By Katherine Schwartz
Demand Generation Specialist
SpaceIQ

Oberflächlich betrachtet, scheint die Instandhaltung von Gebäuden ein in sich geschlossenes Konzept zu sein. Aber wie sieht ein Instandhaltungsprogramm für Gebäude aus? Welchem Zweck dient sie im größeren Rahmen des Geschäftsbetriebs?

Die Instandhaltung von Gebäuden geht über die Reparatur defekter Türen oder die Wartung von Klimaanlagen hinaus. Es ist eine kumulative, vollständige Übersicht über alles, was ein Gebäude tagtäglich am Laufen hält. Sie berücksichtigt jedes Element der Einrichtungen, befasst sich mit der Delegation von Aufgaben, bezieht internes und externes Personal mit ein und bindet die Einrichtungen in strategische Betriebspläne ein. Zu sagen, dass die Gebäudeinstandhaltung jedes Element eines Unternehmens berührt, ist keine Übertreibung, und ihre Bedeutung zu unterschätzen ist ein großer Fehler.

Werfen Sie einen Blick darauf, was zur Gebäudeinstandhaltung gehört und wie umfassend dieser Aspekt des Unternehmenserfolgs wirklich ist.

Arten der Gebäudeinstandhaltung

Was sind Beispiele für die Gebäudeinstandhaltung? Typischerweise werden die Aufgaben der Gebäudeinstandhaltung je nach Häufigkeit und Schweregrad in verschiedene Kategorien eingeteilt, wobei Aspekte wie Kosten, Komplexität und die Frage, ob interne Handwerker oder Zulieferer die Aufgabe übernehmen, berücksichtigt werden. Für die meisten Einrichtungen lassen sich die verschiedenen Arten der Gebäudewartung in die folgenden Kategorien unterteilen:

• Geplante Wartungspläne: Punkte, die Sie im Voraus planen und in den Kalender eintragen können.
• Ungeplante Wartung: Probleme, die außerhalb der geplanten Wartung auftreten.
• Notfallwartung: Außerplanmäßige Probleme, die zeitnah behoben werden müssen.
• Kapitalerhöhungen: Kostenintensive, komplexe Änderungen außerhalb der Routine.

Es liegt an den Facility Managern, die Wartung zu kategorisieren und entsprechend zu handeln. Zum Beispiel könnte die Pflege des Geländes in den Sommermonaten jeden Dienstag und Samstag auf dem Plan stehen, während eine durchgebrannte Glühbirne als Support-Ticket unter außerplanmäßigen Wartungsarbeiten eingetragen werden könnte.

Notfallwartungen sind in der Regel solche, die eine Gefahr für die Gesundheit oder für Personen darstellen, wenn sie nicht behoben werden – wie das Enteisen der Eingangstreppe im Winter. Kapitalverbesserungen erfordern in der Regel die Zusammenarbeit mit anderen Interessengruppen und Haushaltskontrollausschüssen.

Harte vs. weiche Dienstleistungen

Die verschiedenen Arten der Gebäudeinstandhaltung erhalten unterschiedliche Prioritäten – in der Regel je nachdem, ob es sich um eine harte oder weiche Dienstleistung handelt. Wir haben bereits früher über harte und weiche Gebäudeinstandhaltungsdienste berichtet. Hier eine kurze Zusammenfassung:

• Harte Dienstleistungen betreffen das Gebäude selbst (HLK, Sanitäranlagen, Elektrik)
• Weiche Dienstleistungen betreffen den Betrieb und die Menschen (Hausmeisterdienste, Abfallentsorgung, Dekoration)

Beide sind zwar wichtig, aber harte Dienstleistungen haben im Allgemeinen Vorrang vor weichen Dienstleistungen, weil sie als lebenswichtig und dringlich gelten. Die Kosten für harte Dienstleistungen steigen tendenziell, je länger sie ungelöst bleiben.

Wer macht die Arbeit?

Wie hält man eine Einrichtung instand? Das ist eine gute Frage – vor allem, wenn die Anlagen größer und komplexer werden. Bei kleinen Unternehmen kann ein internes Team die meisten grundlegenden Wartungsarbeiten durchführen; wenn Unternehmen jedoch wachsen, müssen sie sich auf mehr Mitarbeiter und breitere Fähigkeiten stützen, um ein Gebäude auf dem neuesten Stand zu halten.

Facilities Manager leiten Initiativen zur Gebäudewartung und sind weitgehend für die Delegation von Wartungsaufgaben verantwortlich. Sie sind auf die Unterstützung verschiedener Gruppen angewiesen:

• Betriebsinternes Personal: Sie sind mit grundlegenden, zeitnahen Wartungsarbeiten betraut.
• Fremdvergebene Handwerker: Beauftragt mit komplexen, dringenden Wartungsarbeiten.
• Zugelassene Lieferanten (SLA): Beauftragt mit routinemäßigen, laufenden Wartungsaufgaben.

Die Delegation erfolgt auf vielfältige Weise. Support-Ticketing wird oft als internes Mittel zur Zuweisung von Wartungsarbeiten verwendet. In Service Level Agreements (SLAs) werden Zeitpläne und Arbeitsumfänge festgelegt, an die sich externe Anbieter halten müssen. Die meisten Gebäudemanager verfügen auch über ein Netz von Vertragshandwerkern, die sie für seriöse Dienstleistungen heranziehen können.

Es gibt auch das Konzept des integrierten Gebäudemanagements, bei dem so viele Wartungsarbeiten wie möglich unter dem Dach eines einzigen Anbieters zusammengefasst werden, um Kosten und Schnelligkeit zu optimieren.

Überlegungen zur Gebäudewartung

Die letzte Frage, die man sich stellen sollte, ist… warum? Warum ist es so wichtig, sich um die Instandhaltung der Gebäude zu kümmern und ihnen so viele Ressourcen und Aufmerksamkeit zu widmen? Lohnt sich diese Konzentration auf die Gemeinkosten wirklich?

Absolut. Die Anlagen berühren jeden Teil des Betriebs eines Unternehmens und sind ein wesentlicher Bestandteil der strategischen Initiativen, die es ergreift. Ohne einen gut geführten und gepflegten Arbeitsplatz fehlt einem Unternehmen ein wichtiger Aktivposten, und es könnte sogar ein großes Hindernis für den Erfolg darstellen. Ein Facility Manager hat zwei Ziele:

• Betrieblich: Schaffung eines sicheren, zugänglichen, komfortablen und nützlichen Umfelds für Mitarbeiter, Besucher und Kunden.
• Strategisch: Unterstützung des Unternehmens bei der Erreichung umfassender Umsatzziele und KPIs durch bewusstes Overhead-Management.

Die Instandhaltung von Anlagen ist kumulativ. Jede Aufgabe, die erledigt wird, trägt dazu bei, dass die Anlagen einwandfrei funktionieren, so dass die Mitarbeiter ihre beste Arbeit leisten können, was wiederum dem Unternehmen Wachstum und Erfolg ermöglicht. Nichts ist wichtiger als ein gut gewartetes, stabiles Fundament – und dieses Fundament sind für die meisten Unternehmen ihre Anlagen.

Anlagen erfordern ständige Wartung

Der beeindruckendste Aspekt der Anlagenwartung ist, dass sie allgegenwärtig ist. Die Instandhaltung von Anlagen erfolgt täglich und erfordert einen vorausschauenden Ansatz, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Während ein Facility Manager die Instandhaltung beaufsichtigen und koordinieren kann, ist ein ganzes Team erforderlich, um die Aufgaben auf jeder Ebene auszuführen.

Die Ironie einer guten Instandhaltung ist, dass sie, wenn sie richtig gemacht wird, oft unbemerkt bleibt. Wenn alles so funktioniert, wie es sollte, reibungslos und unbelastet, haben Mitarbeiter, Besucher und alle anderen, die mit den Einrichtungen interagieren, ein nahtloses Erlebnis. Das ist eine Belohnung, die die Investition von Zeit, Energie und Kapital wert ist.

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