Jag tror verkligen att jag har provat nästan alla tips, tricks, hack och appar för produktivitet och att göra-listor. Försöker få en dag att verka mer som en och en halv dag. Tidigare har jag definitivt fallit in i den samhälleliga tron att mer är bättre. Men oavsett hur vi ser på våra dagar är verkligheten den att det fortfarande bara finns 24 timmar.
Så i stället för att klämma in så mycket som möjligt på en dag tror jag nu att bättre är bättre. Det innebär ofta att mindre är bättre. Så hur kan man göra mindre men bättre och faktiskt öka effektiviteten och ändamålsenligheten?
Enter time blocking…
Vad är Calendar Time Blocking?
Tidsblockering är en process där du tar uppgifter från din att-göra-lista och avsiktligt schemalägger dem i din kalender under en bestämd tidsperiod.
Din att-göra-lista är så enkel som det är – bara en lista med saker. Även om din att-göra-lista är i prioritetsordning finns det ingen tid kopplad till uppgifterna. Tidsblockering tar dina prioriteringar och placerar dem i ett kalenderformat. När allt kommer omkring …
- “Det som planeras blir gjort”. – Daniel Pink
FastCompany¹ och Forbes² har båda lyft fram fördelarna med tidsblockering. Det finns ett par principer som tidsblockering hjälper dig att skydda dig mot:
- Zeigarnik-effekten³: “Människor minns oavslutade eller avbrutna uppgifter bättre än avslutade uppgifter” – Genom att ha allt schemalagt behöver du inte använda lika mycket mental kapacitet för att ständigt tänka på oavslutade uppgifter.
- Parkinsons lag4: “Arbetet expanderar så att det fyller den tid som finns tillgänglig för att slutföra det” – Samma sak gäller här. Genom att schemalägga uppgifter kan du sätta en start- och sluttid på dem så att de inte ständigt dröjer sig kvar för evigt.
Inspiration från de mest kända mästarna i tidsblockering
Här är Benjamin Franklins dagliga rutin från hans självbiografi:
Kolla in 25 fler exempel på dagliga rutiner från kända kreativa personer. Här är en förhandsvisning:
7 Kalender Time Blocking Pro Tips
1. Identifiera dina livsroller: Du kan bara ha så många livsroller, så det är viktigt att identifiera vilka du är och vilka du inte är. Du kan använda teorin om de fyra brännarna för att hjälpa dig här. Säg nej till så mycket som möjligt.
2. Definiera vad som är viktigt: När du har identifierat dina livsroller kan du identifiera vad som är viktigt för dig och dessa roller. Tillämpa essentialism här. “Vad är viktigt nu? Efter en stunds eftertanke insåg jag att tills jag visste vad som var viktigt just nu, var det viktiga just nu att ta reda på vad som var viktigt just nu!”. – Greg McKeown, författare till Essentialism
3. Förstå din energi och när det är bäst att använda den: Daniel Pinks nya bok, When, är en helt ny kategori av självhjälpsböcker (det är inte en hur-bok, utan en när-bok). Kolla in min sammanfattning av When här. Den handlar om att strukturera din dag utifrån din typ, dina uppgifter och din tid.
4. Enda uppgift för att få mer gjort: Det finns en växande mängd forskning som visar att enstaka uppgifter, djupgående arbete och att hamna i flow-tillstånd gör att du kan vara mycket mer produktiv.
5. Planera för pauser och skapa marginal i ditt schema: Ingen kan på ett produktivt sätt gå från uppgift till uppgift till uppgift utan att ta en paus eller ha lite tid för avbrott. Daniel Pink talar om kraften i återhämtande pauser, och att skapa marginal var en av mina största behållningar från Erin Loechners bok Chasing Slow.
6. Tidsblockera på helgen för den kommande veckan: Jag tidsblockerar tid för att tidsblockera! Jag föredrar att göra detta på söndagskvällar innan jag går och lägger mig.
7. Prova Google Calendar för din tidsblockering: Här är en skärmdump av min faktiska kalender för några dagar den här veckan (med personliga uppgifter borttagna). Det finns tid blockerad för att äta frukost, arbeta på morgonen, träna, äta lunch, arbeta på eftermiddagen, äta middag, göra saker hemma, ringa min familj, umgås med min fru och mina hundar, läsa, göra sig redo för sängen, sova, personliga möten, möten för underhåll av hemmet och så vidare. Jag använder olika färger som samordnas med typen av uppgift (sova, äta, arbeta, träna osv.).
Giv Time Blocking ett försök och håll dig till det
Vad du troligen kommer att inse första gången du försöker tidsblockera din dag eller vecka är att du får slut på utrymme i kalendern ganska snabbt. Antingen det, eller så underskattar du den tid det faktiskt tar att göra något.
Med tiden kommer du att få grepp om det, och du kommer att bli en mer noggrann tidsprognostiker och bygga upp en rutin som bygger på konsekvens.
Tidspärrning gör det också möjligt för dig att se var du kämpar och avviker från kursen under dagen. Var finns de områden eller tider på dagen där du märker att du loggar in på Facebook eller går till shoppingsajter? Tidsblockering ger dig ett nytt perspektiv på tiden och hur du använder den så att du kan få dina viktigaste saker gjorda.
“Tidsblockering är ett av de bästa sätten att omsätta goda intentioner i handling”. – Paul Minors
Du kan följa Sloww via e-post genom att använda formulärfältet under det här inlägget eller på sociala medier (@SlowwCo) på Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, Medium, Reddit och Quora.