Merendeel van de tijd wordt het verschil tussen de termen Cost en Expense genegeerd en worden ze door elkaar gebruikt. Het verschil is echter belangrijk vanuit boekhoudkundig oogpunt en als boekhouder is het goed als we deze twee termen gescheiden houden om minder verwarring te veroorzaken en duidelijker financiële informatie te communiceren.

Kosten kunnen worden gedefinieerd als de monetaire waarde van het nut (of voordeel) dat nog moet worden verkregen uit de middelen die door de onderneming worden gebruikt om inkomsten te verwerven.
In eenvoudige bewoordingen is het het voordeel dat we in de toekomst van de activa verwachten te hebben door deze activa voor zakelijke doeleinden te gebruiken of door deze activa in een zakelijke transactie te verkopen.

Kosten kunnen worden gedefinieerd als de geldwaarde van het nut dat reeds is vervallen als gevolg van het gebruik van de middelen in zakelijke activiteiten gericht op het genereren van inkomen.
In eenvoudige bewoordingen is het het geldbedrag van het voordeel dat in de activa is opgebruikt. Het is dus eigenlijk de tegenprestatie die we hebben betaald om inkomsten te genereren.

Sommige studenten zijn misschien nog in de war over de relatie tussen kosten en uitgaven. Laten we het aan de hand van een voorbeeld begrijpen.

Een bedrijf heeft een nieuw stuk machine gekocht met een waarde van 100.000. Verwacht wordt dat deze machines de komende vijf jaar nuttig zullen zijn en zullen worden gebruikt om grondstoffen te verwerken tot eindproducten.

De waarde van het activum in het voorbeeld is 100.000, wat in feite een monetaire weergave is van het totale nut dat het heeft, d.w.z. we hebben het totale voordeel geteld dat het ons kan bieden in geldvorm en dit is het totale bedrag van de voordelen die we de komende vijf jaar verwachten terug te krijgen. Nu, als wij dit goed gebruiken dan zal elk jaar 20.000 (100.000 / 5) waarde van nut vervallen en aan het eind van het eerste jaar van gebruik zullen wij met slechts 80.000 van het totale nut in het goed overblijven.

Dus in feite zijn de kosten het bedrag van de kosten dat is vervallen en de kosten het bedrag van de kosten dat nog niet is vervallen.

Om dezelfde reden zullen we slechts 80.000 in de balans opnemen, aangezien dit het voordeel van het actief is dat we de komende vier jaar nog zullen hebben. En 20.000 zal worden overgebracht naar de resultatenrekening als een uitgave die moet worden verrekend met de door de organisatie gegenereerde inkomsten om de werkelijk verdiende inkomsten te berekenen.

Uit de bovenstaande discussie kunnen we begrijpen hoe belangrijk het is om kosten versus uitgaven te vergelijken, aangezien de kosten in het SoFP worden gerapporteerd als de waarde van de activa, terwijl de uitgaven worden gerapporteerd in de resultatenrekening. En we hebben begrepen dat deze termen hun boekhoudkundige implicaties en verschillen in boekhoudkundige behandelingen hebben.