Om du vill spara på fraktkostnader kan du ta en titt på inkommande frakt. Beroende på bransch och företagsstorlek kan ett företag spendera mer än 40 % av sin årliga fraktbudget på inkommande frakt, enligt Aberdeen Group, ett forskningsföretag i Boston. Ett effektivare program för inkommande frakt kan minimera förseningar, spara pengar och till och med minska förvirringen.

75 % av de företag som Aberdeen Group har undersökt rapporterar att hanteringen av inkommande frakt är en viktig fokuspunkt. I ett exempel rapporterade ett företag med över 18 miljoner dollar per år i kostnader för inkommande frakt att det betalade fakturor från över 100 transportörer – trots att det hade förhandlat fram förmånliga villkor med fem transportörer och stipulerat att de skulle användas på varje beställning.

Logistik- och försörjningskedjeorganisationer står inför tre primära utmaningar när det gäller att få ett övertag på utgifter för inkommande frakt.

3 utmaningar för inkommande transporter som logistikchefer måste ta itu med

Mangel på synlighet

Logistikcheferna får ständigt mer exakt och aktuell information om inkommande transporter från drifts-, försäljnings-, planerings-, inköps- och redovisningsgrupper. För att identifiera vad som är i transit, var det är, när det kommer att anlända och hur mycket det kommer att kosta krävs det idag att man pusslar ihop information från internt pappersarbete, transportörernas webbplatser och telefonsamtal – en tidskrävande och ineffektiv process. Och det är för en enda försändelse. En omfattande rapport kan ta timmar eller dagar att sammanställa.

Transportchefer som måste förlita sig på huvudsakligen manuella processer för att spåra och följa upp gods får dessutom svara att “det kommer hit när det kommer hit”. Denna brist på förutsägbarhet har spridningseffekter i hela företaget och leder till överskottslager, försäljningshinder och variationer i företagets prestanda i leveranskedjan. I de flesta organisationer innebär bristen på tillförlitliga, lättillgängliga data i realtid att de måste vända sig till leverantörerna för att få information om försändelsen (transportörens namn, transportörens spårningsnummer eller konossement etc.). Detta är en ineffektiv och arbetskrävande process och i slutändan ett kostsamt sätt att hantera inkommande transporter.

Mangel på kontroll

De flesta företag har utvecklat noggrant optimerade planer och rutinbeskrivningar som anger hur användare och leverantörer ska skicka material. De har dock liten kontroll över om dessa riktlinjer följs, trots att de betalar fraktkostnaderna. De måste förlita sig på att deras leverantörer och anställda utför ruttinstruktioner och riktlinjer, utan några medel för att genomdriva dessa optimerade planer.

Detta är ett mindre problem när det gäller utgifter för utgående frakt, eftersom företagen vanligtvis har direkt kontroll över sina utgående frakter. Men de flesta inköpsordervillkor är “Ex Works” (EXW), där köparen betalar de inkommande fraktkostnaderna och tar på sig risken för leveransen av varorna.

Köparen är i detta scenario beroende av att leverantören följer de tillhandahållna ruttinstruktionerna. Tyvärr följer leverantörerna inte konsekvent rutininstruktionerna, eftersom de fokuserar på att skicka produkter till hundratals kunder varje dag.

Summan av kardemumman är att när en leverantör inte följer fraktförfrågan (t.ex. val av transportör, val av servicenivå, identifiering av kontonummer, särskilda instruktioner, meddelanden etc.), får det köpande företaget stå för de extra fraktkostnaderna, liksom för de kostnader som uppstår till följd av förseningar i mottagandet av köpta varor, störningar i försörjningskedjan och bristande insyn i försändelsen. Kostnader som vanligtvis inte kan spåras tillbaka till produktnivå för korrekta beräkningar av varukostnader (COGS).

När varorna väl är på väg har köparen dessutom inga möjligheter att göra ändringar, vare sig det gäller att reagera på externa händelser, t.ex. en väderhändelse, eller behovet av att dela upp en försändelse för olika leveransdestinationer.

Det kan dröja flera veckor eller månader innan de ökade kostnaderna blir synliga, eftersom fakturorna för den inkommande transporten måste registreras och betalas innan finansförvaltningen kan generera en utgiftsrapport. Även då vet man bara den totala kostnaden. För att bryta ner uppgifterna mer i detalj krävs att man går igenom pappersarbete manuellt, loggar in på flera transportörers fraktportaler och sammanställer informationen på olika sätt för att analysera problemet. Så om inte en specifik fråga uppstår eller någon gör ett projekt för att analysera utgifterna för inkommande frakt, förblir de verkliga kostnaderna för inkommande frakt okända.

Stigande fraktkostnader

Enligt Aberdeen Research Group upplevde de tillfrågade företagen i genomsnitt en ökning med 14.5 % i lastbilsavgifter, 11,5 % i LTL- och fartygsavgifter och 15,1 % i internationella flygavgifter under de senaste två åren.

Det är uppenbart att de externa fraktpriserna ligger utanför logistikchefens kontroll. Men det betyder att en noggrann hantering av ekosystemet för inkommande frakt är av större betydelse. Förutom att öka synligheten och kontrollen som diskuterats ovan, tvingas logistikcheferna att titta på andra besparingsområden:

• Reduktion av personalstyrkan
• Mindre budget för IT-tjänster
• Öka centraliseringen av försändelser

Den typen av förändringar kan dock bara förvärra problemet. Så hur kan fraktansvariga kontrollera externa kostnader med färre interna resurser?

• Gör en grundlig analys av fraktdata för att se var pengar har gått förlorade, så att du vet var du ska fokusera
• Implementera ett robust system för transporthantering
• Samarbeta med en logistikleverantör som kan hjälpa till med att utveckla ett skräddarsytt program för inkommande frakt och ruttplanering, genom att arbeta en och en med dina leverantörer

Det är tydligt att det är utmanande att hantera inkommande frakt. Lyckligtvis finns det nu praktiska, hanterade tjänster som gör det möjligt för företag att hantera processer, öka insynen och få kontroll över sina kostnader för inkommande försändelser. En komplett lösning för hanterade tjänster kombinerar expertis inom komplex logistik och med ett on-demand-system för logistikhantering. Men du måste veta vad du letar efter när det gäller automatiserade verktyg, system och integrerade tjänster när du väljer en leverantör eller bygger upp ett program för hantering av inkommande gods internt.

.