Wat is een werkaanvraag?

Een werkaanvraag is een formeel document (digitaal of op papier) waarin onderhoudswerkzaamheden worden beschreven die moeten worden uitgevoerd. Een werkaanvraag is de identificatie van werk dat nodig is, uitgegeven door de klant aan de onderhoudsafdeling.

Overzicht

Op de onderhoudsafdeling werken mensen die bedreven zijn in het onderhoud van faciliteiten, terreinen, apparatuur, voertuigen en andere activa. Zij zijn de verzorgers van onroerend goed en, als gevolg daarvan, ondersteunen een verscheidenheid van behoeften van de klant. Deze behoeften kunnen al snel bovenop de reguliere, geplande werkzaamheden komen, zoals routinematige schoonmaak en preventief onderhoud. Om alle taken te beheren en te valideren, moet onderhoud werken met een duidelijke workflow.

5 hoofdelementen voor een werkaanvraag:

1. Vrager: een individuele persoon of afdeling
2. Issue: dit kunnen lekkende kranen zijn, timmerwerkzaamheden, sneeuwruimen, landschapsarchitectuur, vernieuwing van de binnenverlichting, vervanging van gereedschappen en reparatie van voertuigen
3. Prioriteit: laag, gemiddeld, of hoog; vervaldata moeten worden vermeld indien bekend
4. Locatie: specifiek gebied in faciliteit en specifieke fabriek als er meerdere zijn
5. Budget: belangrijk voor werkplanning en onderhandelingen, boekhouding en financiële administratie, en goedkeuring door het management

Hoe gedetailleerder een werkaanvraag, hoe beter. Gedetailleerde werkaanvragen helpen onderhoudssupervisors en managers om een werkaanvraag sneller om te zetten in een werkorder.

3 soorten werkaanvragen

Werkaanvragen kunnen op verschillende manieren worden geclassificeerd, afhankelijk van het type industrie, de grootte van het bedrijf en de grootte van het onderhoudsteam. Hieronder worden enkele verschillende soorten onderhoudsverzoeken opgesomd.

Naar type aanvrager

• Verzoek van huurder: HVAC werkt niet meer, lopend toilet, reparatie gipsplaten
• Verzoek van operator: machine werkt niet meer, hoge uitval, vloeistoflekkage
• Verzoek van werknemer: verplaatsing meubilair, vervanging kantoorverlichting, reparatie tapijt

Naar type vestiging

• Verzoek van school: toiletten, klaslokalen, laboratoria onderhoud
• Vraag park: grasmat, groenvoorziening, reparatie borden
• Industrieel verzoek: hoogovens, boilers, onderhoud voedseltransportbanden

Naar soort prioriteit

• Discretionair (belangrijk maar niet verplicht): verven van kantoren, verplaatsen van meubilair, opwaardering van cabines
• Niet-discretionair (verplicht)
  • Noodgeval (in verband met de bescherming van levens of het voorkomen van verlies van kostbare activa): morsen van chemicaliën, stroomstoringen, verwijderen van ijs van looppaden
  • Dringend (in verband met de tijdigheid van de benodigde werkzaamheden): herstel van warm water in een toilet, reparatie van airconditioning, laten lopen van urinoirs
  • Routinematig: preventieve onderhoudswerkzaamheden, routinematige schoonmaak, grasmaaien
  • Niet-routinematig: naast nood- en spoedwerkzaamheden vallen hieronder ook geplande speciale projecten

Voorbeeld van een werkaanvraag

Door middel van UpKeep’s CMMS software dient de productiemanager van Voedselverpakker ABC een werkaanvraag in bij hun onderhoudsteam met de volgende details:

• Werkaanvraag Titel: Installeer nieuwe voedselverpakkingslijn
• Details: Nieuwe verpakkingslijn is geleverd met 12 pallets. Ze moeten worden geïnstalleerd in dezelfde verwerkingsruimte als 8 andere lijnen. We lopen een maand achter op dit project en hebben extra capaciteit nodig om aan de eisen van de klant te voldoen. Streef ernaar de montage een week na ontvangst van dit verzoek te voltooien. Het resterende projectbudget is $3.000.
• Prioriteit: Hoog

In dit voorbeeld staat de productiemanager onder druk om de nieuwe verpakkingslijn van het bedrijf binnen een week in bedrijf te krijgen. Het werkverzoek wordt ingediend bij onderhoud met het doel het om te zetten in een werkorder. Bepaalde parameters zijn opgenomen in de details en die moeten worden overwogen door onderhoud voordat wordt overgegaan naar de volgende stap van de workflow.

De werkaanvraag stelt de onderhoudsafdeling in staat om de volgende vragen te stellen:

• Kunnen we het werk binnen de gevraagde tijdlijn uitvoeren?
• Krijgen we intern de middelen om de aanvraag te voltooien?
• Als we de interne middelen niet hebben, is het resterende budget dan voldoende om de uitbestedingskosten te dekken?
• Beschikken we over de montage-instructies?
• Als we het werk niet binnen de gevraagde tijd kunnen voltooien, wanneer kunnen we het dan wel doen?

In dit scenario kan het type verzoek worden beschouwd als een niet-routinematig verzoek, omdat het om een speciaal project gaat. Dat gezegd hebbende, is het waarschijnlijk dat het werkverzoek zal worden omgezet in een werkorder en de rest van de stappen in de workflow zullen volgen.

Hoe werkverzoeken het onderhoud verbeteren

In plaats van dat alles wordt omgezet in een werkorder, dienen werkverzoeken als een “regulator” tussen gewenst werk en toegewezen werk. Alles moet door een filter, of dat nu de supervisor, manager of iemand anders is. Het verbetert de prioritering en organisatie.

In ons voorbeeld met Food Packer ABC, is het specifieke voordeel voor onderhoud dat de verwachtingen duidelijk worden gemaakt in de details sectie van de werkorder. Deze komen in de vorm van de reden voor de urgentie, gewenste voltooiing tijdlijn, en toegewezen budget. Als aan alle parameters kan worden voldaan, zal de toegewezen onderhoudspersoon de werkaanvraag goedkeuren en omzetten in een werkorder. Als niet aan alle parameters kan worden voldaan, dan zal de toegewezen onderhoudspersoon met de aanvrager moeten communiceren wat haalbaar is.