Wilt u weten wat vertrouwelijkheid echt betekent in HR? Human Resources beoefenaars online krijgen vaak e-mails van werknemers die zeggen: “Ik had een probleem, dus ging ik naar HR. Ik vertelde het aan HR, en zij vertelden het aan mijn baas, en nu is mijn baas boos op me. Is HR niet verplicht om alles vertrouwelijk te houden?”
Wanneer HR actie moet ondernemen
Het is gemakkelijk te begrijpen hoe mensen kunnen denken dat HR niet vertrouwelijk is. HR behandelt veel informatie die vertrouwelijk zou moeten zijn. Ze houden zich bijvoorbeeld bezig met ziektekostenverzekeringen (hoewel ze niet onder de HIPAA-regels vallen, behalve in gevallen waarin bedrijven zelf verzekerd zijn), ze behandelen salarissen en nemen disciplinaire maatregelen tegen werknemers op.
Een werkgever zou een HR-medewerker ontslaan als deze informatie over een van deze onderwerpen zou delen zonder toestemming en zonder goede reden. Maar hoe zit het met andere zaken die een werknemer aan HR kan voorleggen?
Sommige zaken moeten door HR-personeel worden afgehandeld, en dat betekent dat ze uw informatie niet vertrouwelijk kunnen houden. Geschokt? Dat hoeft niet. Hier volgen een aantal zaken waar HR actie op moet ondernemen.
Seksuele intimidatie
Als u een klacht indient dat uw baas, collega of zelfs een verkoper u seksueel heeft geïntimideerd, moet de HR-afdeling in actie komen. Als zij uw klacht negeren, wordt het bedrijf wettelijk aansprakelijk gesteld voor de daden van de intimidant. Dit geldt zelfs als u zegt: “Ik wil niet dat u iets doet, ik wil alleen dat u op de hoogte bent”. Wettelijk gezien moet HR handelen of het kan worden beschouwd als nonfeasance.
Hoe veel mensen betrokken zullen raken, hangt af van het type claim dat de werknemer heeft ingediend. Als u bijvoorbeeld beweert dat Jim porno op zijn computer bekijkt en u zich daardoor ongemakkelijk voelt, dan kan de HR-medewerker het probleem gemakkelijk aanpakken. Hij of zij kan de telefoon pakken, de IT-afdeling bellen en vragen om de computergeschiedenis van Jim te bekijken. In een paar minuten kan HR Jim oppakken, en niemand hoeft te weten dat je een klacht hebt ingediend.
Maar wat als je klacht is dat Jim ongepaste toenaderingen tot je heeft gedaan? HR moet dat onderzoeken, en dat houdt in dat ze met mensen moeten praten. Ze zullen met Jim spreken. Ze zullen met andere mogelijke getuigen spreken, en nadat ze de informatie hebben verzameld, zullen ze een beslissing nemen, meestal in samenwerking met een arbeidsrechtadvocaat.
Velen denken dat een klacht voldoende is om de persoon in kwestie te straffen, maar dat is niet zo. Het bedrijf moet altijd een grondig onderzoek instellen en daarbij een neutrale positie innemen. Dit betekent dat ze er niet automatisch van uitgaan dat u een slachtoffer bent.
Dit is een goede zaak. U wilt dat ze tot de waarheid komen. Denk eraan, net zoals u iemand anders kunt beschuldigen, kan iemand anders u beschuldigen. U wilt toch niet dat HR uw aanklager zomaar gelooft en actie onderneemt zonder een onpartijdig en grondig onderzoek?
Hoewel HR er alles aan doet om zo weinig mogelijk mensen bij dit soort onderzoek te betrekken, is het onmogelijk om het helemaal stil te houden. Sommige mensen zullen ervan moeten weten.
Andere vorderingen wegens discriminatie
Als u beweert dat uw baas gemeen tegen u is vanwege uw ras, zal HR een onderzoek instellen dat vergelijkbaar is met een vordering wegens seksuele intimidatie. Het is onmogelijk om dit helemaal stil te houden. Maar wat als je beweert dat je minder betaald krijgt vanwege je ras?
Soms kan de HR-medewerker een claim van beloningsdiscriminatie op grond van ras of geslacht onderzoeken door simpelweg in zijn database te kijken. Zo kunnen zij vaststellen dat uw salaris overeenkomt met dat van anderen op uw niveau en met uw ervaring, en dat er dus geen sprake is van loondiscriminatie. Zaak gesloten, niemand anders hoeft het te weten.
Maar wat als je gewoon weet dat je, ook al is je salaris hetzelfde als dat van je collega’s, niet de opdrachten krijgt die je voorbereiden op promotie? Dan moet je je zaak bepleiten, en dan zal HR een onderzoek instellen – en weer zullen mensen, inclusief je manager, ervan op de hoogte zijn.
Algemene klachten
Hier kan de situatie onduidelijk worden. U denkt misschien dat uw HR-medewerker slechts een klankbord is, maar vervolgens gaat hij direct naar uw manager en meldt wat u hebt gezegd. Wat is er zojuist gebeurd? Allereerst moet uw HR-persoon u heel duidelijk maken wat hij wel en niet zal delen buiten uw vergadering met gesloten deuren.
U moet ook duidelijk maken wat uw verwachtingen zijn. Zeg bijvoorbeeld: “Ik zou graag wat tips willen over hoe ik beter met mijn baas kan opschieten, maar ik zou niet willen dat u met hem praat. Is dat goed?” Ze moeten ja of nee zeggen, en dan kun je verdergaan, maar met het volle begrip dat je HR-manager ermee heeft ingestemd niet naar je baas te gaan om verslag uit te brengen.
Bedenk dat als een van de kwesties waar je mee worstelt te maken heeft met je manager die de wet overtreedt (seksuele intimidatie, stelen, effectenfraude), de HR-persoon moet handelen. Zelfs als ze je aan het begin van het gesprek hebben gezegd dat ze dat niet zouden doen, kan de aard van je klachten ertoe leiden dat ze moeten ingrijpen.
Als je klacht is dat je collega altijd te laat is en nooit wordt gestraft, wat wil je dan dat de HR-medewerker daaraan doet? Wilt u dat ze met uw manager gaan praten? Met je collega praten? Alleen maar luisteren naar uw uitlatingen? Beslis wat je wilt voordat je naar binnen gaat.
Bedenk dat een HR-medewerker niet hetzelfde is als je vakbondsvertegenwoordiger. Ze zijn er om het bedrijf te helpen. Natuurlijk is de beste manier om het bedrijf te helpen ervoor te zorgen dat werknemers goed worden behandeld, maar dat betekent soms dat je met je klacht naar een manager moet gaan, of dat je je klacht moet negeren.
Frankly, het is niet jouw probleem dat je collega te laat komt, tenzij het van invloed is op je werkdruk. Uw HR-manager kan u daaraan herinneren. Als je te veel klaagt over dingen die niet jouw probleem zijn, motiveer je je HR-manager misschien om naar je baas te gaan en je baas te laten weten dat je een probleemwerknemer bent. Vertrouw erop dat dit geen reputatie is die u wilt verwerven.
Algemeen advies
Uw HR-manager houdt uw salaris geheim voor uw collega’s (tenzij u in een kantoor werkt waar salarissen openbaar zijn), moet uw medische problemen vertrouwelijk houden, en moet zijn best doen om delicate situaties zo dichtbij mogelijk te houden – met alleen degenen die het moeten weten.
Maar, u moet er niet op rekenen dat uw HR-manager optreedt als uw priester of uw advocaat. Zij zullen het bedrijf beschermen. Ze zijn niet echt verplicht om iets anders dan medische informatie stil te houden (als uw bedrijf onderworpen is aan HIPAA).
Merk op dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet gegarandeerd is voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de arbeidswetgeving en -regelgeving verschilt van staat tot staat en van land tot land. Vraag om juridische bijstand of om hulp van overheidsinstanties op staats-, federaal of internationaal niveau, om er zeker van te zijn dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.