Als u kosten wilt besparen op verzending, kijk dan eens naar de inbound shipping. Afhankelijk van de bedrijfstak en de grootte van het bedrijf, kan een bedrijf meer dan 40% van zijn jaarlijkse vrachtbudget besteden aan inkomende verzending, volgens de Aberdeen Group, een onderzoeksbureau in Boston. Een efficiënter inkomend vrachtprogramma kan vertragingen minimaliseren, geld besparen en zelfs verwarring verminderen.

75% van de door de Aberdeen Group ondervraagde bedrijven meldt dat inkomend vrachtbeheer een belangrijk aandachtspunt is. In één voorbeeld meldde een bedrijf met meer dan 18 miljoen dollar per jaar aan inkomende vrachtkosten dat het facturen van meer dan 100 vervoerders betaalde – ondanks het feit dat het met vijf vervoerders voorkeursvoorwaarden had onderhandeld en hun gebruik op elke order had vastgelegd.

Logistiek en supply chain-organisaties worden geconfronteerd met drie primaire uitdagingen als het gaat om het verkrijgen van de overhand op inkomende verzenduitgaven.

3 inkomende verzenduitdagingen die logistieke executives moeten aanpakken

Tekort aan zichtbaarheid

Logistieke executives krijgen voortdurend verzoeken van operations-, verkoop-, planning-, inkoop- en boekhoudgroepen om meer nauwkeurige en tijdige informatie over inkomende zendingen. Om te weten te komen wat er onderweg is, waar het is, wanneer het aankomt en hoeveel het kost, moet informatie uit intern papierwerk, websites van vervoerders en telefoongesprekken bij elkaar worden gezocht – een tijdrovend en inefficiënt proces. En dat is nog maar voor één zending. Het opstellen van een uitgebreid rapport kan uren of dagen in beslag nemen.

Daar komt bij dat transportmanagers die moeten vertrouwen op overwegend handmatige processen om vracht te traceren en te volgen, zichzelf moeten antwoorden met “het komt hier wanneer het hier komt”. Dit gebrek aan voorspelbaarheid heeft rimpeleffecten in het hele bedrijf, wat leidt tot overtollige voorraden, verkoopbelemmeringen en variaties in de prestaties van het bedrijf van hun supply chain. In de meeste organisaties betekent het gebrek aan betrouwbare, gemakkelijk toegankelijke, real-time gegevens dat zij zich tot de leveranciers moeten wenden voor de details van de zending (naam vervoerder, traceernummer vervoerder of vrachtbrief, enz.) Dit is een inefficiënt en arbeidsintensief proces, en uiteindelijk een kostbare manier om met inkomende zendingen om te gaan.

Gebrek aan controle

De meeste bedrijven hebben zorgvuldig geoptimaliseerde plannen en routinggidsen ontwikkeld die specificeren hoe gebruikers en leveranciers materiaal moeten verzenden. Zij hebben echter weinig controle over de vraag of deze gidsen worden gevolgd, ook al betalen zij de vrachtkosten. Zij moeten erop vertrouwen dat hun leveranciers en werknemers de routinginstructies en -richtlijnen uitvoeren, zonder dat er middelen zijn om deze geoptimaliseerde plannen af te dwingen.

Dit is minder een probleem met uitgaande verzendingsuitgaven, omdat bedrijven doorgaans directe controle hebben over hun uitgaande vracht. Maar de meeste inkoopordervoorwaarden zijn “Ex Works” (EXW), waarbij de koper de inkomende verzendkosten betaalt en het risico voor de levering van de goederen op zich neemt.

De koper is in dit scenario afhankelijk van de leverancier om de verstrekte routinginstructies te volgen. Helaas volgen leveranciers de routeringsinstructies niet consequent op, vanwege hun focus op het dagelijks verzenden van producten naar honderden klanten.

Het komt erop neer dat wanneer een leverancier zich niet houdt aan het verzendverzoek (bijvoorbeeld de selectie van de vervoerder, de selectie van het serviceniveau, de identificatie van het rekeningnummer, speciale instructies, kennisgevingen, enzovoort), het kopende bedrijf de extra vrachtkosten draagt, evenals de kosten als gevolg van vertragingen bij de ontvangst van gekochte artikelen, verstoringen van de toeleveringsketen en een gebrek aan inzicht in de zending. Kosten die meestal niet kunnen worden getraceerd tot op productniveau voor nauwkeurige berekeningen van de Cost of Goods (COGS).

Zodra de artikelen onderweg zijn, heeft de inkoper bovendien geen middelen om wijzigingen aan te brengen, of het nu gaat om een reactie op externe gebeurtenissen zoals een weersgebeurtenis, of de noodzaak om een zending te splitsen voor afzonderlijke leveringsbestemmingen.

Het kan weken of maanden duren voordat de hogere kosten zichtbaar zijn, omdat de facturen voor de inkomende verzending moeten worden ingevoerd en betaald voordat financiën een uitgavenrapport kan genereren. Zelfs dan weet men alleen de totale kosten. Om de gegevens in meer detail te kunnen uitsplitsen, moet het papierwerk handmatig worden doorgenomen, moet worden ingelogd op de verzendportalen van meerdere vervoerders en moet de informatie op verschillende manieren worden gecompileerd om het probleem te analyseren. Dus, tenzij er een specifieke vraag rijst of iemand een project maakt van het analyseren van de inkomende verzenduitgaven, blijven de werkelijke kosten van inkomende verzending onbekend.

Stijgende vrachtkosten

Volgens de Aberdeen Research Group hebben de ondervraagde bedrijven gemiddeld een stijging ervaren van 14.5% in de tarieven voor vrachtwagens, een stijging van 11,5% in de LTL- en scheepstarieven, en een stijging van 15,1% in de internationale luchtvrachttarieven in de afgelopen twee jaar.

Het is duidelijk dat de externe verzendtarieven buiten de controle van de logistiek manager liggen. Maar dat betekent dat zorgvuldig beheer van het ecosysteem van de inkomende scheepvaart van groter belang is. Naast het vergroten van de zichtbaarheid en controle, zoals hierboven besproken, worden logistiek managers gedwongen om naar andere besparingsgebieden te kijken:

• Vermindering van de personeelsomvang
• Kleinere begroting voor IT-diensten
• Verdere centralisatie van verzending

Dergelijke veranderingen kunnen het probleem echter alleen maar verergeren. Dus hoe kunnen verzendmanagers de externe kosten beheersen met minder interne middelen?

• Voer een grondige vrachtgegevensanalyse uit om te zien waar geld verloren is gegaan, zodat u weet waar u zich op moet richten
• Implementeer een robuust transportbeheersysteem
• Werk met een logistiek dienstverlener die kan helpen bij het ontwikkelen van een aangepast inkomend verzend- en routeringsprogramma, waarbij u één op één samenwerkt met uw leveranciers

Het is duidelijk dat het beheren van inkomende verzendingen een uitdaging is. Gelukkig zijn er nu praktische, beheerde diensten die bedrijven in staat stellen processen te beheren, de zichtbaarheid te vergroten en controle te krijgen over hun kosten voor inkomende zendingen. Een complete managed service-oplossing combineert expertise in complexe logistiek en met een on-demand systeem voor logistiek beheer. Maar u moet weten waar u naar op zoek bent als het gaat om geautomatiseerde tools, systemen en geïntegreerde diensten bij het kiezen van een aanbieder of het intern opbouwen van een programma voor inbound freight management.