När du skriver instruktioner ska du undvika övertalande språk och använda ett uppgiftsbaserat tillvägagångssätt. Håll skrivningen kortfattad och tydlig, och fokusera på att göra det möjligt för användaren att framgångsrikt utföra uppgiften.

Följ i allmänhet dessa riktlinjer:

Koncisitet och tydlighet

Håller meningarna korta och begripliga. Använd gemensam terminologi när det är möjligt. Undvik att använda idiom, slang, jargong, smeknamn, förkortningar och akronymer. Om du använder terminologi som kan vara ny eller förvirrande, definiera då tydligt varje term när den dyker upp för första gången i instruktionerna.

Publik

Det är viktigt att känna din publik när du skriver instruktioner, så att du tar med all nödvändig information och utesluter onödig information. Om du känner din målgrupp kan du göra rimliga och välinformerade antaganden utifrån målgruppens troliga bakgrund, erfarenhet och förtrogenhet med ämnet. Om du till exempel skriver instruktioner för en grupp äldre personer på det lokala biblioteket är det kanske inte säkert att anta att de är bekanta med grunderna för att öppna ett visst program. Om du däremot skriver instruktioner för en grupp mjukvaruutvecklare inom en yrkesorganisation kan det vara säkert att anta att de är bekanta med grunderna för att öppna ett specifikt mjukvaruprogram.

När du bestämmer vilken information som ska inkluderas och uteslutas från instruktioner är det viktigt att tydligt identifiera vem som är din målgrupp och hur deras troliga kunskaper om ämnet för instruktionerna och relaterad bakgrundsinformation ser ut.

Om det är troligt att en målgrupp har ett brett spektrum av erfarenhet och kunskap som inkluderar olika nivåer av förtrogenhet och expertis, kan du använda olika tekniker för att hålla varje uppsättning instruktioner kortfattad och fokuserad på en enda uppgift, samtidigt som du ger nödvändig information. Du kan till exempel skapa separata instruktioner för nödvändig information och ge din publik möjlighet att snabbt och enkelt få tillgång till de separata instruktionerna (genom hyperlänkar, bilagor etc.).

Grafik

Bilder talar mer än ord. Att lägga till grafik för att förmedla dina tankar kan vara mer effektivt än själva orden. Instruktioner som är väl illustrerade och som åtföljer dina skriftliga instruktioner är vanligtvis mycket framgångsrika. Det ger en extra nivå av förståelse och gör det möjligt för läsaren att skumma eller felsöka om problem uppstår. Bilder ger en extra dimension som gör att din läsare kan visualisera slutprodukten. När du använder grafik bör du också tänka på dem som lär sig visuellt och anpassa grafiken.

Och även om bilder är bra, måste du vara försiktig så att du inte inkluderar fotografier eller illustrationer som är förvirrande eller som inte har något samband med de faktiska skriftliga instruktionerna. Om du kopplar ihop en dålig bild med dina instruktioner kan du orsaka stress hos läsaren eller skapa förvirring när denne försöker tyda vad du menar.

Också när du tar bilder ska du se till att området är väl upplyst och att bilderna är tydliga och ljusa. Mörka eller suddiga bilder är ofta svåra att följa. Var noga med att fotografera motivet i samma riktning varje gång för att undvika förvirring och överväg att använda ett stativ.

Storleken är också viktig när du använder bilder i instruktioner. En bild som är för liten för att synas är lika meningslös som en suddig bild.

För att vara kraftfull och begriplig bör din text och grafik för varje steg tydligt korrelera med det steget i instruktionerna.

Formatering

Tänk på att läsarna faktiskt kommer att utföra uppgiften när de läser med i instruktionerna. Du bör därför inte använda dig av stora block med liten, svårdechiffrerad text. Se till att skapa en design och layout för din instruktionssida som gör den lättläst och ger estetisk kvalitet. Att hålla sidan enkel, men med en definierad hierarki, kommer att hjälpa läsaren att slutföra stegen i instruktionerna.

När du utformar din sida är en solid hierarki viktig för läsbarheten. Användning av feta rubriker, kursiv stil och romerska siffror hjälper läsaren att lätt hitta sin plats och bidrar till det övergripande visuella utseendet.

Ordning

Det är viktigt att dina instruktioner planeras ut i ett logiskt förlopp. Se till att problemet anges tydligt på första sidan. Följ dina problem med en uppsättning specifika steg som beskriver hur du ska lösa det föreslagna problemet. Tekniska instruktioner måste flyta i ett logiskt mönster. När du till exempel monterar ett bord skulle det inte vara bra om du lägger sista handen vid det innan du har alla skruvar på plats. Som tidigare nämnts bör det också finnas tydlig grafik där det behövs för att förtydliga handlingen. Kom ihåg att en bild säger mer än tusen ord.

Testning och verifiering

Vi vet alla att instruktioner är svåra att skriva och att det ibland låter bra på papper, men när du faktiskt försöker använda instruktionerna kan du upptäcka att din formulering inte är begriplig för andra. Kom ihåg att det som kan vara vanligt eller uppenbart för dig kanske förbryllar dina läsare, så känn din målgrupp. Förutom att testa dina instruktioner på dig själv, låt någon som inte vet något om din produkt testa den. Detta kallas för en användbarhetsstudie. Anteckna vad som fungerade och vad som inte fungerade och revidera sedan dina instruktioner i enlighet med detta. I det långa loppet gäller att ju fler personer som testar dina instruktioner, desto effektivare blir den slutliga uppsättningen.