Bij het overbruggen van de kloof tussen het implementatieteam en de eindgebruikers zijn supergebruikers essentieel voor een succesvolle implementatie van een nieuwe bedrijfsbeheeroplossing zoals Microsoft Dynamics GP of Dynamics 365. Aangezien zij uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor de adoptie van de oplossing binnen uw organisatie, is hun rol van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat het systeem voldoet aan de verwachtingen van zowel het management als de eindgebruikers, en dat potentiële problemen worden geïdentificeerd en gecorrigeerd vóór de lancering.
De rol van de supergebruiker
Supergebruikers zijn de aangewezen resources binnen uw organisatie die leren hoe het nieuwe systeem werkt en die kennis overdragen aan eindgebruikers. Zij worden uw interne deskundigen op het gebied van het systeem en de implementatie ervan. Naarmate ze vertrouwd raken met de oplossing, zal een beroep op hen worden gedaan voor het testen en oplossen van problemen, evenals voor het identificeren van fouten en inefficiënte workflows. Zij zullen ook het implementatieteam helpen met correcties voordat de oplossing wordt gelanceerd en de uiteindelijke goedkeuring voor de oplevering geven.
Als zodanig moeten supergebruikers een stevig begrip hebben van de huidige situatie en van de doelstellingen van het project. Zij moeten een niveau van technische vaardigheid hebben dat hoog genoeg is om door het nieuwe systeem te navigeren, te leren hoe het werkt, en het aan anderen te leren na een opleiding van het implementatieteam te hebben ontvangen. Deze resources moeten dus de processen en workflows van de nieuwe oplossing volledig begrijpen. De adoptiegraad van gebruikers hangt sterk van hen af, omdat andere medewerkers van supergebruikers zullen leren hoe ze de functies van het nieuwe systeem moeten gebruiken en hoe ze deze optimaal kunnen benutten.
Wat maakt een goede supergebruiker?
Bij het kiezen van uw supergebruikers moet u op zoek gaan naar middelen met goede communicatie- en onderwijsvaardigheden. Aangezien zij van grote invloed zullen zijn op de vraag of de oplossing uiteindelijk door het team wordt geaccepteerd of verworpen, is leiderschap ook erg belangrijk, omdat eindgebruikers zich vaak kunnen verzetten tegen verandering of moeite hebben om nieuwe technologie te leren.
Daarnaast hebben supergebruikers de technische knowhow nodig die niet alleen nodig is om problemen en bugs goed te identificeren, maar ook om hun belang aan het implementatieteam over te brengen, zodat zij ze in volgorde van prioriteit kunnen corrigeren. Ze moeten ook in staat zijn om elke niet-technische kwestie, verzoek of zorg van het team aan te pakken en te escaleren naar de juiste managers of de leverancier.
Kortom, supergebruikers zijn van cruciaal belang voor elk implementatieproject, omdat ze van cruciaal belang zijn bij het identificeren van problemen en het oplossen ervan, evenals het openhouden van communicatiekanalen tussen het projectmanagementteam en de eindgebruikers. Zij zorgen ervoor dat de oplossing bij de lancering aan de verwachtingen voldoet en dat de eindgebruikers begrijpen hoe ze de oplossing moeten gebruiken en hoe ze er voordeel uit zullen halen. Het aanwijzen van supergebruikers met goede technische vaardigheden, leiderschap en een positieve benadering zal wonderen doen in het verzekeren dat uw implementatieproject succesvol is.