En nyanställd är alltid en risk. Det finns en oro för att en nyanställd kanske inte passar bra eller är lika kvalificerad för jobbet som förväntat. Ännu värre är att den nyanställde kan utgöra en betydande säkerhets- eller ansvarsrisk. Ett dåligt beslut om anställning kan förarga en arbetsgivare under lång tid. Att få städa upp efter en enda dålig anställning kan vara distraherande, tidskrävande och kostsamt. För att inte tala om den tid och de kostnader som är förknippade med att hitta och utbilda en ersättare. En korrekt kontroll av en anställd i förväg kan spara en arbetsgivare problem, tid och betydande kostnader.
Det finns inget sätt att garantera att en kandidat kommer att fungera. Det är svårt att avgöra om en sökande är “rätt person” utifrån en ansökan, ett personligt brev, ett CV och en kort intervju. Referenser ger sällan någon större insikt eftersom tidigare arbetsgivare vanligtvis bara bekräftar den sökandes anställningsdatum, position och arbetsuppgifter. Därför använder arbetsgivare bakgrundskontroller före anställning, inklusive sökningar
i kriminalregister, som en alternativ källa till den information som behövs för att granska kandidaterna.
Bakgrundskontroller har visat sig vara ett enkelt och kostnadseffektivt sätt att lära känna kandidater, avvärja problem innan de uppstår och minimera den risk som är förknippad med en nyanställning. Bakgrundskontroller kan faktiskt krävas för vissa tjänster (t.ex. advokater, skolpersonal och sjuksköterskor). Dessutom gör vissa arbetsgivare bakgrundskontroller av befintliga anställda för att bedöma om de ska behållas, befordras eller omplaceras. Följaktligen har screening av sökande och anställda blivit vardagsmat.
Men det faktum att “alla gör det” rättfärdigar inte att man blint genomför bakgrundskontroller av alla arbetssökande eller nuvarande anställda. Det finns rättsliga konsekvenser av att felaktigt genomföra en bakgrundskontroll. Innan du genomför en bakgrundskontroll av en nuvarande eller potentiell anställd bör du därför sätta dig in i de tillämpliga lagarna.
Federal FCRA
Arbetsgivare som genomför bakgrundskontroller av anställda eller potentiella anställda måste vara uppmärksamma på de krav som ställs enligt Fair Credit Reporting Act (FCRA). Det finns företag som specialiserar sig på
att utföra bakgrundskontroller av anställda. Typiskt sett är det klokt att använda ett av dessa företag när du behöver en bakgrundskontroll. De har erfarenhet av att utföra bakgrundskontroller, har lätt tillgång till lämpliga sök- och informationsresurser och känner till information som arbetsgivare bör undvika. Vidare innebär interna bakgrundskontroller en risk för diskrimineringskrav.
Det faktum att du använder en person eller en byrå utanför ditt företag innebär dock att kraven i FCRA kommer in i bilden, vilket inte gäller när du utför en bakgrundskontroll internt. Med andra ord, om en anställd inom företaget
genomför bakgrundskontrollen gäller inte FCRA.
Specifikt gäller FCRA när arbetsgivare erhåller “konsumentrapporter” eller “undersökande konsumentrapporter” från en “konsumentrapporteringsbyrå”. Federal Trade Commission (FTC), som ansvarar för att upprätthålla
FCRA, tolkar termen “consumer reporting agency” brett. Enligt FTC betraktas advokatbyråer och byråer som samlar in, sammanställer eller utvärderar information (även om det är offentlig information)
och sedan tillhandahåller den till en arbetsgivare i utbyte mot en förmån som konsumentrapporteringsbyråer.
“Konsumentrapporter” och “undersökande konsumentrapporter” omfattar rapporter som erhållits från ett konsumentrapporteringsorgan om en persons “karaktär, allmänna rykte, personliga egenskaper eller levnadssätt”.
Det skulle inbegripa rapporter om personens körjournaler,
kredithistorik, brottsregister och anställningshistorik. Observera att uppgifter om militärtjänstgöring i allmänhet betraktas som konfidentiella enligt 1974 års Privacy Act och får lämnas ut endast under begränsade omständigheter.
För att på ett korrekt sätt erhålla och använda antingen en konsumentrapport eller en undersökande konsumentrapport från ett konsumentrapporteringsföretag måste en arbetsgivare meddela den anställde eller sökande att en bakgrundskontroll kommer att
genomföras. Innan kontrollen kan utföras måste den anställde ge arbetsgivaren tillräckligt skriftligt tillstånd att inhämta rapporten. “Tillräckligt tillstånd” innebär att arbetsgivaren måste ge den anställde ett tydligt,
uppmärksammat och skriftligt informationsformulär som är helt skilt från annat potentiellt distraherande innehåll. Den anställde måste sedan ge arbetsgivaren skriftligt tillstånd att inhämta en rapport innan arbetsgivaren gör det.
Om arbetsgivaren beslutar att vidta negativa åtgärder mot en sökande eller anställd, åtminstone delvis på grundval av information i en konsumentrapport, måste arbetsgivaren uppfylla ytterligare krav. Arbetsgivaren måste
ge den sökande eller anställde en kopia av rapporten och en beskrivning av dennes rättigheter enligt FTC:s uppräkning. FTC har skapat ett “formulär för att informera om negativa åtgärder” för detta ändamål. Arbetsgivaren bör ge den sökande eller arbetstagaren en rimlig tid för att korrigera
brister och sedan informera arbetstagaren när anställningsbeslutet är slutgiltigt.
Enligt federal lag måste arbetsgivare intyga att de har följt FCRA innan konsumentrapporteringsbyråer får genomföra, komplettera eller förse dem med konsumentrapporter. Följaktligen bör du förse
ett konsumentrapporteringsföretag med rätt dokumentation innan du låter företaget utföra en begärd rapport. Du bör också få en försäkran från konsumentrapporteringsföretaget om att det kommer att följa lagen
när det genomför utredningen.
Det finns betydande risker med att inte följa FCRA. Arbetsgivare kan drabbas av skadestånd, straffavgifter och advokatkostnader om de inte uppfyller sina skyldigheter enligt lagen.
Utah’s Employment Selection Procedures Act
Utah’s Employment Selection Procedures Act förbjuder en arbetsgivare att begära ut en arbetssökandes socialförsäkringsnummer, födelsedatum eller körkortsnummer såvida inte begäran gäller alla sökande och kommer att användas av arbetsgivaren för att erhålla en kredithistorik som omfattas av FCRA eller för att granska interna register för att fastställa om den sökande tidigare har ansökt om anställning eller tidigare varit anställd. Arbetsgivare får endast använda denna information i ett enda syfte: för att avgöra om en arbetssökande ska anställas.
Arbetsgivare måste ha en särskild policy för lagring, disposition, åtkomst och konfidentialitet av information som samlats in om arbetssökande och låta en sökande granska policyn innan han eller hon går med på att lämna information som en del av anställningsprocessen. Arbetsgivare får inte behålla information som samlats in om arbetssökande i mer än två år.
Kontroller av brottslig bakgrund
I många delstater, inklusive Utah, är det lagligt att genomföra en kontroll av brottslig bakgrund under ansökningsprocessen i nästan alla fall. Enligt FCRA måste du meddela kandidaten eller den anställde att du kan komma att använda information om brotts
domar vid anställningsbeslut. Detta bör göras i ett separat dokument med ett tydligt meddelande. Om du inte anställer en sökande eller vidtar negativa anställningsåtgärder mot en anställd
på grund av information i en kriminell bakgrundsrapport, måste du visa henne rapporten som ledde till det negativa beslutet eller åtgärden och tillhandahålla information som gör det möjligt för henne att korrigera den information som hon anser vara felaktig.
Om du undersöker brottmålsdomar måste du också vara försiktig så att du undviker diskriminering enligt avdelning VII i Civil Rights Act från 1964. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) tillåter vanligtvis inte
att du vägrar att anställa en sökande på grund av en tidigare fällande dom om du inte kan visa att beslutet är arbetsrelaterat och förenligt med affärsbehov.
Du bör ta hänsyn till tre faktorer innan du bestämmer om du ska anställa någon mot bakgrund av en brottmålsdom:
- Brottets art och allvar;
- Den tid som förflutit sedan brottet och/eller slutförandet av straffet; och
- Arten av det jobb som söks.
En fällande dom för bedrägeri, stöld eller förskingring är till exempel troligen tillräckligt knuten till skatterevision för att en vägran att anställa en kandidat på grund av en av dessa fällande domar inte skulle strida mot avdelning VII.
Du måste meddela en sökande som utesluts från anställningsprocessen på grund av en brottmålsdom så att han eller hon får möjlighet att visa varför brottmålsdomarna inte bör beaktas. Kom slutligen ihåg att en person som har fått en brottmålsdom upphävd enligt lagen i Utah (eller lagen i många andra delstater) lagligen kan svara på alla förfrågningar som om gripandet eller domen i brottmålet inte hade ägt rum.
Medicinska journaler
Som regel är medicinska journaler konfidentiella och kan inte erhållas som en del av en bakgrundskontroll. FCRA kräver åtminstone att en arbetsgivare ska få ett särskilt tillstånd för att få tillgång till medicinska journaler. I många delstater (t.ex. Kalifornien) är medicinska journaler strikt konfidentiella och kan inte ingå i en bakgrundskontroll. Följaktligen bör du inte fråga de sökande om medicinska tillstånd eller funktionshinder under ansöknings- och anställningsprocessen. I de flesta fall får du inte fatta anställningsbeslut på grundval av medicinsk information.
För övrigt begränsar lagen om amerikaner med funktionshinder (Americans with Disabilities Act, ADA) förfrågningar till information som rör kandidatens förmåga att utföra väsentliga arbetsuppgifter. Enligt ADA får en arbetsgivare ställa handikapprelaterade frågor eller kräva en fysisk eller medicinsk undersökning av en sökande först efter att den har gett ett villkorat jobberbjudande och när förfrågan är relevant för tjänsten. En arbetsgivare kan besluta att inte anställa personen endast om denne inte kan utföra de väsentliga arbetsuppgifterna på grund av ett medicinskt tillstånd med eller utan rimliga anpassningar.
Enligt lagen om icke-diskriminering av genetisk information (Genetic Information Nondiscrimination Act, GINA) får en arbetsgivare med 15 eller fler anställda inte begära, kräva eller köpa genetisk information, inklusive information om familjehistoria, om en sökande
eller anställd, utom i mycket sällsynta fall. Enligt de tillämpliga bestämmelserna omfattar begäran om information bland annat sökningar på Internet eller avlyssning av samtal med tredje part som sannolikt kommer att resultera i genetisk eller familjehistorisk information. Vidare förbjuder GINA användningen av genetisk information, inklusive familjehistorisk information, när man fattar beslut som påverkar villkoren för anställning eller resulterar i negativa anställningsåtgärder mot en kandidat eller anställd.
Under vissa omständigheter kan en bakgrundskontroll omfatta historik om arbetsskadeersättning. Du måste se till att du följer alla tillämpliga lagar om du söker sådan information. En persons arbetskompensationshistorik är vanligtvis en offentlig handling, men du får inte använda informationen för att diskriminera en arbetssökande. ADA förbjuder dig att fråga efter en sökandes arbetsskadehistorik på en jobbansökan eller under en intervju. Du får ställa sådana frågor och genomföra en bakgrundskontroll av arbetarnas kompanishistoria först efter att du har gett ett villkorat jobberbjudande.
Diskriminerande användning av bakgrundsrapporter
Om du använder information från bakgrundskontroller måste du följa de federala och delstatliga lagar som är utformade för att skydda arbetssökande och anställda från diskriminering. Det är olagligt att kontrollera någons bakgrund
om beslutet att göra det baseras på ras, hudfärg, etnicitet, ålder (40 år eller äldre), kön, religion, nationellt ursprung eller genetisk information (inklusive familjehistoria). Det är till exempel diskriminerande att genomföra bakgrundskontroller av brottslig eller finansiell historia endast för sökande eller anställda av en viss ras.
Du kan kontakta författaren på [email protected] eller 801-323-5933.