En av mina favoritsaker som jag har gjort på ett tag är att uppdatera mitt arbetsflöde. Först lite bakgrundsinformation.

En av mina absoluta favoritidéer från Getting Things Done är den om en tickler file. Jag började med ett fysiskt arkiveringssystem med 43 mappar (31 för varje dag i månaden och 12 för varje månad i året). Ticklerfilen är användbar eftersom du enkelt kan påminna dig själv senare om saker som du vill göra, men som du inte kan göra just nu. Om jag till exempel vill skicka ett e-postmeddelande till en rådgivare den 8:e för att höra hur det gick med ett prov i nationalekonomi den dagen, skulle jag skriva en påminnelse på ett papper och lägga det i mappen “8”. Om jag läser en tidningsartikel om en idé om en klass som jag vill prova nästa år skulle jag lägga den i mappen “May”, eftersom jag börjar tänka på planeringen av nästa års lektioner i maj månad. Om jag har en vän som fyller år den 16 april skulle jag skriva en påminnelse och lägga den i mappen “april”. Den 1 april går jag sedan igenom mappen “April” och fördelar innehållet på lämpligt sätt till mapparna “1” till “31” (min väns födelsedagspåminnelse skulle hamna i “16”).

Det fina är att jag bara behöver komma ihåg två saker: varje dag måste jag kontrollera rätt mapp från “1” till “31”, och jag måste kontrollera rätt månadsmapp den första i månaden. Jag kan faktiskt lägga in en påminnelse om att kontrollera månadens mapp i mappen “1”, så att jag faktiskt bara behöver komma ihåg att kontrollera mappen varje dag. Detta blir snabbt en vana: Jag kommer till kontoret (ett hemmakontor, just nu), slår på datorn och kontrollerar pärmmappen.

Detta har varit fantastiskt, och pärmmappen har förändrat mitt liv. Jag behövde inte längre stressa över att jag skulle glömma att göra något. Nackdelen är att jag varje morgon ägnade 5-10 minuter åt att kopiera pappersanteckningarna i diariefilen till min att-göra-lista.

Lösningen: använd Python för att skapa en elektronisk diariefil! Jag använder en textfil för min ToDo-lista, och det gör att jag kan uppdatera min ToDo-lista med en kombination av Python-skript och cron-jobb.

Här är vad jag gjorde: Jag skapade 43 Python-skript och 43 motsvarande cron-jobb (31 för månadens dagar och 12 för varje månad på året). Här är ett exempel för den 17:e dagen i månaden:

Bemärk att jag har XPERMANENT och PERMANENT, eftersom det finns saker som jag kommer att vilja göra varje 17:e dag (som att betala kreditkortsräkningen). För de icke-permanenta sakerna går jag bara till den första punkten och klickar på d-f-X för att radera allt upp till och med X (som jag sedan skriver om – jag använde ett stort X eftersom jag nästan aldrig använder det till något annat, så det verkar vara en bra markering för att indikera när jag ska sluta radera).

Jag kan också enkelt flytta saker från min ToDo-lista till kyrkogårdsfilen om jag vill skjuta upp det. Jag klipper helt enkelt ut posten på ToDo-listan (shift-D i vim), öppnar en tickler-fil genom att skriva “:tabnew Python/IndividualDays/17DayToDo.py” och klistrar in posten i filen. Sedan behöver jag inte oroa mig för det förrän den 17:e!

Jag håller långsamt (månad för månad) på att flytta alla mina pappersanteckningar i den fysiska tickler-filen till den elektroniska. Jag sparar mycket tid (kanske 30-60 minuter per vecka) genom att bara ha dessa påminnelser tillgängliga för mig. Jag behåller fortfarande min fysiska fästlista, eftersom det ofta finns fysiska dokument som jag vill komma ihåg för senare (det är en plats att förvara dokumenten tills jag behöver dem), men jag använder den mycket mindre nu.