Een onophoudelijk rommelig kantoor kan een grote bron van stress zijn, en digitale rommel kan een vergelijkbaar effect hebben. Het bureaublad van uw computer is een van de eerste ruimten waarmee u werkt en een van de laatste dingen die u ziet als u klaar bent met uw werkdag. Als u dit virtuele oppervlak georganiseerd, netjes en functioneel houdt, kan dat een belangrijke stap zijn in de richting van verbetering van uw productiviteit en welzijn. Het kan echter intimiderend en tijdrovend zijn om het bureaublad van uw computer te organiseren zonder dat daar een systeem voor is. Als de taak te ontmoedigend voelt, u weinig tijd hebt, of u niet weet waar u moet beginnen, zijn hier enkele tips voor het opruimen van uw digitale werkruimte.
Schoon uw computerbureaublad snel en regelmatig aan
Met elke download kan uw bureaublad steeds meer een wirwar van foto’s, documenten en mappen worden. Een snelle en relatief pijnloze manier om orde op zaken te stellen is door bestanden automatisch alfabetisch of op datum te sorteren. (Klik met de rechtermuisknop op uw bureaublad en selecteer “sorteren op” op een Mac of klik op “weergeven” in het menu boven in de balk en selecteer “sorteren op” op een pc.)
Daarna kunt u proberen elke dag of zelfs elke week 10-15 minuten vrij te maken voor een snelle schoonmaak: verwijder alle oude bestanden die u elders hebt opgeslagen en groepeer een paar bestanden in een projectmap. U hoeft het niet allemaal in één keer te doen; probeer gewoon de gewoonte in te stellen om op routinebasis na uzelf op te ruimen.
Creëer een consistente bestandsstructuur
Als u alleen vertrouwt op het opruimen na uzelf, kan het een zware strijd zijn om uw bureaublad netjes te houden tussen alle andere dingen die u op een dag moet doen. Stel uzelf in op blijvend succes door een opslaginfrastructuur op te bouwen die voor u werkt.
Maak een mappensysteem op basis van projectnaam of bestandstype, afhankelijk van wat het meest geschikt is voor uw werk of onderzoek. Welke benadering u ook kiest, zorg ervoor dat u een standaard naamgevingsconventie kiest die het u gemakkelijk maakt snel door uw opgeslagen documenten te navigeren. Denk eraan dat dit systeem ook nog jaren (en vele projecten en zelfs computers) later zinvol voor u moet zijn. Deze mappen kunnen op uw harde schijf staan, in een programma voor bestandsdeling zoals Dropbox of Google Drive, of zelfs op uw bureaublad als u eraan denkt om er consequent een back-up van te maken.
Met uw bestandsstructuur op zijn plaats, kunt u uw bureaublad helemaal omzeilen; download gewoon alle nieuwe documenten naar hun aangewezen map, in plaats van automatisch op uw bureaublad.
Gebruik uw bureaublad om uw workflow te helpen
Hoewel u uw bureaublad zo netjes en ordelijk mogelijk wilt houden, is het mogelijk om uw computerbureaublad zo in te richten dat het een nuttig hulpmiddel voor uw workflow is. Met de meeste van uw projectbestanden opgeslagen in mappen, een schijf of de cloud, kan uw bureaublad dienen als de ruimte waar de bronnen voor een paar belangrijke open of lopende projecten gemakkelijk kunnen worden geraadpleegd.
Als u deze aanpak kunt combineren met een regelmatige praktijk van het sorteren en opslaan van uw bestanden aan het einde van de dag of week, kunt u ervoor zorgen dat uw bureaublad een nette en strategische ruimte is.
Gebruik uw taakbalk
Het grootste deel van onze bureaublad rommel heeft de neiging om bestandsdownloads te zijn, maar programmapictogrammen kunnen ook veel ruimte in beslag nemen. Als u uw meest gebruikte pictogrammen op uw taakbalk bewaart, hebt u ze letterlijk binnen handbereik, zonder dat u ze telkens hoeft te zoeken wanneer u een bepaald programma wilt openen.
Om een pictogram op uw taakbalk vast te zetten op een pc, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u “vastmaken aan taakbalk”. Op een Mac, gewoon slepen en neerzetten van het pictogram op uw dock.
Maak uw computer desktop mooi (wat dat betekent voor u)
Neem een les uit uw IRL desktop en erken dat esthetiek een verschil kan maken! Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar als u een mooie of betekenisvolle afbeelding kiest voor uw achtergrond, een waar u daadwerkelijk regelmatig naar wilt kijken, kan dit dienen als een kleine motivatie om uw bureaublad netjes te houden.
Om nog een stap verder te gaan, zou u kunnen proberen een gelijnde of gerasterde afbeelding als achtergrond in te stellen om te helpen de bestanden die daar terechtkomen te ordenen.
Fence it in
Digitale omheiningen groeperen uw bestanden op bepaalde delen van uw bureaublad op een manier die visueel toegankelijker is dan alles in mappen begraven en naadlozer dan gewoon een gerasterde achtergrond gebruiken.
De Stacks-functie, gratis beschikbaar op Macs met Mojave, groepeert automatisch uw inhoud op type, maar u kunt deze ook gebruiken om uw bestanden te ordenen op andere categorieën of aangepaste tags. Fences is een vergelijkbaar hulpprogramma voor pc’s waarmee je je hekken naar wens op je bureaublad kunt labelen en verplaatsen. Het is echter niet gratis; na een proefperiode van 30 dagen kost het $ 9,99.
Laat uw prullenbak een beetje zitten
Soms vermijden we de taak van het opruimen van ons computerbureaublad omdat we nerveus zijn over het verkeerd opbergen van iets belangrijks of per ongeluk iets wegdoen dat we uiteindelijk misschien nodig hebben. Als deze afwachtende houding een rol heeft gespeeld bij uw rommelige bureaublad, probeer dan een meer georganiseerd bewaarpatroon te ontwikkelen. Dit kan betekenen dat u een map “te archiveren” of “diversen” aanmaakt voor die bestanden waarvan u niet zeker bent of u ze nodig hebt. Maar als u dit doet, moet u het regelmatig controleren en opschonen.
Het in orde hebben en houden van uw bureaublad betekent dat het voor u moet werken. Het hoeft niet een overweldigende toevoeging aan uw lange to-do lijst of een extra last op uw dag. Het moet een naadloos onderdeel van uw dagelijkse routine zijn (of worden), zodat u zich kunt concentreren op uw leven en niet op uw rommel. En wees vooral lief voor uzelf; als uw bureaublad even rommelig moet blijven terwijl u zich op andere prioriteiten concentreert, laat het dan (en uzelf).