/crea siempre que se requieren los bienes (stock/no stock) y/o servicios. Se pueden utilizar varios tipos de documentos. El sistema SAP comprueba automáticamente varios parámetros, como la disponibilidad de presupuesto, y requiere un flujo de trabajo de aprobación para la solicitud, principalmente en función de su valor y de la delegación interna de autoridades, así como de otros parámetros técnicos (como el tipo de artículo o el grupo de compras). La requisición creada en el sistema también puede ser revisada si es necesario.

Cómo llamar a esta transacción

• Código de transacción SAP: ME51N
• Menú: Logística -> Gestión de materiales -> Compras -> Solicitud de compra -> Crear

Solicitud de oferta (RFQ)

La RFQ es necesaria cuando no se conoce al proveedor y se necesitan ofertas de varios proveedores para un material/servicio. Es el conjunto completo del proceso que se desencadena una vez que se ha recibido una solicitud de compra. Las partidas de la solicitud de compra pueden agruparse en el mismo proceso de petición de oferta. Una vez que se reciben las cotizaciones de sus proveedores, se actualizan los registros en el sistema SAP cambiando así el documento de RFQ a una Cotización.

Cómo llamar a esta transacción

• Código de transacción SAP: ME41
• Menú: Logística -> Gestión de materiales -> Compras -> Petición de oferta -> Crear

Contrato abierto

El contrato abierto es un acuerdo general con el proveedor por un periodo de validez determinado con lista de precios acordada. Con referencia al mismo contrato se pueden generar múltiples Órdenes de Liberación de Contrato hasta que se venza o se disponga del valor pendiente.

Cómo llamar a esta transacción

• Código de transacción SAP: ME31K
• Menú: Logística -> Gestión de materiales -> Compras -> Contrato marco -> Contrato -.> Crear

Orden de compra

La orden de compra es un documento oficial acordado entre el cliente y el proveedor para la intención del cliente de comprar o recibir uno/múltiples materiales con precios acordados, plazos de entrega, cantidades y especificaciones. El compromiso presupuestario se crea automáticamente. Se pueden prever las tolerancias de los bienes y servicios no planificados.

Cómo llamar a esta transacción

• Código de transacción SAP: ME21N
• Menú: Logística -> Gestión de materiales -> Compras -> Pedido -> Crear -> ME21N – Proveedor/Centro suministrador conocido

Orden de liberación de contrato

La orden de liberación de contrato es un documento oficial acordado entre el cliente y el proveedor sobre la intención del cliente de comprar o recibir uno/múltiples materiales con precios acordados, plazos de entrega/fechas de entrega, cantidades y especificaciones y se crea con referencia a un Contrato Abierto. El compromiso presupuestario se crea automáticamente. Se pueden prever las tolerancias de los bienes y servicios no planificados.

Cómo llamar a esta transacción

• Código de transacción SAP: ME21N
• Menú: Logística -> Gestión de materiales -> Compras -> Pedido -.> Crear ME21N – Proveedor/Centro suministrador conocido

Recepción de mercancías

La recepción de mercancías es el paso del ciclo de aprovisionamiento en el que la empresa recibe las mercancías reales pedidas a través de una orden de compra/orden de liberación de contrato y comprueba la calidad/cantidad requerida. Si la calidad de la mercancía cumple con los criterios requeridos, se contabiliza una transacción de entrada de mercancías en el sistema SAP con referencia a la Orden de Compra / Orden de Liberación de Contrato. Esta transacción tiene el doble efecto de modificar la cantidad de stock (para los materiales introducidos) y al mismo tiempo también se pasa la entrada en el módulo de finanzas para cargar el stock contra las cuentas a pagar al proveedor.

Cómo llamar a esta transacción

• Código de transacción SAP: MIGO
• Menú: Logística -> Gestión de materiales -> Gestión de inventarios -> Movimiento de mercancías -> MIGO

Entrada de servicios

La entrada de servicios certifica que los servicios solicitados desde el Pedido/Orden de entrega de contrato han sido realmente entregados/prestados. Se introduce una confirmación con los parámetros requeridos en la hoja de entrada de servicios que luego se dirige a través de un flujo de trabajo a los niveles requeridos para la confirmación y la aprobación final.

Cómo llamar a esta transacción

• Código de transacción SAP: ML81N
• Menú: Logística -> Gestión de Materiales -> Hoja de Entrada de Servicios -> ML81N Actualizar

Manejo de Facturas

El proceso se lanza siempre que se deba introducir en el sistema SAP una factura de proveedor recibida por las compras. La factura introducida inicialmente se considera en estado “Aparcado”, lo que significa que no se ha realizado ninguna entrada o contabilización financiera y los detalles de la factura existen en el sistema para su registro y posterior aprobación. En esta fase se activa una “comprobación a tres bandas” en el sistema SAP estándar, en la que la factura recibida se coteja automáticamente con el pedido de referencia y el documento de recepción de mercancías para comprobar la exactitud del precio/cantidad. Cualquier discrepancia observada aquí puede ser ajustada para las desviaciones y los importes en disputa. La factura puede pasar a un estado de bloqueo para el pago. Una vez aprobada la factura mediante el flujo de trabajo definido en el sistema SAP, la factura puede contabilizarse realmente. Normalmente lo hace la persona responsable del departamento de cuentas por pagar de una empresa. El proceso suele solapar funcionalidades conjuntas en los módulos MM y FI.

Cómo llamar a esta transacción

• Código de transacción SAP: MIRO/MIR7
• Menú: Logística -> Gestión de materiales -> Verificación de facturas de logística -> MIRO/MIR7 Introducir factura

Pago

Si la factura se aprueba a través del workflow, el último paso en el ciclo de compras es el pago al proveedor. Esto se realiza introduciendo una transacción en el sistema SAP denominada “Ejecución de pago automática”, que suele activarse periódicamente en función de las condiciones de pago / fechas de vencimiento mencionadas en la orden de compra. El resultado de la ejecución de pago puede ser un cheque impreso a través de SAP para los proveedores previstos o los resultados de la ejecución de pago pueden ser exportados a sistemas externos para el portal de banca en línea a través del cual los pagos de los proveedores se transfieren electrónicamente.

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