Een geïntegreerd bibliotheeksysteem, of ILS, is een systeem voor resource planning voor een bibliotheek dat wordt gebruikt om items in eigendom, gedane bestellingen, betaalde rekeningen en geleende klanten bij te houden.

Een ILS bestaat gewoonlijk uit een relationele database, software om op die database te reageren, en twee grafische gebruikersinterfaces (een voor klanten, een voor personeel). De meeste ILS splitsen softwarefuncties op in afzonderlijke programma’s, modules genaamd, die vervolgens worden geïntegreerd in een uniforme interface. Voorbeelden van modules zijn: aankopen (bestellen, ontvangen en factureren van materialen), catalogiseren (classificeren en indexeren van materialen), circulatie (uitlenen en terugontvangen van materialen), series (bijhouden van tijdschrift- en krantenbezit), en de OPAC (publieke interface voor gebruikers). Elke klant en elk item heeft een unieke ID in de database waarmee het ILS de activiteit ervan kan volgen.

Grotere bibliotheken gebruiken het ILS om materialen te bestellen en te verwerven, te ontvangen en te factureren, te catalogiseren, in omloop te brengen, bij te houden en in de rekken te plaatsen. Kleinere bibliotheken, zoals particuliere woningen of kleine organisaties en instellingen (b.v. kerken en synagogen), zien vaak af van de kosten en het onderhoud die een ILS met zich meebrengt en gebruiken in plaats daarvan een eenvoudiger bibliotheekcomputersysteem met beperkte functies.

Algemene systemen voor het opzoeken van informatie zijn geavanceerder geworden. Zoekmachines zoals Google en online verkopers zoals Amazon hebben gebruiksvriendelijke interactieve systemen gecreëerd die aantrekkelijker lijken voor gebruikers. Ook in bibliotheekkringen worden inspanningen geleverd om meer geavanceerde, gebruikersvriendelijke systemen te ontwikkelen die zijn uitgerust met een gefedereerde zoekmachine. Een gefedereerde zoekmachine kan met één zoekopdracht informatie ophalen uit meerdere op abonnementen gebaseerde databanken (deep web), bibliotheekcollecties en algemene webbronnen. In de jaren zeventig en begin jaren tachtig van de vorige eeuw werden geïntegreerde bibliotheeksystemen (ILS) vaak bibliotheekautomatiseringssystemen of geautomatiseerde systemen genoemd. Vóór de komst van computers gebruikten bibliotheken gewoonlijk een kaartcatalogus om hun holdings te indexeren. Computers werden gebruikt om de kaartcatalogus te automatiseren, vandaar de term automatiseringssysteem. Automatisering van de catalogus bespaart arbeid die nodig is om de kaartcatalogus bij te houden, up-to-date te houden met betrekking tot de collectie, enz. Andere geautomatiseerde taken zijn het uitchecken en inchecken van boeken, het genereren van statistieken en rapporten, aankopen en abonnementen, het indexeren van tijdschriftartikelen en het koppelen daaraan, alsmede het bijhouden van interbibliothecaire leningen.

Sinds het einde van de jaren tachtig hebben windows en multi-tasking het mogelijk gemaakt bedrijfsfuncties te integreren. In plaats van afzonderlijke toepassingen te moeten openen, kon het bibliotheekpersoneel één enkele toepassing met meerdere functionele modules gebruiken.

Naarmate internet groeide, boden ILS-leveranciers meer functionaliteit met betrekking tot internet. Grote ILS-systemen bieden nu webgebaseerde portals waar bibliotheekgebruikers kunnen inloggen om hun account te bekijken, hun boeken te vernieuwen en geauthenticeerd te worden om online databases te gebruiken.

OPAC (Online Public Access Catalog)

Een Online Public Access Catalog (vaak afgekort als OPAC of gewoon bibliotheekcatalogus) is een online database van materialen in het bezit van een bibliotheek of een groep bibliotheken. Gebruikers zoeken in een bibliotheekcatalogus naar boeken, video’s en geluidsopnamen die eigendom zijn van een bibliotheek of waarvoor een licentie is verleend.

Vroegere online catalogi

Hoewel er al in de jaren ’60 een handvol experimentele systemen bestonden, werden de eerste grootschalige online catalogi ontwikkeld aan de Ohio State University in 1975 en de Dallas Public Library in 1978.

Deze en andere vroege online catalogussystemen leken sterk op de kaartcatalogi die ze moesten vervangen. Met behulp van een speciale terminal of telnet client, konden gebruikers zoeken in een handvol vooraf gecoördineerde indexen en bladeren door de resulterende display in vrijwel dezelfde manier waarop ze eerder hadden genavigeerd de kaartcatalogus.

Gedurende de jaren 1980, het aantal en de verfijning van online catalogi groeide. De eerste commerciële systemen verschenen, en zouden tegen het einde van het decennium de zelf ontwikkelde systemen grotendeels vervangen. Bibliotheekcatalogi begonnen verbeterde zoekmechanismen te bieden, zoals het zoeken op trefwoorden, maar ook aanvullende functies, zoals de mogelijkheid om uitgecheckte items in bewaring te nemen.

Tegzelfdertijd begonnen bibliotheken toepassingen te ontwikkelen om de aankoop, catalogisering en circulatie van boeken en andere bibliotheekmaterialen te automatiseren. Deze toepassingen, gezamenlijk bekend als een geïntegreerd bibliotheeksysteem (ILS) of bibliotheekbeheersysteem, omvatten vaak een bibliotheekcatalogusmodule als de openbare interface naar de inventaris van het systeem.

Stagnatie en ontevredenheid

De jaren negentig kenden een relatieve stagnatie in de ontwikkeling van online catalogi. Met de komst van het Web, gingen de interfaces van bibliotheekcatalogi geleidelijk over van terminals naar webbrowsers, en zouden na verloop van tijd links naar online bronnen, boekomslagen, en andere functies die gericht zijn op het verbeteren van de interface bevatten. De onderliggende zoektechnologie in de meeste bibliotheekcatalogussystemen ging echter niet veel verder dan de systemen die in de jaren tachtig werden ontwikkeld.

Tegzelfdertijd begonnen organisaties buiten de bibliotheken meer geavanceerde informatiezoeksystemen te ontwikkelen. Webzoekmachines zoals Google en populaire e-commerce websites zoals Amazon.com boden eenvoudigere, maar krachtigere systemen op basis van probabilistische en vectorgebaseerde zoekopdrachten.

Naarmate bibliotheekgebruikers meer en meer gewend raakten aan deze sites en zoekmachines, raakten ze steeds ontevredener over de moeilijke en soms geheimzinnige zoekmechanismen van oudere bibliotheekcatalogussystemen. Dit heeft op zijn beurt weer geleid tot felle kritiek op deze systemen binnen de bibliotheekgemeenschap zelf, en de laatste jaren tot de ontwikkeling van nieuwere (vaak aangeduid als ‘next-generation’) catalogi.

Next-generation catalogs

De nieuwste generatie bibliotheekcatalogussystemen onderscheidt zich van vroegere OPAC’s door het gebruik van meer geavanceerde zoektechnologieën, in het bijzonder faceted search en functies gericht op meer interactie en participatie van de gebruiker met het systeem, waaronder tagging, reviewing en RSS-feeds.

Zij zijn meestal, hoewel niet altijd, onafhankelijk van het geïntegreerde bibliotheeksysteem, met modules of stuurprogramma’s die de synchronisatie van gegevens tussen de twee systemen mogelijk maken. Terwijl oudere online catalogussystemen bijna uitsluitend werden gebouwd door ILS-verkopers, wenden bibliotheken zich steeds vaker tot catalogussystemen van de volgende generatie die worden gebouwd door enterprise search-bedrijven en open source-projecten onder leiding van bibliotheken zelf.

Uniecatalogi

Hoewel bibliotheekcatalogi doorgaans het bezit van één bibliotheek weerspiegelen, kunnen ze ook het bezit van een groep of consortium van bibliotheken bevatten. Deze systemen, die uniecatalogi worden genoemd, zijn meestal bedoeld om het lenen van boeken en andere materialen tussen de aangesloten instellingen via interbibliothecair leenverkeer te vergemakkelijken. De grootste uniecatalogus is WorldCat, waarin de bestanden van meer dan 10.000 bibliotheken wereldwijd zijn opgenomen.

Gerelateerde systemen

Er zijn een aantal systemen die veel gemeen hebben met bibliotheekcatalogi, maar die er van oudsher van worden onderscheiden. Bibliotheken gebruiken deze systemen om te zoeken naar items die traditioneel niet in een bibliotheekcatalogus zijn opgenomen, met name tijdschrift- en krantenartikelen en gedigitaliseerde materialen.

Hieronder vallen bibliografische databanken, zoals Medline, ERIC, PsycINFO en vele andere, die doorgaans tijdschriftartikelen en andere onderzoeksgegevens indexeren. Er zijn ook een aantal toepassingen voor het beheer van documenten, foto’s en andere gedigitaliseerde of oorspronkelijk digitale multimedia-elementen. Vooral in academische bibliotheken helpen deze systemen (vaak digitale bibliotheeksystemen of institutionele opslagsystemen genoemd) bij het digitaliseren van archiefmateriaal of het archiveren van werken die door docenten en studenten zijn gemaakt.

Bibliotheekcomputersysteem

Een bibliotheekcomputersysteem is de software die wordt gebruikt voor het catalogiseren, het bijhouden van de circulatie (indien van toepassing) en het inventariseren van de activa van een bibliotheek. Het is bedoeld voor collecties thuis, in kerken, particuliere ondernemingen of andere kleine tot middelgrote collecties. Grotere bibliotheken zullen doorgaans een geïntegreerd bibliotheeksysteem gebruiken voor het beheer van de meer complexe activiteiten zoals aankopen en het referentie-interview.

Softwarecriteria

Gedistribueerde software vs. webdienst

Bibliotheekcomputersystemen kunnen in twee vormen worden aangeboden: software die met een eeuwigdurende licentie wordt aangeschaft of als abonnementsdienst wordt aangeschaft. Bij gedistribueerde software kan de klant ervoor kiezen het systeem zelf te installeren of het door de leverancier op zijn eigen hardware te laten installeren en is hij verantwoordelijk voor de werking en het onderhoud van de toepassing en de gegevens of kan hij ervoor kiezen door de leverancier te worden ondersteund met een jaarlijks onderhoudscontract. Sommige verkopers brengen upgrades van de software in rekening, andere niet. Klanten die zich abonneren op een gehoste dienst uploaden gegevens naar de externe server van de leverancier via het internet en kunnen een periodieke vergoeding betalen voor toegang tot hun gegevens.

Gegevensinvoerhulp op basis van ISBN

Vele toepassingen kunnen een groot deel van de handmatige gegevensinvoer verminderen door het vullen van gegevensvelden op basis van het ingevoerde ISBN met behulp van MARC-normen technologie via het internet.

Barcode scannen en afdrukken

Met de meeste software kunnen gebruikers een deel van de handmatige invoer elimineren door gebruik te maken van een barcodescanner. Maar sommige software is ontworpen, of kan worden uitgebreid met een extra module, om scanner functionaliteit te integreren. Hoewel de meeste softwareleveranciers een of andere vorm van scannerintegratie bieden, zullen niet alle etiketten met streepjescodes afdrukken.

Voorbeelden

Open-source

Evergreen

Evergreen is een open-source, consortium-kwaliteit Integrated Library System (ILS), oorspronkelijk ontwikkeld door de Georgia Public Library Service voor PINES (Public Information Network for Electronic Services), een statewide direct-lending consortium met meer dan 270 aangesloten bibliotheken.

De ontwikkeling van Evergreen begon in 2004, toen GPLS vaststelde dat geen beschikbare ILS-software aan de behoeften van PINES kon voldoen. Evergreen 1.0 ging live in september 2006.

Het Evergreen ILS wordt wereldwijd gebruikt. Naast PINES zijn er organisaties met live Evergreen implementaties zoals SITKA, een bibliotheekconsortium in Brits Columbia; het Indiana Open Source ILS Initiative; het Michigan Library Consortium; maar ook kleinere bibliotheken zoals Kent County Public Library in Maryland en Marshall Public Library in Marshall, Missouri. Andere organisaties die zich inzetten voor Evergreen zijn onder andere Project Conifer in Ontario, Canada.

De oorspronkelijke kernontwikkelaars van Evergreen hebben een commercieel bedrijf rond de software opgericht, Equinox Software, dat ondersteuning op maat, ontwikkeling, migratie, training en consultatie voor Evergreen levert.

Koha

Koha is een geïntegreerd bibliotheeksysteem (ILS) en was het eerste open source ILS. Koha werd in 1999 ontwikkeld door Katipo Communications voor de Horowhenua Library Trust in Nieuw-Zeeland. De eerste installatie ging live in januari 2000.

PMB

PMB (PhpMyBibli) is een volledig open source geïntegreerd bibliotheeksysteem. Het project is gestart door François Lemarchand in oktober 2002, directeur van de Openbare Bibliotheek van Agneaux; het wordt nu onderhouden door PMB Services (een Frans bedrijf).

NewGenLib

NewGenLib is een geïntegreerd bibliotheekbeheersysteem ontwikkeld door Verus Solutions Pvt Ltd en het Kesavan Institute of Information and Knowledge Management in Hyderabad, India. NewGenLib versie 1.0 werd uitgebracht in maart 2005. Op 9 januari 2008 werd NewGenLib door Verus Solutions uitgeroepen tot Open Source Software onder de GNU GPL Licentie.

Proprietary

• Dynix van SirsiDynix
• Horizon van SirsiDynix
• Symphony van SirsiDynix
• Talis (UK en Ierland)
• Unicorn van SirsiDynix
• Voyager van Ex Libris, voorheen van Endeavor
• Millenium van Innovative Interfaces, Inc.
• Virtua van VTLS
• ILMU van Paradigm Systems en Universiti Teknologi MARA (UiTM)

Zie ook

• Informatiewetenschap
• Bibliotheek
• Bibliotheekwetenschap
• Open bron
• Zoekmachine

Noten

• Antelman, Kristen, Emily Lynema, and Andrew K Pace. 2006. “Toward a Twenty-First Century Library Catalog,” Informatietechnologie & Bibliotheken 25(3): 128-139.
• Belser, Karl A. 1999. “Integrated Library System Software for Smaller Libraries Part 2., School, Academic and Public Libraries. Library Technology Reports. 35(4): 365.
• Borgman, Christine. 1996. “Why are Online Catalogs Still Hard to Use?” Journal of the American Society for Information Science 47(7): 493-503.
• Breeding, Marshall. 2005. “De systeembibliothecaris: Re-Integrating the ‘Integrated’ Library System.” Computers in Libraries. 25(1): 28-30.
• Fenner, Audrey. Integrating Print and Digital Resources in Library Collections. Binghamton, NY: Haworth Information Press, 2006. ISBN 9780789028341
• Karetzky, Stephen.1998. “Choosing an Automated System.” Library Journal. 123(11): 42-44.
• McGrory, Margaret, Margaret Williams, Karen Taylor, and Barbara Freeze. 2007. “The Impact of the Integrated Digital Library System on the CNIB Library.” Library Trends. 55(4): 994-1045.
• Moen, William E., and Charles R. McClure. Shared Integrated Library System Cost Study Eindrapport Narrative. Madison, WI: Staat Wisconsin, Departement van Openbare Instructie, 2006. Op 11 januari 2009 ontleend.
• Rubin, Richard E. Foundations of Library and Information Science. New York: Neal-Schuman Publishers, Inc., 2004. ISBN 9781555704926
• Ryan, T. 2004. “Turning Patrons into Partners When Choosing an Integrated Library System.” Computers in Libraries, 24: 6-9.
• Salter, A. A. 2003. “Geïntegreerde bibliotheeksysteemsoftware voor kleinere bibliotheken,” Library Technology Reports. 39: ALL.
• Vaughan, J. 2004. “Het geïntegreerde online bibliotheeksysteem van een bibliotheek: Assessment and New Hardware Implementation.” Information Technology and LIbraries. 23: 50-57.

Alle links opgehaald 3 maart 2018.

• Een historisch overzicht van de belangrijkste ILS-leveranciers
• MARC Records, Systems and Tools – Network Development and MARC Standards Office, Library of Congress
• Florida Academic Library Services Cooperative
• Cybrarian – Webbased Integrated Library Management Software gebaseerd op SaaS model
• Evergreen project website
• Koha Website
• NewGenLib – bij Verus Solutions