Un sistema integrado de bibliotecas, o ILS, es un sistema de planificación de recursos empresariales para una biblioteca que se utiliza para hacer un seguimiento de los artículos que se poseen, los pedidos que se hacen, las facturas que se pagan y los usuarios que han tomado prestados.

Un ILS suele estar compuesto por una base de datos relacional, un software que actúa sobre esa base de datos y dos interfaces gráficas de usuario (una para los usuarios y otra para el personal). La mayoría de los ILS separan las funciones del software en programas discretos llamados módulos, que luego se integran en una interfaz unificada. Algunos ejemplos de módulos son: adquisiciones (pedidos, recepción y facturación de materiales), catalogación (clasificación e indexación de materiales), circulación (préstamo de materiales a los usuarios y recepción de los mismos), publicaciones periódicas (seguimiento de las existencias de revistas y periódicos) y el OPAC (interfaz pública para los usuarios). Cada usuario y artículo tiene una identificación única en la base de datos que permite al ILS seguir su actividad.

Las bibliotecas más grandes utilizan el ILS para pedir y adquirir, recibir y facturar, catalogar, hacer circular, seguir y archivar materiales. Las bibliotecas más pequeñas, como las casas particulares o las pequeñas organizaciones e instituciones (por ejemplo, iglesias y sinagogas), a menudo renuncian al gasto y al mantenimiento que requiere el funcionamiento de un ILS y, en su lugar, utilizan un sistema informático de biblioteca más sencillo que tiene funciones limitadas.

Los sistemas de recuperación de información general se han vuelto más avanzados. Los motores de búsqueda como Google y los vendedores en línea como Amazon han creado sistemas interactivos fáciles de usar que parecen más atractivos para los usuarios. Las comunidades bibliotecarias también se están esforzando por desarrollar sistemas más sofisticados y fáciles de usar equipados con motores de búsqueda federados. Un motor de búsqueda federado puede recuperar información de múltiples bases de datos por suscripción (deep web), fondos de la biblioteca y fuentes web generales con una sola consulta. Las comunidades bibliotecarias también están buscando cada vez más programas de código abierto.

Historia

Los sistemas integrados de bibliotecas (ILS) se conocían a menudo como sistemas de automatización de bibliotecas o sistemas automatizados en la década de 1970 y principios de 1980. Antes de la llegada de los ordenadores, las bibliotecas solían utilizar un catálogo de fichas para indexar sus fondos. Los ordenadores se utilizaban para automatizar el catálogo de tarjetas, de ahí el término sistema de automatización. La automatización del catálogo ahorra el trabajo que supone recurrir al catálogo de fichas, mantenerlo actualizado con respecto a la colección, etc. Otras tareas automatizadas son el registro de salida y entrada de libros, la generación de estadísticas e informes, las adquisiciones y suscripciones, la indexación de artículos de revistas y su enlace, así como el seguimiento de los préstamos interbibliotecarios.

Desde finales de la década de 1980, las ventanas y la multitarea han permitido integrar las funciones empresariales. En lugar de tener que abrir aplicaciones separadas, el personal de la biblioteca podía utilizar una única aplicación con múltiples módulos funcionales.

A medida que Internet crecía, los proveedores de ILS ofrecían más funcionalidad relacionada con Internet. Los principales sistemas ILS ahora ofrecen portales basados en la web donde los usuarios de la biblioteca pueden iniciar sesión para ver su cuenta, renovar sus libros y autenticarse para utilizar las bases de datos en línea.

OPAC (Catálogo de Acceso Público en Línea)

Un Catálogo de Acceso Público en Línea (a menudo abreviado como OPAC o simplemente Catálogo de la Biblioteca) es una base de datos en línea de materiales mantenidos por una biblioteca o grupo de bibliotecas. Los usuarios suelen buscar en un catálogo de biblioteca para localizar libros, vídeos y grabaciones de audio que son propiedad de una biblioteca o que tienen licencia para ello.

Los primeros catálogos en línea

Aunque ya existían algunos sistemas experimentales en la década de 1960, los primeros catálogos en línea a gran escala se desarrollaron en la Universidad Estatal de Ohio en 1975 y en la Biblioteca Pública de Dallas en 1978.

Estos y otros primeros sistemas de catálogos en línea tendían a reflejar fielmente los catálogos de tarjetas a los que pretendían sustituir. Utilizando un terminal dedicado o un cliente telnet, los usuarios podían buscar en un puñado de índices precoordinados y navegar por la pantalla resultante de forma muy parecida a como habían navegado anteriormente por el catálogo de tarjetas.

A lo largo de la década de 1980, el número y la sofisticación de los catálogos en línea aumentaron. Aparecieron los primeros sistemas comerciales, que a finales de la década sustituyeron en gran medida a los sistemas de creación propia. Los catálogos de las bibliotecas empezaron a ofrecer mecanismos de búsqueda mejorados, como la búsqueda básica por palabras clave, así como funciones auxiliares, como la posibilidad de poner en reserva los artículos que se habían retirado.

Al mismo tiempo, las bibliotecas empezaron a desarrollar aplicaciones para automatizar la compra, catalogación y circulación de libros y otros materiales de la biblioteca. Estas aplicaciones, conocidas colectivamente como sistema bibliotecario integrado (ILS) o sistema de gestión bibliotecaria, suelen incluir un módulo de catálogo bibliotecario como interfaz pública para el inventario del sistema.

Estancamiento e insatisfacción

En la década de 1990 se produjo un relativo estancamiento en el desarrollo de los catálogos en línea. Con la llegada de la Web, las interfaces de los catálogos de las bibliotecas pasaron gradualmente de los terminales a los navegadores web, y con el tiempo incorporarían enlaces a recursos en línea, portadas de libros y otras características destinadas a mejorar la interfaz. Sin embargo, la tecnología de búsqueda subyacente en la mayoría de los sistemas de catálogos de las bibliotecas no avanzó mucho más allá de los desarrollados en la década de 1980.

Al mismo tiempo, organizaciones ajenas a las bibliotecas comenzaron a desarrollar sistemas de recuperación de información más sofisticados. Los motores de búsqueda de la web, como Google, y los populares sitios de comercio electrónico, como Amazon.com, ofrecían sistemas más sencillos, aunque más potentes, basados en consultas probabilísticas y vectoriales.

A medida que los usuarios de las bibliotecas se han ido acostumbrando a estos sitios y motores de búsqueda, se han mostrado cada vez más insatisfechos con los difíciles y a veces arcanos mecanismos de búsqueda de los antiguos sistemas de catálogo de las bibliotecas. Esto, a su vez, ha dado lugar a críticas de estos sistemas dentro de la propia comunidad bibliotecaria y, en los últimos años, al desarrollo de catálogos más nuevos (a menudo denominados de “próxima generación”).

Catálogos de próxima generación

La última generación de sistemas de catálogos de bibliotecas se distingue de los OPAC anteriores por el uso de tecnologías de búsqueda más sofisticadas, en particular la búsqueda por facetas y las características destinadas a una mayor interacción y participación del usuario con el sistema, incluyendo el etiquetado, la revisión y los canales RSS.

Suelen ser, aunque no siempre, independientes del sistema bibliotecario integrado, con módulos o controladores que permiten la sincronización de datos entre ambos sistemas. Mientras que los antiguos sistemas de catálogos en línea fueron construidos casi exclusivamente por los proveedores de ILS, las bibliotecas están recurriendo cada vez más a los sistemas de catálogos de próxima generación construidos por empresas de búsqueda y proyectos de código abierto dirigidos por las propias bibliotecas.

Catálogos colectivos

Aunque los catálogos de las bibliotecas suelen reflejar los fondos de una sola biblioteca, también pueden contener los fondos de un grupo o consorcio de bibliotecas. Estos sistemas, conocidos como catálogos colectivos, suelen estar diseñados para facilitar el préstamo de libros y otros materiales entre las instituciones miembros a través del préstamo interbibliotecario. El mayor catálogo colectivo de este tipo es WorldCat, que incluye los fondos de más de 10.000 bibliotecas de todo el mundo.

Sistemas relacionados

Hay una serie de sistemas que tienen mucho en común con los catálogos de las bibliotecas, pero que tradicionalmente se han distinguido de ellos. Las bibliotecas utilizan estos sistemas para buscar elementos que no se incluyen tradicionalmente en un catálogo de biblioteca, concretamente artículos de revistas y periódicos y materiales digitalizados.

Estos incluyen bases de datos bibliográficas -como Medline, ERIC, PsycINFO y muchas otras- que suelen indexar artículos de revistas y otros datos de investigación. También hay una serie de aplicaciones destinadas a la gestión de documentos, fotografías y otros elementos multimedia digitalizados o nacidos de la digitalización. Especialmente en las bibliotecas académicas, estos sistemas (a menudo conocidos como sistemas de bibliotecas digitales o sistemas de repositorios institucionales) ayudan con los esfuerzos para digitalizar los materiales de archivo o archivar las obras creadas por el profesorado y los estudiantes.

Sistema informático de la biblioteca

Un sistema informático de la biblioteca es el software utilizado para catalogar, rastrear la circulación (en su caso) y el inventario de los activos de una biblioteca. Está pensado para el hogar, la iglesia, la empresa privada u otras colecciones de tamaño pequeño o mediano. Las bibliotecas más grandes suelen utilizar un sistema bibliotecario integrado para gestionar las actividades más complejas, como las adquisiciones y la entrevista de referencia.

Criterios de software

Software distribuido frente a servicio web

Los sistemas informáticos para bibliotecas suelen tener dos ofertas: software que se adquiere con una licencia perpetua o que se compra como servicio de suscripción. Con el software distribuido, el cliente puede optar por autoinstalarse o por que el proveedor le instale el sistema en su propio hardware y es responsable del funcionamiento y el mantenimiento de la aplicación y los datos, o puede optar por recibir asistencia del proveedor con un contrato de mantenimiento anual. Algunos proveedores cobran por las actualizaciones del software y otros no. Los clientes que se suscriben a un servicio alojado cargan los datos en el servidor remoto del proveedor a través de Internet y pueden pagar una cuota periódica para acceder a sus datos.

Asistencia para la introducción de datos basada en el ISBN

Muchas aplicaciones pueden reducir una parte importante de la introducción manual de datos rellenando los campos de datos basándose en el ISBN introducido utilizando la tecnología de las normas MARC a través de Internet.

Escaneo e impresión de códigos de barras

Con la mayoría de los programas informáticos, los usuarios pueden eliminar parte de la introducción manual utilizando un escáner de códigos de barras. Pero algunos programas informáticos están diseñados, o pueden ampliarse con un módulo adicional, para integrar la funcionalidad del escáner. Aunque la mayoría de los proveedores de software ofrecen algún tipo de integración con el escáner, no todos imprimen etiquetas con códigos de barras.

Ejemplos

Código abierto

Evergreen

Evergreen es un Sistema Integrado de Bibliotecas (ILS) de código abierto y calidad de consorcio, desarrollado inicialmente por el Servicio de Bibliotecas Públicas de Georgia para PINES (Red de Información Pública para Servicios Electrónicos), un consorcio estatal de préstamo directo con más de 270 bibliotecas miembros.

El desarrollo de Evergreen comenzó en 2004, cuando el GPLS determinó que ningún software ILS disponible podía satisfacer las necesidades de PINES. Evergreen 1.0 se puso en marcha en septiembre de 2006.

El ILS Evergreen se utiliza en todo el mundo. Además de PINES, entre las organizaciones que han implementado Evergreen se encuentran SITKA, un consorcio de bibliotecas de la Columbia Británica; la Iniciativa ILS de Código Abierto de Indiana; el Consorcio de Bibliotecas de Michigan; así como bibliotecas más pequeñas como la Biblioteca Pública del Condado de Kent en Maryland y la Biblioteca Pública de Marshall en Marshall, Missouri. Otras organizaciones comprometidas con Evergreen incluyen el Proyecto Conifer en Ontario, Canadá.

Los desarrolladores originales del núcleo de Evergreen han formado una empresa comercial en torno al software, Equinox Software, que proporciona soporte personalizado, desarrollo, migración, formación y consulta para Evergreen.

Koha

Koha es un sistema integrado de bibliotecas (ILS) y fue el primer ILS de código abierto. Koha fue creado en 1999 por Katipo Communications para el Horowhenua Library Trust de Nueva Zelanda. La primera instalación se puso en marcha en enero de 2000.

PMB

PMB (PhpMyBibli) es un sistema bibliotecario integrado de código abierto con todas las funciones. El proyecto fue iniciado por François Lemarchand en octubre de 2002, director de la Biblioteca Pública de Agneaux; actualmente lo mantiene PMB Services (una empresa francesa).

NewGenLib

NewGenLib es un sistema integrado de gestión de bibliotecas desarrollado por Verus Solutions Pvt Ltd y el Kesavan Institute of Information and Knowledge Management de Hyderabad, India. La versión 1.0 de NewGenLib se publicó en marzo de 2005. El 9 de enero de 2008, NewGenLib fue declarado software de código abierto bajo licencia GNU GPL por Verus Solutions.

Propiedad

• Dynix de SirsiDynix
• Horizon de SirsiDynix
• Symphony de SirsiDynix
• Talis (Reino Unido e Irlanda)
• Unicorn de SirsiDynix
• Voyager de Ex Libris, anteriormente de Endeavor
• Millenium de Innovative Interfaces, Inc.
• Virtua de VTLS
• ILMU de Paradigm Systems y Universiti Teknologi MARA (UiTM)

Ver también

• Ciencias de la información
• Biblioteca
• Ciencia bibliotecaria
• Fuente abierta
• Motor de búsqueda

Notas

• Antelman, Kristen, Emily Lynema, y Andrew K Pace. 2006. “Toward a Twenty-First Century Library Catalog”, Information Technology & Libraries 25(3): 128-139.
• Belser, Karl A. 1999. “Software de sistemas bibliotecarios integrados para bibliotecas pequeñas Parte 2., Bibliotecas escolares, académicas y públicas”. Library Technology Reports. 35(4): 365.
• Borgman, Christine. 1996. “¿Por qué los catálogos en línea siguen siendo difíciles de usar?”. Journal of the American Society for Information Science 47(7): 493-503.
• Breeding, Marshall. 2005. “The Systems Librarian: Reintegrando el sistema bibliotecario ‘integrado'”. Computers in Libraries. 25(1): 28-30.
• Fenner, Audrey. Integrating Print and Digital Resources in Library Collections. Binghamton, NY: Haworth Information Press, 2006. ISBN 9780789028341
• Karetzky, Stephen.1998. “La elección de un sistema automatizado”. Library Journal. 123(11): 42-44.
• McGrory, Margaret, Margaret Williams, Karen Taylor y Barbara Freeze. 2007. “El impacto del sistema de biblioteca digital integrada en la biblioteca del CNIB”. Library Trends. 55(4): 994-1045.
• Moen, William E., y Charles R. McClure. Shared Integrated Library System Cost Study Final Report Narrative. Madison, WI: Estado de Wisconsin, Departamento de Instrucción Pública, 2006. Recuperado el 11 de enero de 2009.
• Rubin, Richard E. Foundations of Library and Information Science. New York: Neal-Schuman Publishers, Inc., 2004. ISBN 9781555704926
• Ryan, T. 2004. “Convertir a los usuarios en socios al elegir un sistema bibliotecario integrado”. Computers in Libraries, 24: 6-9.
• Salter, A. A. 2003. “Software de sistemas bibliotecarios integrados para bibliotecas pequeñas”, Library Technology Reports. 39: ALL.
• Vaughan, J. 2004. “Sistema integrado de biblioteca en línea de una biblioteca: Assessment and New Hardware Implementation”. Information Technology and LIbraries. 23: 50-57.

Todos los enlaces recuperados el 3 de marzo de 2018.

• Tabla histórica de los principales proveedores de ILS
• Registros, sistemas y herramientas MARC – Oficina de Desarrollo de Redes y Normas MARC, Library of Congress
• Florida Academic Library Services Cooperative
• Cybrarian – Software de gestión integrada de bibliotecas basado en el modelo SaaS
• Sitio web del proyecto Evergreen
• Sitio web de Koha
• NewGenLib – en Verus Solutions