Vi fortsätter vår SAP MM-utbildning och den här handledningen kommer att ge en introduktion och detaljerad översikt av en av de mest grundläggande processerna inom upphandling och i SAP MM-modulen: SAP Procure to Pay-processen. Denna process är också känd som en extern upphandlingsprocess.

SAP Procure to Pay-processen krävs när vi behöver köpa material/tjänster från en extern leverantör för vårt företag. Processen omfattar alla affärsuppgifter som börjar med en inköpsrekvisition (PR) och slutar med betalning till leverantören.

De händelser som bestämmer starten av denna process är relaterade till:

• Materialbehovsplanering (MRP) från Warehouse Management för att säkerställa minimala materiallager och verktygskvantiteter i lagret.
• Planer för material, verktyg, externa resurser och tjänster för anläggningsunderhåll för att införskaffa alla resurser som behövs för att sköta anläggningsunderhållet på ett korrekt sätt.
• Andra inköpsbehov som kommer från företagets avdelningar.

För att starta processen måste en inköpsrekvisition (PR) skapas, ett dokument som gör det möjligt för personer som arbetar på olika avdelningar i företaget att specificera de varor eller resurser som måste köpas. Processen avslutas när betalningen till leverantören bokförs. Här är en grafisk översikt över den externa upphandlingsprocessen i SAP:

Översikt över SAP Procure to Pay-processen

Inköpsavdelningen kan tillgodose inköpsbehov från andra avdelningar i ett företag genom att utfärda:

• En inköpsorder: i det här fallet behövs först en RFQ-process (Request for Quotation).
• Ett öppet kontrakt: i detta fall avslutas inköpsuppgiften, utöver RFQ-processen, med hjälp av den inköpsorder som hänvisas till det öppna kontraktet.

RFQ-processen genomförs alltid av inköpsavdelningen innan ett kontrakt utfärdas. Vanligtvis är det slutliga målet med denna fas att välja en leverantör bland flera av dem, i förhållande till de varor eller tjänster som ska köpas.

En varumottagning gör det möjligt för lagret på den avdelning som beställt inköpen att intyga den mottagna kvantiteten varor, medan en tjänstebokföring gör det möjligt för dem att intyga mottagandet av tjänsterna. Båda uppgifterna utförs endast i samband med en inköpsorder/kontraktsutlösningsorder.

Den följande delprocessen, som heter Fakturahantering, innehåller uppgifter för att matcha fakturan med kontraktsutlösningsordern eller inköpsordern. Den innehåller också de uppgifter som behövs för att kontrollera fakturadata mot uppgifter i kontraktsfrigivningsordern eller inköpsordern, t.ex. kvantitet och värden för varje position.

Den sista uppgiften avser registrering av en leverantörs betalning.

Transaktioner i SAP Procure to Pay-processen

SAP Procure to Pay-processen använder sig av följande transaktioner och dokument i SAP ERP.

Purchase Requisition

Purchase Requisition är ett internt dokument som utfärdas/skapas när varor (lager/icke-lager) och/eller tjänster behövs. Flera olika typer av dokument kan användas. SAP-systemet kontrollerar automatiskt olika parametrar, t.ex. budgettillgänglighet, och kräver ett arbetsflöde för godkännande av rekvisitionen, huvudsakligen baserat på dess värde och intern delegering av befogenheter, samt andra tekniska parametrar (t.ex. artikelkategori eller inköpsgrupp). Rekvisitionen som skapats i systemet kan också revideras vid behov.

Hur man kallar den här transaktionen

• SAP transaktionskod: ME51N
• Meny: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> Purchase Requisition -> Create

Request for Quotation (RFQ)

RFQ behövs när du inte känner till din leverantör och behöver offerter från flera leverantörer för ett material/tjänst. Det är den fullständiga uppsättning processer som utlöses när en inköpsrekvisition har mottagits. Rekvisitionsposter kan grupperas tillsammans i samma RFQ-process. När offerterna har mottagits från dina leverantörer, upprätthåller du posterna i SAP-systemet och ändrar därmed RFQ-dokumentet till en offert.

Hur man kallar den här transaktionen

• SAP transaktionskod: ME41
• Meny: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> RFQ/Quotation -> Request for Quotation -> Create

Open Contract

Open Contract är ett generellt avtal med leverantören för en given giltighetsperiod med överenskommen prislista. Med hänvisning till samma kontrakt kan flera beställningar om frisläppande av kontrakt genereras tills det löper ut eller tills det utestående värdet är tillgängligt.

Hur man anropar den här transaktionen

• SAP:s transaktionskod: ME31K
• Meny: Logistik -> Materialhantering -> Inköp -> Ramavtal -> Kontrakt -> Kontrakt -> Kontrakt -> Kontrakt -> Kontrakt -> Kontrakt> Skapa

Köpsorder

Köpsorder är ett överenskommet officiellt dokument från kunden till leverantören om kundens avsikt att köpa eller ta emot ett/flera material med överenskomna priser, leveranstider/leveransdatum, kvantiteter och specifikationer. Budgetåtagandet skapas automatiskt. Toleranser för varor och oplanerade tjänster kan förutses.

Hur man kallar den här transaktionen

• SAP transaktionskod: ME21N
• Meny: ME21N
• Meny: Logistik -> Materialhantering -> Inköp -> Inköpsorder -> Skapa -> ME21N – Leverantör/leverantörsanläggning känd

Contract Release Order

Contract Release Order är ett överenskommet officiellt dokument från kunden till leverantören om kundens avsikt att köpa eller ta emot ett/flera material med överenskomna priser, leveranstider/leveransdatum, kvantiteter och specifikationer och det skapas med hänvisning till ett öppet kontrakt. Budgetåtagandet skapas automatiskt. Toleranser för varor och oplanerade tjänster kan förutses.

Hur man kallar den här transaktionen

• SAP transaktionskod: ME21N
• Meny: ME21N
• Meny: Logistik -> Materialhantering -> Inköp -> Inköpsorder -> Inköpsorder -> Inköp -> Inköpsorder> Skapa ME21N – Leverantör/leverantörsanläggning känd

Goods Receipt

Goods Receipt är det steg i inköpscykeln där de faktiska varorna som beställts via en inköpsorder/kontraktsbeställning tas emot av företaget och kontrolleras med avseende på erforderlig kvalitet/kvantitet. Om varornas kvalitet uppfyller de nödvändiga kriterierna bokförs en transaktion för varumottagning i SAP-systemet med hänvisning till inköpsordern/kontraktsbeställningen. Denna transaktion har den dubbla effekten att den ändrar lagerkvantiteten (för inmatade material) och samtidigt sker en registrering i ekonomimodulen för att debitera lagret mot leverantörens skulder.

Hur man anropar den här transaktionen

• SAP transaktionskod: MIGO
• Meny: Logistic -> Material Management -> Inventory Management -> Goods Movement -> MIGO

Service Entry

Tjänstebokföring intygar att de begärda tjänsterna från inköpsordern/kontraktets frigöringsorder faktiskt har levererats/utförts. En bekräftelse med de nödvändiga parametrarna skrivs in i formuläret för tjänsteingång som sedan skickas via ett arbetsflöde till de nödvändiga nivåerna för bekräftelse och slutligt godkännande.

Hur man kallar den här transaktionen

• SAP:s transaktionskod: ML81N
• Meny: Logistic -> Material Management -> Service Entry Sheet -> ML81N Maintain

Invoice Handling

Processen utlöses närhelst en leverantörsfaktura som mottagits för inköp ska föras in i SAP-systemet. Den faktura som registreras initialt anses vara i status “Parked”, vilket innebär att ingen finansiell registrering eller bokföring har gjorts och att fakturadetaljerna finns i systemet för registrering och ytterligare godkännanden. I detta skede utlöses en “trevägskontroll” i SAP:s standardsystem, där den mottagna fakturan automatiskt kontrolleras mot referensinköpsordern och kvittot för att se om pris och kvantitet är korrekta. Eventuella avvikelser som observeras här kan justeras för avvikelser och tvistiga belopp. Fakturan kan blockeras för betalning. När fakturan har godkänts via det definierade arbetsflödet i SAP-systemet kan fakturan bokföras. Det görs vanligtvis av den ansvariga personen på företagets avdelning för leverantörsreskontra. Processen överlappar vanligtvis gemensam funktionalitet i MM- och FI-modulerna.

Hur man kallar den här transaktionen

• SAP transaktionskod: MIRO/MIR7
• Meny: Logistic -> Material Management -> Logistics Invoice Verification -> MIRO/MIR7 Enter Invoice

Payment

Om fakturan har godkänts via arbetsflödet, är det sista steget i inköpscykeln betalningen till leverantören. Detta görs genom att en transaktion i SAP-systemet som kallas “Automatic Payment Run” (automatisk betalningskörning), som vanligtvis utlöses med jämna mellanrum baserat på betalningsvillkoren/förfallodagarna som nämns i inköpsordern. Resultatet av betalningskörningen kan vara en check som skrivs ut via SAP för de avsedda leverantörerna eller så kan resultatet av betalningskörningen exporteras till externa system för en onlinebankportal via vilken leverantörsbetalningarna överförs elektroniskt.

–

Gillade du den här SAP MM-handledningen? Har du några frågor eller kommentarer? Vi tar gärna emot din feedback i kommentarsfältet nedan. Det skulle vara till stor hjälp för oss, och förhoppningsvis är det något som vi kan ta upp för dig i en förbättring av våra kostnadsfria SAP MM-handledningar.