Ik denk echt dat ik zo’n beetje elke productiviteit en to-do lijst tip, truc, hack, en app heb geprobeerd. Proberen om een dag meer als anderhalve dag te laten lijken. In het verleden viel ik zeker in het maatschappelijke geloof dat meer beter is. Maar, ongeacht onze benadering van onze dagen, de realiteit is dat er nog steeds maar 24 uur zijn.

Dus, in plaats van zo veel mogelijk in een bepaalde dag te proppen, geloof ik nu dat beter beter is. Dat betekent vaak dat minder beter is. Dus, hoe doe je minder maar beter en verhoog je de efficiëntie en effectiviteit?

Enterter time blocking…

Wat is Calendar Time Blocking?

Tijdblokken is een proces waarbij taken van uw takenlijst worden gehaald en opzettelijk in uw agenda worden gepland voor een bepaalde periode.

Uw takenlijst is zo simpel als wat – gewoon een lijst met dingen. Zelfs als uw to-do lijst is in rangvolgorde van prioriteit, is er geen tijd gekoppeld aan de taken. Tijdblokkering neemt uw prioriteiten en zet ze in een kalenderformaat. Per slot van rekening…

• “Wat gepland wordt, wordt gedaan.” – Daniel Pink

FastCompany¹ en Forbes² hebben beide de voordelen van tijd blokkeren aangeprezen. Er zijn een paar principes waartegen tijd blokkeren u helpt beschermen:

1. Zeigarnik Effect³: “Mensen herinneren zich onvoltooide of onderbroken taken beter dan voltooide taken” – Door alles gepland te hebben, hoeft u niet zoveel mentale capaciteit te gebruiken om voortdurend na te denken over onvoltooide taken.
2. Parkinson’s Law4: “Werk breidt zich uit om de beschikbare tijd voor de voltooiing ervan te vullen” – Hetzelfde geldt hier. Door taken in te plannen kunt u er een begin- en eindtijd aan verbinden, zodat ze niet voortdurend blijven rondslingeren.

Inspiratie van de beroemdste meesters in tijdblokken

Hier is de dagelijkse routine van Benjamin Franklin uit zijn autobiografie:

Bekijk nog eens 25 voorbeelden van dagelijkse routines van beroemde creatieve mensen. Hier is een voorproefje:

7 Kalendertijdblokkeringsproftips

1. Identificeer uw levensrollen: Je kunt maar zo veel levensrollen hebben, dus het is belangrijk om te identificeren wie je bent en wie je niet bent. U kunt de vier branders theorie gebruiken om u hierbij te helpen. Zeg “nee” tegen zo veel mogelijk.

2. Bepaal wat belangrijk is: Als je eenmaal je levensrollen hebt geïdentificeerd, kun je vaststellen wat belangrijk is voor jou en die rollen. Pas hier het essentialisme toe. “Wat is nu belangrijk? Na een moment van reflectie realiseerde ik me dat, zolang ik niet wist wat nu belangrijk was, het belangrijk was om uit te zoeken wat nu belangrijk was!” – Greg McKeown, auteur van Essentialism

3. Begrijp je energie en wanneer je die het beste kunt gebruiken: Daniel Pink’s nieuwe boek, When, is een geheel nieuwe categorie van zelfhulpboeken (het is geen how-to boek, het is een when-to boek). Bekijk hier mijn samenvatting van When. Het draait allemaal om het structureren van uw dag rond uw type, uw taken, en uw tijd.

4. Single-taak om meer gedaan te krijgen: Er is een groeiende hoeveelheid onderzoek dat aantoont dat single-tasking, diep werk, en het krijgen van in flow staten kunt u veel productiever.

5. Plan pauzes in en creëer marge in uw schema: Niemand kan productief van taak naar taak naar taak gaan zonder een pauze te nemen of wat rusttijd te hebben. Daniel Pink heeft het over de kracht of herstellende pauzes, en het creëren van marge was een van mijn grootste leerpunten uit Erin Loechner’s boek Chasing Slow.

6. Tijd blokkeren in het weekend voor de komende week: Ik blokkeer de tijd om te blokkeren! Mijn voorkeurstijd om dit te doen is op zondagavond voordat ik naar bed ga.

7. Probeer Google Agenda voor uw tijd blokkeren: Hier is een screenshot van mijn werkelijke agenda voor een paar dagen deze week (met persoonlijke gegevens verwijderd). Er is tijd geblokkeerd voor ontbijt, ochtendwerk, trainen, lunch, middagwerk, avondeten, to-dos thuis, mijn familie bellen, rondhangen met mijn vrouw en honden, lezen, klaarmaken om naar bed te gaan, slapen, persoonlijke afspraken, onderhoudsafspraken thuis, noem maar op. Ik gebruik verschillende kleuren die overeenkomen met het soort taak (slapen, eten, werken, lichaamsbeweging, enzovoort).

Give Time Blocking a Try and Stick with it

Wat je je waarschijnlijk realiseert als je voor het eerst probeert je dag of week te timen, is dat je vrij snel te weinig ruimte hebt op de agenda. Ofwel dat, of je onderschat de hoeveelheid tijd die het eigenlijk kost om iets te doen.

Je krijgt het na verloop van tijd onder de knie, en je wordt een nauwkeurigere tijdvoorspeller en bouwt een routine op die is gebaseerd op consistentie.

Time blocking stelt je ook in staat om te zien waar je worstelt en van koers raakt gedurende de dag. Waar zijn de gebieden of momenten van de dag waarop je merkt dat je inlogt op Facebook of op weg gaat naar winkelsites? Time blocking geeft je een nieuw perspectief op tijd en hoe je het gebruikt, zodat je je belangrijkste dingen kunt bereiken.

“Time blocking is een van de beste manieren om goede voornemens om te zetten in actie.” – Paul Minors

Je kunt Sloww volgen via e-mail via het formulierveld onder dit bericht of op sociale media (@SlowwCo) op Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, Medium, Reddit, en Quora.