Eén van mijn favoriete dingen die ik in tijden heb gedaan is mijn workflow updaten. Eerst wat achtergrondinformatie.

Een van mijn favoriete ideeën uit Getting Things Done is dat van het aankruisvakje. Ik ben begonnen met een fysiek archiefsysteem van 43 mappen (31 voor elke dag van de maand, en 12 voor elke maand van het jaar). Het tickler bestand is handig omdat je jezelf later gemakkelijk kunt herinneren aan dingen die je wilt doen, maar nu is niet het beste moment om ze te doen. Als ik bijvoorbeeld op de 8e een e-mail wil sturen naar een adviseur om te vragen hoe het examen Economie die dag is gegaan, schrijf ik een herinnering op een stukje papier en stop dat in de map “8”. Als ik een artikel lees in een tijdschrift over een lesidee dat ik volgend jaar wil proberen, zou ik dat in de map “mei” zetten, omdat ik dan begin na te denken over de planning van de lessen van volgend jaar. Als ik een vriend heb die op 16 april jarig is, schrijf ik een herinnering en stop die in de map “April”. Op 1 april ga ik dan door de map “april” en verdeel de inhoud over de mappen “1” tot en met “31” (de verjaardagsherinnering van mijn vriend zou in “16” gaan).

Het mooie is dat ik maar twee dingen hoef te onthouden: elke dag moet ik de juiste map “1” tot en met “31” controleren, en ik moet op de eerste van de maand de juiste map van de maand controleren. Eigenlijk zou ik een herinnering om de maandmap te controleren in de map “1” kunnen zetten, zodat ik eigenlijk alleen maar hoef te onthouden om de map elke dag te controleren. Dit wordt snel een gewoonte: Ik kom op kantoor (een thuiskantoor, op dit moment), zet mijn computer aan, en controleer de tickler file.

Dit is geweldig geweest, en de tickler file heeft mijn leven veranderd. Ik hoefde niet langer te stressen dat ik iets zou vergeten te doen. Het nadeel is dat ik elke ochtend 5-10 minuten bezig was met het kopiëren van de papieren notities van het tickler-bestand naar mijn to-do-lijst.

De oplossing: gebruik Python om een elektronisch tickler-bestand te maken! Ik gebruik een tekstbestand voor mijn ToDo-lijst, en dat stelt me in staat om mijn ToDo-lijst bij te werken met een combinatie van Python-scripts en cron-banen.

Hier is wat ik heb gedaan: Ik heb 43 Python scripts gemaakt en 43 corresponderende cron jobs (31 voor de dagen van de maand, en 12 voor elke maand van het jaar). Hier is een voorbeeld voor de 17e dag van de maand:

Merk op dat ik XPERMANENT en PERMANENT heb, omdat er dingen zijn die ik elke 17e dag zal willen doen (zoals de creditcard rekening betalen). Voor de niet-permanente dingen ga ik gewoon naar het eerste item, en klik op d-f-X om alles tot en met X te verwijderen (die ik dan opnieuw typ-ik gebruik een hoofdletter X omdat ik het bijna nooit voor iets anders gebruik, dus het lijkt een goede markering te zijn om aan te geven wanneer ik moet stoppen met verwijderen).

Ik kan ook gemakkelijk items van mijn ToDo lijst naar het tickler bestand verplaatsen als ik het wil uitstellen. Ik knip gewoon het item uit de ToDo-lijst (shift-D in vim), open een tickler-bestand door te typen “:tabnew Python/IndividualDays/17DayToDo.py,” en plak het item in het bestand. Dan hoef ik me er geen zorgen over te maken tot de 17e!

Ik ben langzaam (maand na maand) al mijn papieren notities in het fysieke tickler-bestand aan het verplaatsen naar het elektronische bestand. Ik bespaar mezelf een hoop tijd (misschien 30-60 minuten per week) door alleen maar deze herinneringen voor mij beschikbaar te hebben. Ik bewaar nog steeds mijn fysieke tickler file, omdat er vaak fysieke documenten zijn die ik wil onthouden voor later (het is een plaats om de documenten te bewaren tot ik ze nodig heb), maar ik gebruik het nu veel minder.