Dieser Beitrag ist Teil der DWD Knigge Q&A Serie, in der ich Fragen von Lesern beantworte.

Frage von Henrietta (Houston, Texas)

“Wie bekommt man am besten eine genaue Personenzahl für eine Hochzeit am Urlaubsort? Was ist die beste Frist, um um eine Antwort für eine Hochzeit am Reiseziel zu bitten? Die Hochzeit findet im Januar statt.”

Cynthia @ Destination Wedding Details Says:

Hallo Henrietta,

Gute Frage! Der beste Weg, um RSVP’s zu sammeln und eine genaue Personenzahl zu erhalten, ist eine persönliche Website oder App einzurichten. Ich habe einige meiner Favoriten in diesem Beitrag vorgestellt: Persönliche Websites für Hochzeiten am Urlaubsort

Eine persönliche Website ist ein echter Lebensretter, denn Sie erhalten jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand seine Zusage gegeben hat, und Sie können sich jederzeit einloggen und sehen, wie viele Personen ihre Zusage gegeben haben. Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, können Sie jeden einzelnen telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, um die Antwort zu bestätigen.

Die Antwortfrist ist ein heikles Thema, wenn es um Hochzeiten an einem bestimmten Ort geht. Ich habe einen ganzen Beitrag verfasst, in dem ich aufgeschlüsselt habe, wann Sie die Einladungen für die Hochzeit am Reiseziel und die Hochzeitsfeier zu Hause verschicken sollten, und wann Sie Ihre Antworten abgeben müssen.

Zuerst sollten wir darüber sprechen, wann Sie Ihre Einladungen verschicken sollten. Bei Hochzeiten am Urlaubsort sollten Sie die Einladungen mindestens 2-3 Monate vor der Hochzeit verschicken. Da ihr im Januar heiratet, würde ich versuchen, sie im Oktober zu verschicken, um dem Feiertagstrubel zuvorzukommen.

Denken Sie daran, dass November und Dezember die geschäftigste Zeit für die Post sind, und wenn Sie Ihre Einladungen in diesen Monaten verschicken, laufen Sie Gefahr, dass sie entweder in der Post verloren gehen oder die Leute nicht wirklich darauf achten, weil sie in dieser Zeit so viele Karten und Post erhalten.

Ich schlage außerdem vor, die Einladungen vor den Feiertagen zu verschicken, damit die Leute sich über die Kosten der Hochzeit im Klaren sind, bevor sie ihr Budget für Weihnachtsgeschenke aufbrauchen 🙂

Die kurze Antwort auf die Frage nach der Frist für die Rückmeldung ist, dass ihr die Leute bitten solltet, mindestens 4-6 Wochen vor eurer Hochzeit zu antworten.

Aber das ist eine stark vereinfachte Antwort, weil es wirklich von eurer speziellen Situation abhängt. Haben Sie einen speziellen Gruppentarif für Ihre Gäste vereinbart und buchen sie ihre Reisen über Ihr Reisebüro? Wenn ja, sollten Sie Ihr Reisebüro fragen, wann er/sie die endgültige Personenzahl benötigt, um den Gruppentarif zu sichern.

Haben Sie ein “kostenloses Hochzeitspaket” in einem All-inclusive-Resort erhalten? Wenn ja, sollten Sie unbedingt fragen, wann die endgültige Anzahl der Gäste feststeht, um die kostenlose Hochzeit zu sichern.

Sie sollten auch mit Ihrem Hochzeitskoordinator darüber sprechen, wann die endgültige Anzahl der Gäste für das Catering feststeht. Oftmals benötigt der Caterer bis zu einem bestimmten Datum eine endgültige Personenzahl, damit er das Essen bestellen kann. Wenn Sie eine falsche Schätzung abgeben, müssen Sie trotzdem für die angegebene Personenzahl aufkommen.

Ich weiß, dass es stressig sein kann, aber es klingt viel komplizierter als es ist. Hier ein Beispiel dafür, wovon ich spreche:

Angenommen, Ihr Reisebüro oder der Veranstaltungsort benötigt bis zum 26. Dezember eine endgültige Personenzahl, dann sollten Sie Ihren Gästen eine Antwortfrist bis zum 15. Dezember geben – so haben Sie ein paar Wochen Zeit, um alle Informationen zu sammeln und eine genaue Personenzahl an den Veranstaltungsort, den Hochzeitsplaner oder das Reisebüro zu senden.

Hier ist ein Artikel mit weiteren Informationen über die Festlegung der Antworttermine für Ihre Hochzeit am Reiseziel:
Einladungen für Hochzeiten am Reiseziel 101

Ich hoffe, das hilft Ihnen, aber wenn Sie noch weitere Fragen haben, können Sie sie gerne stellen. Dies ist wahrscheinlich eines der Themen, über die ich bei der Planung meiner Reiseziel-Hochzeit nicht schlafen konnte. Ich habe es wirklich durchdacht und am Ende hatte ich eine große Beteiligung, so dass ich weiß, wie wichtig die Antwortzeiten sind.

Viel Glück!

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