Du startade ditt lilla företag för att gå med vinst. Nu när du har gjort det kanske du vill utöka din verksamhet ännu mer. År 2017 uppgav 40 % av småföretagen att förbättrad kundupplevelse och kundbevarande var deras främsta strategi för att öka intäktstillväxten. Även om det kan tyckas överraskande kan rätt process för kundfordringar göra både det ena och det andra.

Vad är processen för kundfordringar

Du har förmodligen lånat ut pengar till en vän tidigare som en “jag är skyldig dig” (IOU). Inom affärsvärlden är detta i princip vad kundfordringar är. Det är pengar som är skyldiga ditt företag och som kunderna redan har spenderat på kredit.

För det mesta går dessa IOU-transaktioner smidigt, men utan de rätta stegen i processen för kundreskontra (AR-processen) kan de snabbt bli röriga.

Här är stegen i kundreskontraprocessen som kan hjälpa ditt företag att bli framgångsrikt:

Steg i kundreskontraprocessen

Etablering av kreditpraxis som en del av din kundreskontraprocess

Att ge krediter är riskabelt. För att se till att du har störst chans att få pengarna tillbaka vill du etablera ett system för kreditprövning som en del av din kundreskontraprocess. På så sätt kan du undersöka varje kunds kreditvärdighet innan de lånar från dig. Du kan sedan rensa bort kunder som sannolikt inte kommer att betala dig pack. Det är så enkelt som att inte erbjuda kredit till kunder med dålig kredit, och det är en viktig del av en AR-process som löper smidigt.

För att etablera dina kreditvillkor på ett framgångsrikt sätt måste du utföra några uppgifter. Några av de första stegen i processen för kundfordringar är bland annat:

• Besluta om hur mycket kredit du vill ge varje kund
• Välja betalningstid för dina kunder
• Besluta om du vill erbjuda rabatter för tidig betalning och vad dessa villkor skulle innebära. vara
• Välja en straffavgift för sena betalningar som du får från kunderna
• Informera om andra villkor som är specifika för ditt lilla företag och som du vill inkludera

När du väl har fastställt dina grundläggande kreditvillkor, vill du också tänka på följande:

• Hur länge din kund har varit i ditt företag. Du kanske vill erbjuda nya kunder kortare betalningsvillkor och erbjuda äldre kunder längre betalningsvillkor. Att belöna kunder som har hållit fast vid dig med längre betalningsvillkor kan öka varumärkeslojaliteten ytterligare.
• Dina kunders betalningshistorik. För kunder som alltid har betalat i tid kanske du vill vara mer flexibel. Säg till exempel att en kund – som alltid har betalat i tid – begär längre betalningsvillkor. Eftersom de aldrig har missat en betalning kan du överväga deras begäran.
• Dina konkurrenter. Om konkurrenterna i din bransch skickar fakturor med förfallodatum inom 20 dagar, kanske du vill göra detsamma. Eller, om du har råd, överväga att erbjuda kunderna en längre betalningstid. Detta kan ge dig en konkurrensfördel.
• Ditt kassaflöde. I vissa fall kan du genom att minska dina villkor få tillbaka pengarna snabbare. Detta kan bidra till att öka ditt kassaflöde.

Och även om dessa överväganden kan låta bra kan en annan fråga brinna i bakhuvudet: Hur kontrollerar du kundens kreditvärdighet?

Följ dessa steg för att kontrollera kundens kreditvärdighet:

1. Inhämta ett undertecknat tillstånd från din kund för att göra en kreditupplysning.
2. Säkerställ att du har kundens fullständiga namn, födelsedatum och personnummer.
3. Använd Equifax, Experian och TransUnion för att skicka in förfrågningsformulär online.

Fakturering av kunder och affärsprocessen för kundreskontra

Hur du hanterar dina fakturor kan antingen hjälpa eller hämma din process för kundreskontra, och allt handlar om kommunikation. Kommunikation är nyckeln i alla relationer. Detta gäller även den relation du har med dina kunder. Din faktura fungerar som den primära kommunikationsplattformen mellan dig och din kund. Fakturan kommunicerar dina transaktionskrav direkt till dem. Med det sagt, kom ihåg att din faktura inte är ett juridiskt dokument.

Som en del av din AR-process bör varje faktura som du producerar beskriva dina sålda produkter eller tjänster. Du bör också inkludera kostnaden för dessa produkter eller tjänster samt förfallodagen för betalningen. När du har dessa komponenter vill du fortsätta att förbättra dina fakturor genom att:

• Se till att informationen är så tydlig som möjligt. Du vill undvika förvirrande formuleringar eller språkbruk.
• Se till att din information är fullständig. Dubbelkolla att du inte har glömt viktiga delar av fakturan.
• Se till att du inte har oklara betalningsvillkor. Var uppmärksam på dina betalningsvillkor på fakturan. Eventuella oklarheter om detta kan leda till att kunderna tar kontakt med frågor. Ju mer detta sker, desto fler försenade betalningar får du.
• Använd rätt sorts numrering. Det är viktigt att upprätta ett system för fakturanummerering. Du vill enkelt kunna spåra dina fakturor. Varje faktura bör ha ett unikt nummer för att underlätta spårning och identifiering.
• Granska dina fakturor ofta. Kontrollera alltid dina fakturor för att se om det finns problem med grammatik eller beräkningar. Noggrannhet är ett måste.
• Se till att du följer upp. Du vill se till att du följer upp vid rätt tillfällen. Du behöver inte trakassera dina kunder, men om de är sena med en betalning ska du inte vara rädd för att skicka en uppföljning eller ringa ett samtal.
• Använd programvara för fakturering eller onlinefakturering. Programvara kan hjälpa dig att göra konsekventa och korrekta fakturor för varje transaktion. Till exempel kan QuickBooks hjälpa dig att göra faktureringen enklare.

Spårning av kundfordringar

Du skulle inte låta en kund lämna ditt lilla företag utan att betala, eller hur? Att förlora spårningen av dina kundfordringar är i princip detsamma som att förlora spårningen av dina kundfordringar. Du går miste om betalningar.

Som termen “kundfordringar” antyder är det en viktig del av affärsprocessen för kundfordringar att hålla koll på dina konton. För fakturor som ännu inte har betalats vill du fylla i en kundreskontrabok. Detta är en lista över fakturor som är förfallna med ett totalbelopp längst ner. Summan ska stämma överens med den totala fordran som redovisas i din balansräkning.

Du kan också använda programvara för att hålla reda på dina fordringar. QuickBooks har till exempel möjlighet att ta fram åldersrapporter. Dessa rapporter visar dig när en faktura är förfallen och hur mycket betalningen är. Det finns också en mängd andra program för redovisning och bokföring som du kan titta på. Några populära sådana är FreeAgent, Nutcache och Sage Business Cloud Accounting.

Om du inte är redo att investera i redovisnings- eller bokföringsprogram kan du också använda vissa spårningsmallar. Till exempel är kalkylbladet för fakturaspårning från Microsoft Excel ett bra alternativ.

Redovisning av kundfordringar

Dina kundfordringar är viktiga komponenter i dina årsredovisningar. Detta innebär att du måste registrera och redovisa dem korrekt i din process för kundfordringar. . För att göra detta vill du se till att du dokumenterar dina kundfordringar genom dina fakturor – som ska beskriva de varor eller tjänster som du har tillhandahållit kunden, det belopp som du är skyldig dig och när det beloppet måste betalas.

Det finns två redovisningsmetoder att ta hänsyn till när du redovisar dina kundfordringar. De är:

1. Kassabaserad redovisning. I denna typ av redovisning betraktas din intäkt som intäkt när kontanter tas emot. Dina utgifter betraktas som utgifter när du betalar för dem. Vid kassabaserad redovisning spårar du dina fordringar separat från intäkterna. Dina intäkter bokförs inte förrän kontanterna tas emot.
3. Bokföring enligt periodiseringsprincipen. I den här typen av redovisning betraktas din intäkt som intäkt när försäljningen sker. På samma sätt betraktas dina kostnader som kostnader när en kostnad uppstår. Dina fordringar bokförs enligt detta system. Det finns en risk att kunden inte betalar dig. Om de inte betalar kan du senare debitera dessa förluster som kostnader.

The Evolution of the Accounts Receivable Process

Dina kundfordringar kan dokumenteras för hand i mallar eller andra föredragna metoder. Du måste manuellt skapa varor eller tjänster som du har tillhandahållit kunden, det belopp som är skyldigt dig och när det beloppet måste vara

• Varje faktura
• Varje beställning
• Varje kundbekräftelse
• Alla fraktdokument

Desto fler kunder du får, desto mer oorganiserat kan detta bli. Denna oordning kan sedan störa ditt lilla företags totala intäkter. När dina intäkter störs kan ditt lilla företags tillväxt hämmas.

Istället för att följa denna manuella väg för din kundreskontraprocess kan du överväga att använda bokföringsprogram. Du kan gradvis gå över till dessa program, eller så kan du implementera dem omedelbart.

Andra verktyg som du kan använda är:

• Wave. Detta är ett molnbaserat redovisningsprogram som har utformats för entreprenörer och företag med färre än 10 anställda. Wave är kompatibelt med operativsystemen Mac, Windows och Linux.
• Invoice Ninja. Detta är ett redovisningsprogram som är utformat för frilansare och entreprenörer på nätet. Det är 100 % gratis och molnhostat, så det kan nås var som helst.
• FreshBooks. Detta är ett redovisningsprogram som används i 120 länder av över 500 000 användare. Tänk på att detta program inte är gratis men du kan bekanta dig med en 30-dagars provperiod.
• Zoho Books. Detta är ett molnbaserat bokföringsprogram som fokuserar på fakturering och är utmärkt för småföretag. Det är särskilt användbart för småföretag som ägs och drivs av en person.
• Xero. Detta bokföringsprogram kan hjälpa dig med fakturering och spårning. Det gör också löner, bankanslutningar, bankavstämningar med mera.

Optimera din kundreskontraprocess

Din kundreskontraprocess hjälper till att hålla ditt lilla företag igång på ett effektivt sätt. Du vill dock regelbundet optimera den för att hålla den i trim.

För att framgångsrikt optimera din kundreskontraprocess vill du identifiera vad som fungerar och vad som inte fungerar. Därifrån kan du göra justeringar som erbjuder lösningar på identifierade problem. Detta kommer att hjälpa dig att spara pengar och undvika att drabbas av förluster. Det kommer också att hjälpa dig att minska skulderna och öka tillväxten med tiden.

För att optimera din AR-process kan du överväga dessa steg:

1. Diskutera betalningsvillkoren tidigt med varje kund.
2. Använd elektroniska betalningar tidigt i processen.
3. Håll dina kunduppgifter korrekta och uppdaterade.
4. Se alltid efter sätt att öka och förbättra din inkassoprocess. Ett sätt att göra detta är att använda elektronisk fakturering.

Är dina kunder motiverade att betala snabbare?

Att motivera dina kunder att betala ditt företag är ett av de viktigaste stegen i kundreskontraprocessen. Dina kunder har många räkningar att betala. Att ge dem lite motivation för att betala din faktura snabbare skadar inte.

Här är några tips för att motivera dina kunder att betala snabbare:

• Lägg till en förseningsavgift. Risken för en förseningsavgift uppmuntrar dina kunder att betala så snart som möjligt och inte ta risken att missa förfallodagen.
• Erbjud belöningar för att betala tidigt. Dessa tas ofta upp direkt på fakturan. Om du till exempel erbjuder en rabatt på 2 % för betalning inom 20 dagar i stället för 30, skriver du “2/20 netto 30.”
• Använd kreditpolicyer. Du kan införa riktlinjer som förbjuder att ta emot en beställning från en kund om denne har överskridit sin kreditgräns. Du kan också införa en policy som förbjuder leverans av varor om en kund har förfallna fakturor. Dessa riktlinjer kan uppmuntra kunderna att hålla sig uppdaterade med sina betalningar.

Hur man samlar in fordringar snabbare

Företag, särskilt små företag som ditt, förändras och utvecklas alltid för att passa sin marknad. Detta innebär att även om din process för kundfordringar går smidigt just nu finns det förmodligen sätt som du kan förbättra den.

Några sätt att förbättra insamlingsdelen av din affärsprocess för kundfordringar är:

• Användning av programvara. Olika redovisningsprogram kan generera åldersrapporter för fordringar. Med hjälp av dessa kan du se varje kunds betalningsstatus. Ditt bokföringsprogram kommer också att varna dig om fakturor är försenade.
• Skicka ut dina fakturor direkt. Du vill inte slösa tid på att skicka ut fakturor till dina kunder. Ju tidigare de får fakturan, desto snabbare kan de skicka betalningen till dig.
• Uppföljning av betalningar. Du behöver inte tjata på dina kunder, men om de är sena kan en uppföljning vara på sin plats.
• Användning av elektroniska betalningar. Genom att sätta upp dessa i ett tidigt skede kan du skapa ett effektivare betalningssystem. Ju lättare det är för kunderna att betala dig, desto snabbare skickar de in dem. Elektroniska betalningsalternativ inkluderar PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay med flera.
• Överväga betalningsplaner. Dessa kan vara ett bra alternativ för kunder som är sena med att betala vad de är skyldiga.
• Anlita en inkassoadvokat. Om sena betalningar blir vanliga för ditt lilla företag bör du överväga att anlita en inkassoadvokat. Dessa advokater kan hjälpa dig att driva in betalningar, hantera pappersarbete och till och med företräda dig i domstol om det behövs.
• Acceptera insättningar i förväg. Detta kan vara en användbar strategi för att se till att ditt lilla företag får betalt. Faktum är att de flesta små detaljhandelsföretag redan gör detta. När du till exempel köper en vara på Amazon eller en annan nätbutik debiteras ditt konto långt innan du får varan.

När du utvärderar din affärsprocess för hantering av kundfordringar, titta noga på ditt övergripande förfarande. Det räcker med några enkla justeringar för att förbättra ditt lilla företags effektivitet. Därifrån kan du fortsätta att optimera din process för kundfordringar och uppmuntra dina kunder att betala snabbare. Kom ihåg att ju snabbare dina kunder betalar, desto snabbare kan du driva in dina fordringar. Detta leder till större ekonomisk tillväxt i det långa loppet.