Vad är en arbetsbegäran?

En arbetsbegäran är ett formellt dokument (digitalt eller på papper) som beskriver underhållsarbete som måste utföras. En arbetsbegäran är en identifiering av det arbete som behövs, utfärdad av kunden till underhållsavdelningen.

Översikt

Underhållsavdelningen är hemvist för arbetare som är skickliga på att underhålla anläggningar, mark, utrustning, fordon och andra tillgångar. De är fastighetsskötare och stöder därför en mängd olika kundbehov. Dessa behov kan snabbt komma att läggas till ordinarie, schemalagda arbeten som rutinrengöring och förebyggande underhåll. För att kunna hantera och validera alla uppgifter måste underhållet arbeta med ett tydligt arbetsflöde.

5 nyckelelement i en arbetsbegäran:

1. Förfrågande part: en enskild person eller avdelning
2. Uppgift: dessa kan omfatta läckande kranar, snickeriarbete, snöröjning, trädgårdsskötsel, förnyelse av interiörbelysning, byte av verktyg och fordonsreparationer
3. Prioritet: Förfallodatum bör anges om det är känt
4. Prioritet: lågt, medelhögt eller högt; förfallodatum bör anges om det är känt
5. Placering: specifikt område i anläggningen och specifik anläggning om det finns flera
6. Budget: viktigt för arbetsplanering och förhandlingar, bokföring och finansiella register samt godkännande av ledningen

Jo mer detaljerad arbetsbegäran är, desto bättre. Detaljerade arbetsförfrågningar hjälper underhållsansvariga och chefer att snabbare omvandla en arbetsförfrågan till en arbetsorder.

3 typer av arbetsförfrågningar

Arbetsförfrågningar kan klassificeras på flera olika sätt beroende på typ av industri, storlek på företaget och underhållsteamets storlek. Några olika typer av underhållsförfrågningar listas nedan.

På typ av begärare

• Hyresgästens begäran: HVAC slutar fungera, rinnande toalett, reparation av gipsväggar
• Företagarens begäran: Maskin slutar fungera, hög skrotningsfrekvens, läckage av vätska
• Anställdas begäran: Flyttning av möbler, byte av kontorsbelysning, reparation av mattor

På typ av verksamhet

• Skolans begäran: Underhåll av toaletter, klassrum, laboratorier
• Park: gräsmatta, landskapsarkitektur, reparation av skyltar
• Industriell begäran: underhåll av masugnar, pannor, livsmedelstransportörer

På typ av prioritering

• Diskretionärt (viktigt men inte obligatoriskt):
• Non-discretionär (obligatorisk)
  • Nödsituationer (förknippade med att skydda liv eller förhindra förlust av dyrbara tillgångar): kemikalieutsläpp, strömavbrott, avlägsnande av is från gångbanor
  • Urgent (förknippat med tidsmässighet för det arbete som behövs): återställande av varmvatten i en toalett, reparation av luftkonditionering, urinaler som går att använda
  • Rutinmässigt: förebyggande underhållsaktiviteter, rutinrengöring, gräsklippning
  • Non-routinmässig: utöver akut och brådskande arbete ingår även planerade specialprojekt

Exempel på en arbetsbegäran

Med hjälp av UpKeeps CMMS-programvara skickar Food Packer ABC:s produktionsledare en arbetsbegäran till underhållsteamet med följande uppgifter:

• Work Request Title: Installation av ny matförpackningslinje
• Detaljer: “Förfrågan: Installation av ny matförpackningslinje
• Detaljer: Ny förpackningslinje har levererats med 12 pallar. De ska installeras i samma bearbetningsrum som 8 andra linjer. Vi ligger en månad efter med detta projekt och behöver ytterligare kapacitet för att kunna leverera våra kundkrav. Siktar på att slutföra monteringen en vecka från mottagandet av denna begäran. Återstående projektbudget är 3 000 dollar.
• Prioritet: Hög

I detta exempel är produktionschefen pressad att få igång företagets nya förpackningslinje inom en vecka. Arbetsbegäran lämnas in till underhållet med målet att få den omvandlad till en arbetsorder. Vissa parametrar ingår i detaljerna och dessa måste beaktas av underhållet innan man går vidare till nästa steg i arbetsflödet.

Arbetsbegäran gör det möjligt för underhållsavdelningen att ställa följande frågor:

• Kan vi utföra arbetet inom den begärda tidsramen?
• Har vi resurserna internt för att slutföra begäran?
• Om vi inte har de interna resurserna, är den återstående budgeten tillräcklig för att täcka kostnaderna för outsourcing?
• Har vi monteringsanvisningarna?
• Om vi inte kan slutföra arbetet inom den begärda tiden, när kan vi då göra det?

I det här scenariot kan typen av förfrågan betraktas som en icke-rutinmässig förfrågan eftersom det är ett specialprojekt. Med det sagt är det troligt att arbetsbegäran omvandlas till en arbetsorder och resten av stegen i arbetsflödet följer.

Hur arbetsbegäran förbättrar underhållet

Istället för att allt omvandlas till en arbetsorder fungerar arbetsbegäran som en “regulator” mellan önskat arbete och tilldelat arbete. Allt måste passera genom ett filter, oavsett om det är arbetsledaren, chefen eller någon annan. Det förbättrar prioriteringen och organisationen.

I vårt exempel med Food Packer ABC är den specifika fördelen för underhållet att förväntningarna klargörs i avsnittet om detaljer i arbetsordern. Dessa kommer i form av orsaken till den brådskande situationen, önskad tidsplan för slutförandet och tilldelad budget. Om alla parametrar kan uppfyllas godkänner den tilldelade underhållspersonen arbetsbegäran och omvandlar den till en arbetsorder. Om inte alla parametrar kan uppfyllas måste den tilldelade underhållspersonen kommunicera vad som är möjligt att uppnå med den som begär arbetet.