Vill du veta vad sekretess verkligen innebär inom HR? Personalansvariga på nätet får ofta e-postmeddelanden från anställda där det står: “Jag hade ett problem, så jag gick till personalavdelningen. Jag berättade för HR, och de berättade för min chef, och nu är min chef arg på mig. Måste inte HR hålla allt konfidentiellt?”
När HR måste agera
Det är lätt att förstå hur människor kan tro att HR inte är konfidentiellt. HR hanterar mycket information som borde vara konfidentiell. De hanterar till exempel sjukförsäkringar (även om de inte omfattas av HIPAA-bestämmelserna utom i de fall där företagen är självförsäkrade), de hanterar löner och de hanterar disciplinära åtgärder mot anställda.
En arbetsgivare skulle avskeda en HR-anställd som delade med sig av information om något av dessa ämnen utan tillstånd och en god anledning. Men hur är det med andra områden som en anställd kan ta upp med HR?
Vissa saker måste HR-personal agera på, och det innebär att de inte kan hålla din information konfidentiell. Är du chockad? Det behöver du inte vara. Här är några av de frågor som HR måste agera på.
Anklagelser om sexuella trakasserier
Om du lämnar in ett klagomål där du säger att din chef, medarbetare eller till och med en leverantör har trakasserat dig sexuellt måste HR-avdelningen agera. Juridiskt sett gör de, om de ignorerar ditt klagomål, företaget ansvarigt för trakasserarens handlingar. Detta gäller även om du säger: “Jag vill inte att ni ska göra något, jag vill bara att ni ska vara medvetna”. Juridiskt sett måste HR agera, annars kan det betraktas som nonfeasance.
Hur många personer som kommer att bli inblandade beror på vilken typ av krav som den anställde gjort. Om ditt påstående till exempel är att Jim tittar på porr på sin dator och att det får dig att känna dig obekväm, kan HR-personen lätt ta itu med problemet. Han eller hon kan lyfta luren, ringa IT-avdelningen och be dem titta på Jims datorhistorik. På ett par minuter kan personalavdelningen sätta dit Jim, och ingen behöver ens veta att du klagade från början.
Men vad händer om ditt klagomål handlar om att Jim gjorde olämpliga närmanden till dig? HR måste utreda det, och det innebär att du måste tala med människor. De kommer att tala med Jim. De kommer att tala med andra potentiella vittnen, och efter att de har samlat in informationen kommer de att fatta ett beslut, vanligtvis i samarbete med en arbetsrättsjurist.
Många tror att ett klagomål är tillräckligt för att HR ska straffa personen, men det är det inte. Företaget bör alltid genomföra en grundlig utredning och behålla en neutral position när det gör det. Detta innebär att de inte automatiskt kommer att anta att du är ett offer.
Detta är en bra sak. Du vill att de ska komma fram till sanningen. Kom ihåg att precis som du kan anklaga någon annan kan någon annan anklaga dig. Du vill väl inte att personalavdelningen bara ska tro på din anklagare och vidta åtgärder utan en opartisk och grundlig utredning, eller hur?
Samtidigt som personalavdelningen gör sitt yttersta för att så få personer som möjligt ska vara inblandade i den här typen av utredningar, är det omöjligt att hålla dem helt tysta. Vissa personer måste få veta om den.
Andra påståenden om diskriminering
Om du hävdar att din chef är elak mot dig på grund av din ras kommer personalavdelningen att göra en utredning på samma sätt som vid påståenden om sexuella trakasserier. Det är omöjligt att hålla detta helt tyst. Men vad händer om du hävdar att din lön är lägre på grund av din ras?
I vissa fall kan HR-personen utreda ett påstående om lönediskriminering på grund av ras eller kön genom att helt enkelt titta i sin databas. Detta kan göra det möjligt för dem att fastställa att nej, din lön överensstämmer med alla andra på din nivå och erfarenhet, så ingen lönediskriminering förekommer. Fallet är avslutat, ingen annan behöver veta.
Men vad händer om du bara vet att du inte får de uppgifter som förbereder dig för en befordran, trots att din lön är densamma som dina arbetskamraters? Då måste du lägga fram ditt fall, och sedan kommer personalavdelningen att genomföra en utredning – och återigen kommer folk, inklusive din chef, att känna till det.
Allmänna klagomål
Det är här som situationen kan bli skissartad. Du kanske tror att din HR-person bara är ett bollplank, men sedan går de direkt till din chef och rapporterar vad du har sagt. Vad var det som hände? Först och främst bör din HR-person klargöra för dig vad de kommer att dela med sig av och vad de inte kommer att dela med sig av utanför ert slutna möte.
Du bör också klargöra vilka dina förväntningar är. Säg till exempel: “Jag skulle vilja ha några tips om hur jag kan komma bättre överens med min chef, men jag skulle inte vilja att du pratar med honom. Är det okej?” De ska säga ja eller nej, och sedan kan du fortsätta, men med full förståelse för att din HR-chef har gått med på att inte gå till din chef för att rapportera.
Håll i minnet att om en av de frågor som du kämpar med dem har att göra med att din chef bryter mot lagen (sexuella trakasserier, stöld, värdepappersbedrägeri) måste HR-personen agera. Även om de sa till dig i början av mötet att de inte skulle göra det, kan arten av dina klagomål göra att de måste ingripa.
Om ditt klagomål är att din medarbetare alltid kommer för sent och aldrig blir straffad, vad vill du att HR-personen ska göra åt det? Vill du att de ska tala med din chef? Att de ska tala med din medarbetare? Bara lyssna på ditt utbrott? Bestäm dig för vilket resultat du vill ha innan du går in.
Håll dig i minnet att en HR-person inte är samma sak som din fackliga representant. De är där för att hjälpa företaget. Visst är det bästa sättet att hjälpa företaget att se till att de anställda behandlas väl, men det innebär ibland att du måste gå till en chef med ditt klagomål, eller ignorera ditt klagomål.
Frigt talat är det inte ditt problem att din kollega kommer för sent om det inte påverkar din arbetsbelastning. Din personalchef kan påminna dig om det. Om du klagar för mycket på saker som inte är ditt problem kan du motivera din HR-chef att gå till din chef för att låta din chef veta att du är en problematisk medarbetare. Lita på att detta inte är ett rykte du vill uppnå.
Övergripande råd
Din HR-chef kommer att hålla din lön hemlig för dina arbetskamrater (såvida du inte jobbar på ett kontor där lönerna är offentliga), bör hålla dina medicinska problem konfidentiella och bör göra sitt bästa för att hålla känsliga situationer så nära varandra som möjligt – så att bara de som behöver veta det får veta det.
Men du ska inte räkna med att din HR-chef ska agera som din präst eller din advokat. De kommer att skydda verksamheten. De är egentligen inte skyldiga att hålla tyst om annat än medicinsk information (om ditt företag omfattas av HIPAA).
Bemärk att den tillhandahållna informationen, även om den är auktoritativ, inte är garanterad för riktighet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och lagar och bestämmelser om anställning varierar från stat till stat och från land till land. Sök juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella regeringsresurser, för att försäkra dig om att dina juridiska tolkningar och beslut är korrekta för din plats. Denna information är avsedd som vägledning, idéer och hjälp.