By Katherine Schwartz
Demand Generation Specialist
SpaceIQ

A felszínen a létesítmények karbantartása önálló fogalomnak tűnik. De milyen is egy létesítménykarbantartási rend? Milyen célt szolgál az üzleti működés nagyobb rendszerében?

A létesítménykarbantartás túlmutat a törött ajtók javításán vagy a HVAC karbantartásán. Ez mindannak a halmozott, teljes körű felügyelete, ami egy épületet nap mint nap működésben tart. Figyelembe veszi a létesítmények minden elemét, foglalkozik a feladatok delegálásával, bevonja a belső és külső személyzetet, és a létesítményeket a stratégiai működési tervekbe illeszti. Azt mondani, hogy a létesítmények karbantartása a vállalkozás minden elemét érinti, nem túlzás, és fontosságát alábecsülni nagy hiba.

Nézze meg, mi tartozik a létesítmények karbantartásához, és mennyire átfogó és átfogó az üzleti siker ezen aspektusa.

Az épületkarbantartás típusai

Milyen példák vannak a létesítmények karbantartására? Jellemzően a létesítményekkel kapcsolatos feladatok különböző kategóriákra oszlanak a gyakoriság és a súlyosság függvényében, olyan szempontok figyelembevételével, mint a költségek, a bonyolultság és az, hogy házon belüli mesteremberek vagy beszállítók vállalják-e a feladatot. A legtöbb létesítmény esetében az épületkarbantartás különböző típusai a következőkre bomlanak:

• Rendszeres létesítménykarbantartási tervek: Előre tervezhető és napirendre tűzhető tételek.
• Nem tervezett karbantartás: A tervezett karbantartáson kívül felmerülő problémák.
• Sürgős karbantartás: Terven kívüli problémák, amelyek azonnali figyelmet igényelnek.
• Fővárosi fejlesztések: Nagy költségű, összetett, a rutinon kívüli módosítások.

A létesítménygazdákon múlik, hogy kategorizálják a karbantartást és megfelelően cselekedjenek. Például a nyári hónapokban a parkgondozás minden kedden és szombaton szerepelhet az ütemtervben, míg egy kiégett villanykörte a nem tervezett karbantartásként iktatott támogatási jegyként érkezhet.

A sürgős karbantartási tételek általában azok, amelyek megoldatlanul hagyva egészségügyi kockázatot vagy veszélyt jelentenek az egyénekre nézve – télen a bejárati lépcső jégtelenítése. A tőkejavítások általában együttműködést igényelnek más érdekelt felekkel és költségvetési felügyelő bizottságokkal.

Kemény vs. puha szolgáltatások

A különböző típusú épületkarbantartások különböző prioritást kapnak – általában attól függően, hogy kemény vagy puha szolgáltatásról van szó. Korábban már foglalkoztunk a kemény és puha épületkarbantartási szolgáltatásokkal. Íme egy gyors összefoglaló:

• A kemény szolgáltatások magával az épülettel foglalkoznak (HVAC, vízvezeték, villanyszerelés)
• A lágy szolgáltatások a működést és az embereket érintik (gondnokság, hulladékkezelés, dekoráció)

Bár mindkettő fontos, a kemény szolgáltatások általában elsőbbséget élveznek a lágy szolgáltatásokkal szemben, mivel létfontosságúnak és sürgősnek számítanak. A kemény szolgáltatásokkal kapcsolatos költségek általában annál magasabbak, minél tovább maradnak megoldatlanul.

Ki végzi a munkát?

Hogyan tart fenn egy létesítményt? Ez egy jó kérdés – különösen, ha a létesítmények egyre nagyobbak és összetettebbek lesznek. Kis cégek esetében egy házon belüli csapat képes lehet a legtöbb alapvető karbantartási feladatot elvégezni; azonban ahogy a vállalatok növekednek, több emberre és szélesebb körű készségekre kell támaszkodniuk ahhoz, hogy egy épületet színvonalasan tartsanak.

A létesítményvezetők vezetik az épület karbantartási kezdeményezéseket, és nagyrészt ők felelősek a karbantartási feladatok delegálásáért. Különböző csoportokra támaszkodnak a támogatásban:

• Belső létesítményi személyzet: Feladatuk az alapvető, időszerű karbantartási tételek elvégzése.
• Beszerződött mesteremberek: Összetett, sürgős karbantartási tételekkel megbízva.
• Elismert szállítók (SLA): Rutinszerű, folyamatos karbantartási tételekkel megbízottak.

A delegálás többféleképpen történik. A karbantartási munkák kiosztásának házon belüli eszközeként gyakran a support ticketinget használják. A szolgáltatási szintű megállapodások (SLA) ütemterveket és munkaterületeket hoznak létre, amelyeket a külső szállítóknak be kell tartaniuk. A legtöbb létesítménygazdálkodó rendelkezik szerződéses mesteremberek hálózatával is, akiket a jó hírű szolgáltatásokért igénybe vehet.

Létezik az integrált létesítménygazdálkodás koncepciója is, amely a lehető legtöbb karbantartási munkát egyetlen szállító égisze alatt egyesíti a költségek és a gyorsaság racionalizálása érdekében.

A létesítmények karbantartásával kapcsolatos megfontolások

Az utolsó kérdés, amit fel kell tenni… miért? Miért olyan fontos a létesítménykarbantartás fenntartása, és miért kell ilyen széles körű erőforrásokat és figyelmet szentelni egy épületnek? Tényleg megéri ez a rezsiköltségekre való összpontosítás?

Egyértelműen. A létesítmények egy vállalat működésének minden részét érintik, és szerves részét képezik a stratégiai kezdeményezéseknek. Egy jól működő, jól karbantartott munkahely nélkül egy vállalat jelentős értéket veszít, és akár a siker jelentős akadályával is szembesülhet. Egy létesítményvezetőnek gyakorlatilag két célja van:

• üzemeltetési: Biztonságos, hozzáférhető, kényelmes és hasznos környezetet teremteni az alkalmazottak, a látogatók és az ügyfelek számára.
• Stratégiai: Tudatos rezsiköltség-gazdálkodással segíteni a vállalatot a széles körű bevételi célok és KPI-k elérésében.

A létesítmények karbantartása halmozottan jelentkezik. Minden elvégzett feladat összeadódik a jól működő létesítményekhez, ami megnyitja az utat az alkalmazottak számára, hogy a legjobb munkájukat végezzék, ami lehetővé teszi a vállalat számára a növekedést és a sikert. Semmi sem fontosabb, mint egy jól karbantartott, szilárd alap – a legtöbb vállalat számára ez az alap a létesítményeik.

A létesítmények folyamatos karbantartást igényelnek

A létesítményfenntartás legmeggyőzőbb aspektusa, hogy folyamatosan jelen van. A létesítmények karbantartása naponta történik, és előretekintő megközelítést igényel, hogy a felmerülő igények előtt járjunk. Bár egy létesítményvezető felügyelheti és koordinálhatja a létesítménykarbantartást, a feladatok végrehajtásához minden szinten egy egész csapatra van szükség.

A nagyszerű létesítménykarbantartás iróniája, hogy ha jól csinálják, gyakran észrevétlen marad. Ha minden úgy működik, ahogyan kell, súrlódásmentesen és akadálymentesen, az alkalmazottak, a látogatók és bárki más, aki kapcsolatba kerül a létesítményekkel, zökkenőmentes élményben lesz része. Ez a jutalom megéri a befektetett időt, energiát és tőkét.

Olvasson tovább: Ismerkedjen meg a létesítmény-karbantartási tervvel