Der var en ting, som jeg ikke helt kunne forstå, da jeg begyndte at blive “voksen”: hvorfor nogle mennesker altid kom for sent til arrangementer.

Du ved, hvad jeg taler om…

Hvis arrangementet starter klokken 20.00, skal du fortælle dem, at de skal møde op klokken 19.00, for at de kan komme til tiden.

Og nogle gange gør forsinkelsen ondt på dem. De kommer for mange gange for sent på arbejde og får et ry for at være uansvarlige.

Og de bliver endda fyret.

Og derudover er der nogle ting, man IKKE må komme for sent til, f.eks. flyrejser. Det er som om, at du VED, at der kan være trafik, og at TSA-køerne er lange, hvorfor ikke tage af sted super tidligt?

I ved, at tid er min højeste værdi.

Jeg forsøger ikke at råbe nogen op, men at have med forsinkede mennesker at gøre har været en stor kilde til frustration på det seneste i mit liv.

Så jeg besluttede mig for at skrive denne artikel for min egen skyld, så jeg kan forstå, hvad der foregår med folk, der er evigt forsinkede. Dette er min egen kløe i at forsøge at forstå folk lidt mere.

Jeg lavede noget research, talte med nogle venner, der altid kommer for sent, og tænkte lidt over emnet.

Jeg kom frem til nogle interessante erkendelser.

Denne artikel handler om forsinkelse, men jeg er sikker på, at du kan anvende mange af disse principper i erhvervslivet i form af projektledelse.

Matematikken i forbindelse med forsinkelse

Lad os bruge det fiktive eksempel med John, der altid kommer for sent.

I vores hoveder har vi den “gennemsnitlige” tid, det tager at udføre en aktivitet. For eksempel tror vi i vores hoveder, at det tager 25 minutter at køre til kontoret.

Problemet er, at nogle mennesker ikke har et nøjagtigt gennemsnit i deres hoveder.

I gennemsnit tager det John 25 minutter at køre fra sit hjem til sit kontor, men i hans hoved tror han, at det kun tager ham 15 minutter.

Så hvorfor får vi disse forkerte tal i vores hoveder?

1. Forveksling af dit gennemsnit med din hurtigste rekord nogensinde

Måske var det EN gang, at du kom til kontoret på 15 minutter, da du skulle på arbejde en lørdag kl. 9 om morgenen. Der var ingen trafik, så du nåede frem meget hurtigere end normalt.

Det var under det bedste scenarie.

Nu hver gang du tror, at det tager 15 minutter. I virkeligheden når du kun frem på 15 minutter i ca. 5 % af tilfældene.

2. Du sætter dig ikke ned og beregner dit gennemsnit

Den eneste måde at få fat i den gennemsnitlige tid på er faktisk at måle den. Brug stopur-funktionen på din telefon fra det tidspunkt, hvor du går uden for din dør til det tidspunkt, hvor du træder ind på dit kontor.

Desto flere gange du gør det, jo mere nøjagtigt bliver dit tal.

Vi skal også tage højde for standardafvigelsen.

Standardafvigelsen betyder, hvor “spredt” tallene er.

I gennemsnit tager det dig 25 minutter at komme på kontoret.

Men i den lave ende kan du komme derhen på 15 minutter. I den høje ende kan det tage dig 35 minutter. Måske var der trafik den morgen.

Når jeg rejser fra lufthavnen i Bangkok, ankommer jeg tredive minutter tidligere, end jeg normalt ville gøre.

Hvorfor? Fordi deres visumkø altid er underbemandet.

Tager du metroen et eller andet sted hen? Beklager, men den kommer måske ikke hvert femte minut, som den skal.

Dette er variabler, som du ikke kan kontrollere, men du er stadig nødt til at tage dem med i sammenhængen.

Nogle spørgsmål til at hjælpe dig (især nyttige til projektplanlægning):

• Hvad tager jeg ikke højde for? Hvad er mine blinde vinkler?
• Hvad kan gå galt?
• Hvad er dominoeffekten? Eller konsekvenserne af 1. og 2. orden?

De små ting løber op

Der er små ting, man skal gøre for at forberede sig, før man faktisk tager af sted. De fleste mennesker medregner ikke disse ting i deres beregninger af, hvor lang tid noget vil tage.

De tror, at disse skridt bruger nul ressourcer.
Nogle eksempler:

• Tager sko på – 1 minut
• Tager tøj på – varierer
• Går ned i elevatoren – 1 minut
• Henter tasken med din bærbare computer – 1 minut
• Starter din bil og varmer den op – 5 minutter

Det er næsten 9 minutter, som de fleste mennesker ikke tager højde for.

Og her er det, der stinker: Det er variabler, der nemt kan gå galt.

Det tager normalt et minut at gå ned ad elevatoren, men hvad nu, hvis elevatoren ikke virker?

Hvad nu, hvis din bil er løbet tør for brændstof, og du skal fylde den op? Det tager 10 minutter.

Vi har alle oplevet den situation, hvor vi ikke kan finde vores nøgler. Det giver 5 minutter ekstra.

Jeg vil gerne have denne skjorte på, men den er krøllet. Jeg skal bruge 10 minutter på at stryge den.

Du har forstået pointen.

Stuff. Går. Det skal man tage højde for.

Det skal man tage højde for.

Nogle mennesker hader følelsen af at komme for tidligt

Min ven nævnte en stor grund til, at han altid kommer for sent: Han føler sig underlig ved at være den første, der ankommer.

Mand, jeg kommer altid for sent, fordi jeg hader følelsen af at være den første, der kommer. Hvis jeg er der først, og ingen andre er der, føler jeg, at jeg kunne have gjort noget andet med min tid. Desuden er det bare en underlig følelse at være alene på en restaurant. Jeg tror, det er min måde at undgå at håndtere den sociale angst ved at være alene. En ting mere. Jeg føler, at hvis jeg er der alene tidligt, og så kommer hele gruppen på 10 personer, så føles det som om, at de dømmer mig, som om jeg har for meget tid på mig.

Jeg kan relatere til dette. Jeg plejede at have en frygt for at gå i biografen alene eller spise alene på en restaurant. Denne fyr må være en taber, fordi han ikke kan finde nogen at lave aktiviteter med!

Har du nogensinde haft det sådan før?

Der er kun én ting, du kan gøre, og det er at være ligeglad med, hvad andre tænker.

Her er sandheden: Alle er ligeglade. Alle har travlt med deres liv og deres egne tanker. Der er ingen, der er opmærksomme. Det hele foregår i dit hoved.

Kultur

For to år siden skulle min kæreste tage på stranden med sin familie.

Det var klokken 15.00, og jeg Facetimede hende for at se en udsigt over stranden. I stedet så jeg en kaotisk stue.

Hendes familie var stadig ved at gøre sig klar til at tage på stranden. De skulle tage af sted kl. 9.00. Hvordan kunne de ikke være klar seks timer senere?

Jeg kunne ikke forstå det.

De endte med at bruge en hel dag på at gøre sig klar, bare for at tilbringe en time på stranden! Det var det mest ineffektive, jeg nogensinde har set i mit liv.

Hvorfor ikke pakke aftenen før, så de kunne bruge mere tid på stranden?

Det handler om værdier og perspektiv.

Min kæreste forklarede mig, at det handler om følelsen af kontrol.

Når man er på arbejde, er man nødt til at følge en andens tidsplan. Du er nødt til at møde op på arbejde på et bestemt tidspunkt. Du må kun spise frokost på et bestemt tidspunkt.

Men hvis det er weekend, vil du måske gerne føle, at du har mere kontrol over din egen tid.

For nogle mennesker føles det at holde sig for tæt til en kalender eller et skema, som om du opgiver kontrollen over dit liv.

For mig er det det stik modsatte.

Holder jeg mig til et skema og planlægger fremad, betyder det, at jeg bruger min tid på den mest effektive måde muligt. Den tid, jeg sparer ved at være disciplineret, giver mig frihed til at spille videospil eller gå i fitnesscenteret uden skyldfølelse. Det er kontrol for mig.

Når jeg lærte hende og hendes familie bedre at kende, gik det op for mig, at nogle kulturer bare har et andet syn på tid.

I nogle kulturer er det respektløst at komme for sent. I andre kulturer er det helt acceptabelt at komme et par timer for sent.

At sige, at vi skal mødes kl. 15.00, er mere et forslag end det faktiske tidspunkt, man skal mødes.

Jeg kan allerede mærke min uro, hvis vi nogensinde skal på en familietur sammen.

Håndtering af forsinkelser

Hvordan håndterer du så folk, der har tendens til at komme for sent?

Du kan sætte standarder i kommunikationen:

“Hej X, jeg bekræfter bare, at vi stadig skal mødes til kaffe kl. 15 i dag. Bare til orientering vil jeg være der præcis omkring kl. 15. Jeg ville bare sige det til dig, fordi jeg har et andet møde kl. 16.00. Lad mig vide, hvis der er noget, der ændrer sig, eller hvis du bliver forsinket, tak. Jeg glæder mig til at se dig!”

Næste punkt: Jeg kan godt lide at rejse med et sæt hovedtelefoner. Hvis jeg sidder der i 15 minutter, kan jeg i det mindste lytte til en lydbog og være produktiv.

Og endelig er jeg ved at lære at følge strømmen mere. At værdsætte lidt mere spontanitet.

Spedsomhed er ikke bevidst respektløst

For et par år siden ville jeg, hvis nogen kom for sent, antage, at det var bevidst, og at de var respektløse.

Med tiden har jeg lagt meget arbejde i at forstå folk bedre. De fleste mennesker har ikke til hensigt at gøre dig ked af det – der er bare en masse faktorer nedenunder, der bidrager til adfærden.

Bør du forsøge at komme til tiden? Ja, når det er muligt. Jeg mener, at det er den bedste måde at bruge sin tid på. Men jeg forstår også, at der er andre faktorer, der bidrager.

Nu må du have mig undskyldt, min kalender siger, at det er tid til min næste opgave. 😉

Featured Image by rangizzz