Project crashing (även känt som “crashing the project schedule” eller “project time compression”) är en projektledningsteknik som bygger på att lägga till fler resurser än vad som ursprungligen planerats i ett projekt för att påskynda projektets tidsplanering. Att lägga till mer resurser innebär naturligtvis också att projektkostnaderna ökar, men ibland är detta en bra projektstrategi (du kan beräkna avkastningen av det beslutet baserat på projektriskerna med att inte göra det). Det finns många projektsituationer där man kan besluta att krascha projektplanen, till exempel:

1. Projektet är försenat: Om ditt projekt är försenat och det finns projektsanktioner på grund av förseningar, kan du besluta att lägga till mer resurser till projektet för att få projektet tillbaka på rätt spår. Projektförseningar över den “kritiska vägen” innebär att tidsfristen för projektet inte kommer att hållas.
2. Att undvika en försening i en kommande fas: Förseningar i projekt kan påverka inte bara i projektstraff, utan kan också resultera i mer kostnader (resurser som redan tilldelats för att starta en ny projektfas, som kommer att kunna påbörja sitt arbete). Så kanske kan en liten extra kostnad vara ett bättre alternativ än att gå till större kostnadsöverskridanden.
3. Projektgruppen kommer att flyttas till ett annat projekt: Föreställ dig att du håller på att genomföra ett projekt och plötsligt vinner du ett annat projekt. Förmodligen kommer du nu att planera att flytta dina resurser till det nya projektet. Du kan alltså behöva överresurser för ditt nuvarande projekt för att kunna avsluta det tidigare.
4. Tillgång till lediga resurser: Om ditt företag har lediga resurser (dvs. utan uppdrag) kan de vara intresserade av att lägga till dem i ditt projekt och på så sätt påskynda det.
5. Resurser för utbildning: Ibland finns det nya resurser i ditt företag som befinner sig i en utbildningsperiod. I detta fall kan de vara intresserade av att bidra till ditt projekt i sin utbildningsprocess, vilket också kan påskynda ditt projekt.
6. Det finns tidsbonusar: Det finns infrastrukturprojekt där kunden inte vill stoppa eller påverka kundservicen på grund av pågående projekt. I den typen av projekt kan vi hitta tidsbonusar som kan kompensera dina överkostnader.

Det är inte alltid möjligt att krascha. Ett humoristiskt exempel: Om en kvinna ger en bebis på nio månader kommer nio kvinnor inte att leda till att man får en bebis på bara en månad. Detta händer också i projekt. Det finns uppgifter som kan krascha och andra som inte kan krascha.

Steg 1: Analysera den kritiska vägen

Det första steget är att identifiera vilka uppgifter som om vi förkortar dem kommer vi också att förkorta projektets slutförande. Dessa uppgifter är de som ingår i den kritiska vägen. Tillämpa CPM (Critical Path Method) för att beräkna den kritiska vägen och identifiera vilka som är de kritiska uppgifterna.

Steg 2: Identifiera alla uppgifter som kan förkortas med hjälp av ytterligare resurser

I samarbete med den ansvariga personen för varje uppgift identifierar du vilka av de uppgifter som ingår i den kritiska vägen som kan förkortas med hjälp av ytterligare resurser. Som exemplet ovan om bebisarna kommer det att finnas uppgifter som inte kan förkortas genom att lägga till mer resurser, men det kommer också att finnas andra som kan förkortas.

Steg 3: Beräkna för varje uppgift: kompromiss, vinst, tidsförkortning

För varje uppgift måste du beräkna hur du kommer att förkorta projekttiden genom att lägga till mer resurser. Om du till exempel lägger till en ny teammedlem är kompromissen att du kommer att behöva fem dagar för kunskapsöverföring och senare kommer du att vinna 30 projektdagar. Så i det här exemplet har du uppnått en tidsförkortning på 25 dagar.

Steg 4: Välj det minst kostsamma tillvägagångssättet

Målet med projektkrossning är att förkorta tidtabellens varaktighet till minsta inkrementella kostnad genom att lägga till resurser. Så nu ska vi lägga fokus på kostnaderna. Hur mycket kommer varje tidsförkortning att kosta? Föreställ dig att du har identifierat 10 aktiviteter som kan kraschas med en total tidsminskning på 100 timmar. Om du bara behöver minska projektet med 30 timmar bör du krascha aktiviteterna med den minsta tilläggskostnaden för projektet. Tanken är att få högsta möjliga effektivitet.

Steg 5: Ge en kraschbudget och uppdaterade projektbaslinjer till sponsorn

När du har fattat det slutgiltiga beslutet är det viktigt att få budgeten för att genomföra projektkraschen och uppdatera dina projektbaslinjer, särskilt projekttidsplanen, men även projektbudgetplanen och projektresursplanen.

Featured video:

Contributionsgivare:

Gå med i min gemenskap av 7 miljoner ohejdbara elever som har registrerat sig i mina online MBA-program och certifieringskurser för chefer & Professionella. Arbeta med mig, besök mig nu: TheBestMBA.org. Vidta åtgärder. Få resultat!

Följ mig på: LinkedIn | Google+ | Twitter | Facebook | Twitter | Youtube

.