Mensen met schoolgaande kinderen zijn meestal vertrouwd met brieven van toestemming gevraagd door een school, zodat hun kind kan gaan op een schoolreisje. Andere verzoeken om toestemming worden gedaan in alledaagse situaties, zoals:

?Een ouder die toestemming geeft aan een oppas of verzorger om medische behandeling voor een kind toe te staan
?Een ouder die toestemming geeft aan een kind om naar het buitenland te reizen met een familielid of, in sommige omstandigheden, met een gescheiden ouder die niet de voogdij heeft
?Een bedrijf of individu dat toestemming vraagt voor het gebruik van materiaal waarop auteursrecht of handelsmerk rust

Tenzij de persoon die de brief met toestemming ontvangt om een specifieke opmaak of taal vraagt, is de keuze van de bewoordingen aan de persoon die de brief schrijft. Er zijn een paar tips die zullen helpen om een brief van toestemming effectiever te maken.

Adresseer de brief

Adresseer de brief door de volledige naam te gebruiken van de persoon, het bedrijf of de instantie met wie de persoon die toestemming krijgt te maken zal hebben. Wanneer deze informatie onbekend is, adresseer de brief dan:

Het doel van de brief vaststellen

Begin de brief met het uitleggen van het specifieke doel waarvoor toestemming wordt verleend. Bijvoorbeeld, als een ouder een babysitter toestemming geeft om medische zorg voor een kind te verlenen, moet de brief beginnen met het identificeren van de schrijver als de ouder van het kind en verklaren dat het doel is om de babysitter toestemming te geven om medische behandeling te krijgen. De precieze toestemming komt later in de brief.

Geef de toestemming

Het is belangrijk om duidelijk en ondubbelzinnig te zijn in de bewoordingen van het toestemmingsgedeelte van de brief. Een methode om dit te bereiken is het gebruik van de volledige namen van de persoon die toestemming geeft en de persoon aan wie toestemming wordt gegeven. Indien in de brief toestemming wordt gegeven voor de verzorging, medische behandeling of andere activiteit waarbij een kind is betrokken, dienen de volledige naam en de leeftijd van het kind te worden vermeld.

De volgende voorbeeldformulering zou voor sommige situaties kunnen werken: ?I (insert full name) give permission and consent to (full name of person to whom permission is given) to (identify the activity including the name of a child if appropriate).? Een persoon moet de formulering aanpassen aan het type toestemming dat wordt gegeven.

Teken en dateer de brief van toestemming

De wetten verschillen van staat tot staat met betrekking tot de formaliteiten voor het ondertekenen van brieven van toestemming. Sommige staten vereisen dat de brief notarieel wordt bekrachtigd of wordt getuigd, terwijl alleen een handtekening en de datum volstaan.