U bent met uw bedrijfje begonnen om winst te maken. Nu u dat hebt gedaan, wilt u uw operatie misschien nog meer uitbreiden. In 2017 zei 40% van de kleine bedrijven dat het verbeteren van de klantervaring en -behoud hun topstrategie was om de omzetgroei te vergroten. Hoewel het misschien verrassend lijkt, kan het juiste debiteurenproces beide doen.

Wat is het debiteurenproces

Je hebt waarschijnlijk al eerder geld aan een vriend geleend als een “ik ben je iets schuldig” (IOU). In het bedrijfsleven, dit is in wezen wat debiteuren zijn. Ze zijn geld verschuldigd aan uw bedrijf dat klanten al hebben uitgegeven, op krediet.

De meeste van de tijd deze IOU transacties soepel verlopen, maar, zonder de juiste stappen in het debiteurenproces (AR proces), kunnen ze rommelig snel.

Hier volgen de stappen in het debiteurenproces die uw bedrijf kunnen helpen succesvol te zijn:

Stappen in het debiteurenproces

Het vaststellen van kredietpraktijken als onderdeel van uw AR-proces

Het verlengen van krediet is riskant. Om ervoor te zorgen dat u de hoogste kans hebt om te worden terugbetaald, wilt u een kredietcontrolesysteem opzetten als onderdeel van uw debiteurenproces. Zo kunt u het krediet van elke klant nagaan voordat ze van u lenen. U kunt dan klanten uitsluiten die u waarschijnlijk niet zullen betalen. Het is zo simpel als geen krediet aanbieden aan klanten met slecht krediet, en het is een cruciaal onderdeel van een AR-proces dat soepel verloopt.

Om uw kredietvoorwaarden met succes vast te stellen, moet u een paar taken voltooien. Enkele van de eerste stappen in het debiteurenproces omvatten:

• Beslissen over de hoeveelheid krediet die u aan elke klant wilt verlenen
• Keuze van de betalingstermijn voor uw klanten
• Beslissen of u vroegbetaalkortingen wilt aanbieden en wat die voorwaarden zouden
• Een boete voor te late betaling
• Ontdek eventuele andere voorwaarden die specifiek zijn voor uw kleine bedrijf en die u wilt opnemen

Als u eenmaal uw basiskredietvoorwaarden hebt vastgesteld, zult u ook willen overwegen:

• Hoe lang uw klant al bij uw bedrijf is. Misschien wilt u nieuwe klanten kortere betalingstermijnen bieden en oudere klanten langere termijnen. Het belonen van klanten die bij u zijn gebleven met langere betalingstermijnen kan de merkentrouw nog meer vergroten.
• De betalingsgeschiedenis van uw klanten. Voor klanten die altijd op tijd hebben betaald, wilt u misschien flexibeler zijn. Stel bijvoorbeeld dat een klant – die altijd op tijd heeft betaald – om langere betalingstermijnen vraagt. Omdat ze nog nooit een betaling hebben gemist, kunt u hun verzoek overwegen.
• Uw concurrenten. Als concurrenten in uw branche facturen sturen die binnen 20 dagen moeten worden betaald, dan wilt u misschien hetzelfde doen. Of, als je het je kunt veroorloven, overweeg dan een langere periode aan te bieden voor klanten om te betalen. Dit kan u een concurrentievoordeel opleveren.
• Uw cashflow. In bepaalde gevallen kunt u door uw termijnen te verkorten sneller geld terugkrijgen. Dit kan helpen uw cashflow te vergroten.

Hoewel deze overwegingen geweldig klinken, brandt er misschien een andere vraag in uw achterhoofd: Hoe controleert u het krediet van uw klant?

Volg deze stappen om de kredietscore van uw klant te controleren:

1. Verwerf een ondertekende machtiging van uw klant om een kredietcontrole uit te voeren.
2. Zorg ervoor dat u hun volledige wettelijke naam, geboortedatum en sofinummer hebt.
3. Gebruik Equifax, Experian, en TransUnion om online aanvraagformulieren in te dienen.

Invoicing Customers and the Accounts Receivable Business Process

Hoe u uw facturen behandelt, kan uw debiteurenproces helpen of remmen, en het komt allemaal neer op communicatie. Communicatie is de sleutel in elke relatie. Dit geldt ook voor de relatie die u hebt met uw klanten. Uw factuur dient als het primaire communicatieplatform tussen u en uw klant. Deze factuur communiceert uw transactievereisten rechtstreeks met hen. Houd er echter rekening mee dat uw factuur geen juridisch document is.

Als onderdeel van uw AR-proces moet elke factuur die u maakt, een overzicht geven van uw verkochte producten of diensten. U moet ook de kosten van die producten of diensten vermelden, evenals de vervaldatum van de betaling. Nadat u deze onderdelen hebt, wilt u doorgaan met het verbeteren van uw facturen door:

• Ervoor te zorgen dat uw informatie zo duidelijk mogelijk is. U wilt verwarrende bewoordingen of taal te vermijden.
• Zorg ervoor dat uw informatie volledig is. Controleer dubbel of u geen belangrijke onderdelen van de factuur bent vergeten.
• Zorg ervoor dat u geen onduidelijke betalingsvoorwaarden hebt. Besteed aandacht aan uw betalingsvoorwaarden op uw factuur. Elke verwarring hierover kan ertoe leiden dat klanten met vragen komen. Hoe meer dit gebeurt, hoe meer vertraagde betalingen u ontvangt.
• Het gebruik van de juiste soort nummering. Het opzetten van een factuurnummering systeem is essentieel. U wilt uw facturen gemakkelijk kunnen traceren. Elke factuur moet een uniek nummer hebben om gemakkelijker te kunnen traceren en identificeren.
• Uw facturen regelmatig controleren. Controleer uw facturen altijd op problemen met grammatica of berekeningen. Nauwkeurigheid is een must.
• Zorg ervoor dat u een follow-up. U wilt ervoor zorgen dat u op de juiste momenten een follow-up doet. U hoeft uw klanten niet lastig te vallen, maar als ze te laat zijn met een betaling, wees dan niet bang om een follow-up te sturen of een telefoontje te plegen.
• Gebruik software voor facturering of online facturering. Software kan u helpen consistente en nauwkeurige facturen te maken voor elke transactie. QuickBooks kan u bijvoorbeeld helpen facturering eenvoudiger te maken.

Tracking Accounts Receivable

U zou een klant uw kleine bedrijf niet laten verlaten zonder te betalen, toch? Het verliezen van het spoor van uw debiteuren is in wezen dat. U loopt betalingen mis.

Zoals de term “debiteuren” suggereert, is het bijhouden van uw rekeningen een belangrijk onderdeel van het debiteurenbedrijfsproces. Voor facturen die nog niet zijn betaald, zult u een debiteurenadministratie willen invullen. Dit is een lijst van facturen die nog moeten worden betaald, met onderaan een totaalbedrag. Het totaalbedrag moet overeenkomen met het totaal van de debiteuren dat op uw balans staat.

U kunt ook software gebruiken om uw vorderingen bij te houden. QuickBooks heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om verouderingsrapporten te produceren. Deze rapporten laten u zien wanneer een factuur te laat is en hoeveel de betaling bedraagt. Er zijn ook tal van andere boekhoudkundige en boekhoudkundige toepassingen die u kunt bekijken. Enkele populaire zijn FreeAgent, Nutcache, en Sage Business Cloud Accounting.

Als u niet klaar bent om te investeren in boekhoudkundige of boekhoudkundige toepassingen, kunt u ook gebruik maken van bepaalde tracking sjablonen. Bijvoorbeeld, de factuur tracker spreadsheet van Microsoft Excel is een goede optie.

Accounting for Accounts Receivable

Uw debiteuren zijn essentiële onderdelen van uw financiële overzichten. Dit betekent dat u ze correct moet registreren en boeken in uw debiteurenproces. . Om dit te doen, zult u ervoor willen zorgen dat u uw debiteuren documenteren door middel van uw facturen – die moet beschrijven de goederen of diensten die u hebt geleverd de klant, het bedrag dat verschuldigd is aan u, en wanneer dat bedrag moet worden betaald.

Er zijn twee methoden van boekhouding te overwegen bij de boekhouding voor uw vorderingen. Ze zijn:

1. Cash-basis accounting. In dit type boekhouding worden uw inkomsten beschouwd als inkomsten wanneer contant geld is ontvangen. Uw uitgaven worden beschouwd als uitgaven wanneer u ze betaalt. Voor de boekhouding op kasbasis, volgt u uw debiteuren afzonderlijk van de inkomsten. Uw inkomsten worden pas geboekt wanneer het geld is ontvangen.
2. Boekhouding op transactiebasis. In dit type boekhouding, uw inkomsten worden beschouwd als inkomsten wanneer de verkoop is gemaakt. Evenzo worden uw uitgaven beschouwd als uitgaven wanneer een kost wordt gemaakt. Uw debiteuren worden volgens dit systeem geboekt. Er is een risico dat de klant u niet betaalt. Als ze niet betalen, kunt u later deze verliezen ten laste van de kosten brengen.

De evolutie van het debiteurenproces

Uw debiteuren kunt u met de hand vastleggen in sjablonen of andere geprefereerde methoden. U moet handmatig goederen of diensten aanmaken die u aan de klant hebt geleverd, het bedrag dat u verschuldigd bent en wanneer dat bedrag moet worden

• Elke factuur
• Elke verkooporder
• Elke ontvangstbevestiging van de klant
• Alle verzenddocumenten

Hoe meer klanten u krijgt, hoe ongeorganiseerder dit kan worden. Deze wanorde kan vervolgens de totale inkomsten van uw kleine onderneming verstoren. Wanneer uw inkomsten worden verstoord, kan de groei van uw kleine bedrijf worden belemmerd.

In plaats van het nastreven van deze handmatige route voor uw debiteurenproces, kunt u overwegen om boekhoudprogramma’s te gebruiken. U kunt geleidelijk overschakelen op deze programma’s, of u kunt ze onmiddellijk implementeren.

Andere hulpmiddelen die u kunt gebruiken omvatten:

• Wave. Dit is een cloudgebaseerd boekhoudprogramma dat is ontworpen voor aannemers en bedrijven met minder dan 10 werknemers. Wave is compatibel met Mac-, Windows- en Linux-besturingssystemen.
• Invoice Ninja. Dit is een boekhoudprogramma dat is ontworpen voor freelancers en online ondernemers. Het is 100% gratis en cloud-hosted, dus het kan overal worden benaderd.
• FreshBooks. Dit is een boekhoudprogramma dat in 120 landen wordt gebruikt door meer dan 500.000 gebruikers. Houd er rekening mee dat dit programma niet gratis is, maar u kunt er wel kennis mee maken met een proefversie van 30 dagen.
• Zoho Books. Dit is een cloud-gebaseerde boekhoudsoftware die zich richt op facturering, en is geweldig voor kleine bedrijven. Het is vooral handig voor kleine bedrijven die eigendom zijn van en worden beheerd door één persoon.
• Xero. Deze boekhoudsoftware kan u helpen met facturering en tracering. Het doet ook de salarisadministratie, bankverbindingen, bank reconciliatie, en meer.

Optimaliseren van uw debiteurenproces

Uw debiteurenproces helpt uw kleine bedrijf efficiënt te laten draaien. Om uw debiteurenproces met succes te optimaliseren, moet u nagaan wat werkt en wat niet. Van daaruit kunt u tweaks maken die oplossingen bieden voor alle geïdentificeerde problemen. Dit zal u helpen geld te besparen en verliezen te vermijden. Het zal u ook helpen om de schuld te verminderen en de groei in de loop van de tijd te vergroten.

Om uw AR-proces te optimaliseren, overweeg deze stappen:

1. Bespreek betalingsvoorwaarden vroegtijdig met elke klant.
2. Gebruik elektronische betalingen vroeg in het proces.
3. Bewaar uw klantgegevens nauwkeurig en up-to-date.
4. Zoek altijd naar manieren om uw incassoproces te verbeteren en te verbeteren. Een manier om dit te doen is door gebruik te maken van elektronische facturering.

Zijn uw klanten gemotiveerd om sneller te betalen?

Het motiveren van uw klanten om uw bedrijf te betalen is een van de belangrijkste stappen van het debiteurenproces. Uw klanten hebben een heleboel rekeningen te betalen. Hen een beetje motiveren om uw factuur sneller te betalen, kan geen kwaad.

Hier zijn enkele tips om uw klanten te motiveren sneller te betalen:

• Voeg een late vergoeding toe. Het risico van een late fee moedigt uw klanten aan om zo snel mogelijk te betalen en geen risico te nemen om de vervaldatum te missen.
• Bied beloningen voor vroeg betalen. Deze worden vaak direct op de factuur vermeld. Bijvoorbeeld, als u een korting van 2% voor het betalen in 20 dagen in plaats van 30 biedt, zou je schrijven “2/20 netto 30.”
• Gebruik krediet beleid. U kunt beleid instellen dat verbiedt het nemen van een bestelling van een klant als ze hun kredietlimiet hebben overschreden. U kunt ook een beleid op zijn plaats dat verbiedt de verzending items als een klant heeft een achterstallige facturen. Dit beleid kan klanten aanmoedigen om bij te blijven met hun betalingen.

Hoe ontvangsten sneller te innen

Bedrijven, vooral kleine bedrijven zoals het uwe, zijn altijd aan het veranderen en evolueren om bij hun markt te passen. Dit betekent dat zelfs als uw debiteurenproces nu soepel verloopt, er waarschijnlijk manieren zijn waarop u het kunt verbeteren.

Enkele manieren om het incassogedeelte van uw debiteurenbedrijfsproces te verbeteren, zijn onder meer:

• Het gebruik van software. Verschillende boekhoudkundige software kan genereren debiteuren veroudering rapporten. Deze stellen u in staat om de betaling van elke klant status te zien. Uw boekhoudsoftware zal u ook waarschuwen als facturen te laat zijn.
• Het verzenden van uw facturen uit meteen. U wilt geen tijd verspillen aan het verzenden van facturen naar uw klanten. Hoe eerder ze de factuur ontvangen, hoe sneller ze kunnen de betaling aan u.
• Opvolgen van betalingen. U hoeft uw klanten niet te kwellen, maar als ze te laat zijn, kan een follow-up op zijn plaats zijn.
• Het gebruik van elektronische betalingen. Het opzetten van deze vroeg kan een efficiënter betalingssysteem te creëren. Hoe gemakkelijker het voor klanten is om u te betalen, hoe sneller ze zullen insturen. Elektronische betalingsopties omvatten PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay, en meer.
• Overwegen van betalingsplannen. Deze kunnen een goede optie voor klanten die laat betalen wat ze verschuldigd zijn.
• Het inhuren van een incasso advocaat. Als late betalingen worden steeds gemeenschappelijk voor uw kleine bedrijf, overweeg dan het inhuren van een incasso advocaat. Deze advocaten kunnen u helpen bij het innen van betalingen, het afhandelen van papierwerk, en zelfs vertegenwoordigen u in de rechtbank indien nodig.
• Het aanvaarden van aanbetalingen vooraf. Dit kan een nuttige strategie zijn om ervoor te zorgen dat uw kleine bedrijf betaald krijgt. In feite doen de meeste kleine detailhandelsbedrijven dit al. Bijvoorbeeld, wanneer u een artikel koopt op Amazon of een andere online winkel, wordt uw rekening in rekening gebracht ruim voordat u het artikel ontvangt.

Als u uw debiteurenbedrijfsproces voor het afhandelen van debiteuren evalueert, kijk dan goed naar uw algehele procedure. Het enige wat nodig is, zijn enkele eenvoudige aanpassingen om de efficiëntie van uw kleine bedrijf te verbeteren. Van daaruit kunt u doorgaan met het optimaliseren van uw debiteurenproces en uw klanten aanmoedigen om sneller te betalen. Vergeet niet dat hoe sneller uw klanten betalen, hoe sneller u uw vorderingen kunt innen. Dit leidt tot meer financiële groei op de lange termijn.