We vervolgen onze SAP MM training cursus en deze tutorial zal een introductie en gedetailleerd overzicht geven van een van de meest fundamentele processen in inkoop en in SAP MM module: SAP Procure to Pay Proces. Dit proces is ook bekend als een extern inkoopproces.

SAP Procure to Pay proces is nodig wanneer we materialen / diensten moeten kopen van een externe leverancier voor ons bedrijf. Dit proces omvat alle zakelijke taken die beginnen met een inkoopaanvraag (PR) en eindigen met de betaling aan de leverancier.

De gebeurtenissen die de start van dit proces bepalen zijn gerelateerd aan:

• Material requirement planning (MRP) van Warehouse Management om te zorgen voor een minimale materiaalvoorraad en gereedschappen hoeveelheden in het magazijn.
• Plannen voor materialen, gereedschappen, externe middelen en diensten voor het onderhoud van de fabriek om alle middelen aan te schaffen die nodig zijn om het onderhoud van de fabriek goed uit te voeren.
• Andere inkoopbehoeften afkomstig van afdelingen van een bedrijf.

Om het proces te starten, is het nodig een inkoopaanvraag (Purchase Requisition, PR) te maken, een document waarmee mensen die in verschillende afdelingen van een bedrijf werken, kunnen aangeven welke goederen of middelen moeten worden aangeschaft. Het proces eindigt wanneer de betaling aan de leverancier is geboekt. Hier volgt een grafisch overzicht van het externe inkoopproces in SAP:

Overzicht van SAP Procure to Pay Proces

De inkoopafdeling kan aan de inkoopbehoeften van andere afdelingen van een bedrijf voldoen door het afgeven van:

• Een inkooporder: in dit geval is eerst een RFQ-proces (Request for Quotation) nodig.
• Een Open Contract: in dit geval wordt, naast het RFQ-proces, de inkooptaak afgerond door middel van de inkooporder die naar het Open Contract wordt verwezen.

Het RFQ-proces wordt altijd door de inkoopafdeling uitgevoerd voordat een contract wordt afgegeven. Gewoonlijk is het uiteindelijke doel van deze fase de selectie van een leverancier uit verscheidene leveranciers, met betrekking tot de aan te kopen goederen of diensten.

Met een goederenontvangst kan het magazijn van de afdeling die de aankopen heeft bevolen, de ontvangen hoeveelheid goederen certificeren, terwijl met een dienstenontvangst de aanvaarding van diensten kan worden bevestigd. Beide taken worden alleen uitgevoerd in relatie tot een Inkooporder/Contract Release Order.

Het volgende sub-proces, met de naam Invoice Handling, bevat de taken om de factuur aan de Contract Release Order of de Inkooporder te koppelen. Het bevat ook de taken die nodig zijn om de factuurgegevens te controleren met de gegevens van de Contract Release Order of de Inkooporder, zoals de hoeveelheid en de waarden per positie.

De laatste taak heeft betrekking op het vastleggen van de betaling van een leverancier.

Transacties in SAP Procure to Pay-proces

SAP procure to pay-proces maakt gebruik van de volgende transacties en documenten in SAP ERP.

Purchase Requisition

Purchase requisition is een intern document dat wordt uitgegeven/gemaakt wanneer de goederen (voorraad/niet-voorraad) en/of diensten nodig zijn. Er kunnen verschillende soorten documenten worden gebruikt. Het SAP-systeem controleert automatisch verschillende parameters zoals de beschikbaarheid van het budget en vereist een goedkeuringsworkflow voor de aanvraag, hoofdzakelijk op basis van de waarde en de interne delegatie van bevoegdheden, alsmede andere technische parameters (zoals artikelcategorie of inkoopgroep). De in het systeem aangemaakte vordering kan zo nodig ook worden herzien.

Hoe roept u deze transactie op

• SAP Transactiecode: ME51N
• Menu: Logistiek -> Materiaalbeheer -> Inkoop -> Inkoopaanvraag -> Maken

Vraag om prijsopgave (RFQ)

RFQ is nodig wanneer u uw leverancier niet kent en van verschillende leveranciers prijsopgaven voor een materiaal/dienst nodig hebt. Het is het complete proces dat in gang wordt gezet zodra een inkoopaanvraag is ontvangen. De inkooporders kunnen worden gegroepeerd in hetzelfde RFQ-proces. Zodra de offertes van uw leveranciers zijn ontvangen, houdt u de gegevens bij in het SAP-systeem en verandert u het RFQ-document in een offerte.

Hoe roept u deze transactie op

• SAP Transactiecode: ME41
• Menu: Logistiek -> Materiaalbeheer -> Inkoop -> RFQ/offerte -> Offerteaanvraag -> Maken

Open contract

Open contract is een algemene overeenkomst met de verkoper voor een bepaalde geldigheidsduur met overeengekomen prijslijst. Met verwijzing naar hetzelfde contract kunnen meerdere Contract Release Orders worden gegenereerd totdat het contract is verlopen of de uitstaande waarde beschikbaar is.

Hoe roept u deze transactie op

• SAP Transactiecode: ME31K
• Menu: Logistiek -> Materiaalbeheer -> Inkoop -> Hoofdlijnen Overeenkomst -> Contract -.>Maken

Inkooporder

Inkooporder is een overeengekomen officieel document van de klant aan de verkoper voor de intentie van de klant om een/meerdere materialen te kopen of te ontvangen met overeengekomen prijzen, doorlooptijden/leveringsdata, hoeveelheden en specificaties. De budgettaire vastlegging wordt automatisch aangemaakt. Toleranties voor goederen en ongeplande diensten kunnen worden voorzien.

Hoe deze transactie op te roepen

• SAP Transactiecode: ME21N
• Menu: Logistiek -> Materiaalbeheer -> Inkoop -> Inkooporder -> Aanmaken ->> ME21N – Vendor/Supplying Plant Known

Contract Release Order

Contract Release Order is een overeengekomen en officieel document van de klant aan de leverancier met betrekking tot de intentie van de klant om een/meerdere materialen te kopen of te ontvangen met overeengekomen prijzen, doorlooptijden/leveringsdata, hoeveelheden en specificaties en het wordt aangemaakt met verwijzing naar een Open Contract. De budgettaire vastlegging wordt automatisch aangemaakt. Toleranties voor goederen en niet-geplande diensten kunnen worden voorzien.

Hoe deze transactie op te roepen

• SAP Transactiecode: ME21N
• Menu: Logistiek -> Materiaalbeheer -> Inkoop -> Inkooporder -> ME21N aanmaken – Vendor/Supplying Plant Known

Goods Receipt

Goods Receipt is de stap in de inkoopcyclus waarbij de goederen die via een inkooporder/contract Release Order zijn besteld, door het bedrijf worden ontvangen en worden gecontroleerd op de vereiste kwaliteit/hoeveelheid. Indien de kwaliteit van de goederen aan de vereiste criteria voldoet, wordt een goederenontvangsttransactie in het SAP-systeem geboekt met verwijzing naar de inkooporder/contractvrijgaveorder. Deze transactie heeft het dubbele effect van het veranderen van de voorraad hoeveelheid (voor ingevoerde materialen) en tegelijkertijd wordt de boeking in de financiële module ook doorgegeven voor het debiteren van de voorraad tegen de schulden aan de leverancier.

Hoe deze transactie op te roepen

• SAP Transactie Code: MIGO
• Menu: Logistiek -> Materiaalbeheer -> Voorraadbeheer -> Goederenbeweging -> MIGO

Invoer van diensten

Met de invoer van diensten wordt bevestigd dat de gevraagde diensten van de inkooporder/contractvrijgaveorder daadwerkelijk zijn geleverd/afgegeven. Een bevestiging met de vereiste parameters wordt ingevoerd op het service entry blad dat vervolgens via een workflow naar de vereiste niveaus wordt gerouteerd voor bevestiging en de uiteindelijke goedkeuring.

Hoe roept u deze transactie op

• SAP Transactie Code: ML81N
• Menu: Logistiek -> Materiaalbeheer -> Service Entry Sheet -> ML81N Onderhouden

Invoice Handling

Het proces wordt gestart wanneer een ontvangen leveranciersfactuur voor de aankopen in het SAP-systeem moet worden ingevoerd. De aanvankelijk ingevoerde factuur wordt geacht in de “geparkeerde” status te verkeren, hetgeen betekent dat geen financiële boeking of boeking heeft plaatsgevonden en dat de factuurgegevens in het systeem aanwezig zijn voor registratie en verdere goedkeuringen. In dit stadium wordt een “3-wegscontrole” in het standaard SAP-systeem gestart, waarbij de ontvangen factuur automatisch wordt gecontroleerd ten opzichte van de referentie-inkooporder en het goederenontvangstdocument voor de juistheid van prijs/hoeveelheid. Elke afwijking die hier wordt vastgesteld, kan worden gecorrigeerd voor varianties en betwiste bedragen. De factuur kan in de status “geblokkeerd voor betaling” worden geplaatst. Zodra de factuur is goedgekeurd via de gedefinieerde workflow in het SAP-systeem, kan de factuur daadwerkelijk worden geboekt. Dit wordt meestal gedaan door de verantwoordelijke persoon op de afdeling Accounts Payables van een bedrijf. Het proces overlapt meestal gezamenlijke functionaliteit in de MM en FI modules.

Hoe deze transactie te noemen

• SAP Transactie Code: MIRO/MIR7
• Menu: Logistiek -> Materiaalbeheer -> Logistiek Factuurverificatie -> MIRO/MIR7 Factuur invoeren

Betaling

Als de factuur via de workflow is goedgekeurd, is de laatste stap in de inkoopcyclus de betaling aan de leverancier. Dit gebeurt door het invoeren van een transactie in het SAP-systeem, de zogenaamde “Automatic Payment Run”, die gewoonlijk periodiek wordt getriggerd op basis van de betalingstermijnen / vervaldata zoals vermeld in de inkooporder. Het resultaat van de betalingsrun kan een cheque zijn die via SAP wordt afgedrukt voor de beoogde leveranciers of de resultaten van de betalingsrun kunnen worden geëxporteerd naar externe systemen voor online bankportaal via welke de leveranciersbetalingen elektronisch worden overgemaakt.

–

Was u tevreden met deze SAP MM tutorial? Hebt u vragen of opmerkingen? We horen graag uw feedback in het commentaarveld hieronder. Het zou ons enorm helpen, en hopelijk is het iets dat we voor u kunnen aanpakken bij het verbeteren van onze gratis SAP MM-tutorials.