Een nieuwe werknemer is altijd een risico. Er is bezorgdheid dat een nieuwe werknemer misschien niet goed past of niet zo gekwalificeerd is voor de baan als verwacht. Erger nog, de nieuwe aanwinst kan een aanzienlijk veiligheids- of aansprakelijkheidsrisico vormen. Een slechte aanwervingsbeslissing kan een werkgever lange tijd dwarszitten. Het opruimen van de rommel van een enkele slechte aanwerving kan afleidend, tijdrovend en kostbaar zijn. En dan hebben we het nog niet eens over de tijd en kosten die gemoeid zijn met het vinden en opleiden van een vervanger. Door een werknemer van tevoren goed door te lichten, kan een werkgever problemen, tijd en aanzienlijke kosten besparen.

Er is geen enkele garantie dat een kandidaat goed zal werken. Het is moeilijk te bepalen of een sollicitant “de juiste” is op basis van een sollicitatie, een sollicitatiebrief, een cv en een kort gesprek. Referenties geven zelden veel inzicht omdat voormalige werkgevers meestal alleen de data van tewerkstelling, functie en taken van de sollicitant bevestigen. Als gevolg daarvan gebruiken werkgevers antecedentenonderzoeken, inclusief
onderzoeken door middel van strafregisters, als een alternatieve bron voor de informatie die nodig is om kandidaten te onderzoeken.

Het is gebleken dat antecedentenonderzoeken een gemakkelijke en kosteneffectieve manier zijn om kandidaten te leren kennen, problemen te voorkomen voordat ze zich voordoen, en het risico te minimaliseren dat met een nieuwe aanwerving gepaard gaat. Voor sommige functies (bijv. advocaten, schoolpersoneel en verplegend personeel) is het zelfs verplicht om een achtergrondonderzoek uit te voeren. Bovendien controleren sommige werkgevers de achtergrond van bestaande werknemers om na te gaan of zij moeten worden behouden, bevorderd of overgeplaatst. Bijgevolg is het screenen van sollicitanten en werknemers gemeengoed geworden.

Maar het feit dat “iedereen het doet” rechtvaardigt niet het blindelings uitvoeren van achtergrondcontroles bij alle sollicitanten of huidige werknemers. Er zijn juridische consequenties verbonden aan het onjuist uitvoeren van een antecedentenonderzoek. Daarom moet u, voordat u een achtergrondcontrole uitvoert op een huidige of potentiële werknemer, uzelf vertrouwd maken met de toepasselijke wetten.

Federale FCRA

Werkgevers die achtergrondcontroles uitvoeren op werknemers of potentiële werknemers, moeten zich bewust zijn van de vereisten die worden opgelegd onder de Fair Credit Reporting Act (FCRA). Er zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het uitvoeren van
achtergrondcontroles van werknemers. Doorgaans is het verstandig om een van deze bedrijven te gebruiken wanneer u een achtergrondcontrole nodig hebt. Zij hebben ervaring met het uitvoeren van achtergrondcontroles, hebben gemakkelijk toegang tot de juiste zoek- en informatiebronnen, en zijn bekend met informatie die werkgevers moeten vermijden. Verder dragen interne achtergrondcontroles het risico van discriminatieclaims in zich.

Het gebruik van een persoon of een bureau buiten uw bedrijf brengt echter de vereisten van de FCRA in het spel, die niet van toepassing zijn wanneer u intern een achtergrondcontrole uitvoert. Met andere woorden, als een interne werknemer
de achtergrondcontrole uitvoert, is de FCRA niet van toepassing.

Specifiek is de FCRA van toepassing wanneer werkgevers “consumentenrapporten” of “investigatieve consumentenrapporten” verkrijgen van een “consumentenrapportagebureau”. De Federal Trade Commission (FTC), die verantwoordelijk is voor de handhaving
van de FCRA, interpreteert de term “consumer reporting agency” ruim. Volgens de FTC worden advocatenkantoren en arbeidsbemiddelingsbureaus die informatie verzamelen, samenstellen of evalueren (zelfs als het openbare informatie is)
en deze vervolgens aan een werkgever verstrekken in ruil voor een voordeel, beschouwd als consumer reporting agencies.

“Consumentenrapporten” en “onderzoekende consumentenrapporten” omvatten rapporten die zijn verkregen van een consumentenrapportagebureau met betrekking tot iemands “karakter, algemene reputatie, persoonlijke kenmerken of levenswijze.”
Dit zou rapporten omvatten die verband houden met de rij-records van de persoon,
kredietgeschiedenis, strafrechtelijke gegevens en arbeidsgeschiedenis. Merk op dat militaire dienstgegevens over het algemeen als vertrouwelijk worden beschouwd onder de Privacy Act van 1974 en slechts onder beperkte omstandigheden mogen worden vrijgegeven.

Om op de juiste manier een consumentenrapport of een onderzoeksrapport van een consumentenrapportagebureau te verkrijgen en te gebruiken, moet een werkgever de werknemer of sollicitant ervan in kennis stellen dat een achtergrondonderzoek zal worden
uitgevoerd. Voordat het onderzoek kan worden uitgevoerd, moet de werknemer de werkgever voldoende schriftelijke toestemming geven om het rapport te verkrijgen. “Adequate toestemming” vereist dat de werkgever de werknemer een duidelijk,
opvallend, en schriftelijk openbaarmakingsformulier verstrekt dat volledig gescheiden is van andere potentieel afleidende inhoud. De werknemer moet de werkgever vervolgens schriftelijk toestemming geven om een rapport op te vragen voordat de werkgever dit doet.

Als de werkgever besluit om nadelige maatregelen te nemen tegen een sollicitant of werknemer op basis van, althans gedeeltelijk, informatie in een consumentenrapport, moet hij aan aanvullende vereisten voldoen. Meer in het bijzonder moet de werkgever de sollicitant of werknemer een kopie van het rapport en een beschrijving van zijn rechten geven, zoals opgesomd door de FTC. De FTC heeft hiervoor een “preadverse action disclosure form” opgesteld. De werkgever moet de sollicitant of werknemer een redelijke termijn geven om de tekortkomingen te corrigeren en de werknemer vervolgens op de hoogte stellen wanneer de beslissing over de aanstelling definitief is.

De federale wet vereist dat werkgevers verklaren dat zij aan de FCRA hebben voldaan voordat rapporteringsbureaus consumentenrapporten mogen opstellen, aanvullen of aan hen verstrekken. Dientengevolge moet u
een consumentenrapportagebureau de juiste documentatie verstrekken voordat u het bureau opdracht geeft een aangevraagde rapportage uit te voeren. U moet ook de verzekering krijgen van het consumer reporting agency dat het zich aan de wet zal houden
bij het uitvoeren van het onderzoek.

Er zijn aanzienlijke risico’s verbonden aan het niet naleven van de FCRA. Werkgevers kunnen worden getroffen met schadevergoedingen, boetes en advocatenhonoraria als zij niet voldoen aan hun verplichtingen op grond van de wet.

Utah’s Employment Selection Procedures Act

Utah’s Employment Selection Procedures Act verbiedt een werkgever om het sofi-nummer, de geboortedatum of het rijbewijsnummer van een sollicitant te vragen, tenzij het verzoek van toepassing is op alle sollicitanten en door de werkgever zal worden gebruikt om een kredietgeschiedenis te verkrijgen die onder de FCRA valt of om interne dossiers te bekijken om te bepalen of de sollicitant eerder heeft gesolliciteerd of eerder in dienst is geweest. Werkgevers kunnen deze informatie slechts voor één doel gebruiken: om te bepalen of ze een sollicitant in dienst nemen.

Werkgevers moeten een specifiek beleid handhaven met betrekking tot het bewaren, de beschikking, de toegang en de vertrouwelijkheid van informatie die over sollicitanten is verzameld en een sollicitant in staat stellen om het beleid te bekijken voordat hij ermee instemt om informatie te verstrekken als onderdeel van de aanwervingsprocedure. Werkgevers kunnen de verzamelde informatie over sollicitanten niet langer dan twee jaar bewaren.

Criminele achtergrondcontroles

In veel staten, waaronder Utah, is het in bijna alle gevallen legaal om een criminele achtergrondcontrole uit te voeren tijdens het sollicitatieproces. Volgens de FCRA moet u de kandidaat of werknemer ervan op de hoogte stellen dat u mogelijk strafrechtelijke
veroordelingsinformatie gebruikt bij het nemen van arbeidsbeslissingen. Dat moet gebeuren in een afzonderlijk document met een duidelijke kennisgeving. Als u een sollicitant niet aanneemt of een nadelige actie onderneemt tegen een werknemer
vanwege informatie in een strafrechtelijk achtergrondrapport, moet u haar het rapport laten zien dat heeft geleid tot de nadelige beslissing of actie en informatie verstrekken die haar in staat stelt de informatie te corrigeren die zij onjuist acht.

Als u onderzoek doet naar strafrechtelijke veroordelingen, moet u ook voorzichtig zijn om discriminatie onder Titel VII van de Civil Rights Act van 1964 te voorkomen. De Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) zal u doorgaans geen
toestemming geven om een sollicitant niet aan te nemen vanwege een veroordeling in het verleden, tenzij u kunt aantonen dat de beslissing verband houdt met de functie en in overeenstemming is met de zakelijke noodzaak.

U moet drie factoren in overweging nemen voordat u bepaalt of u iemand aanneemt in het licht van een strafrechtelijke veroordeling:

1. De aard en ernst van de overtreding;
2. De tijd die is verstreken sinds de overtreding en/of de voltooiing van de straf; en
3. De aard van de baan die wordt gezocht.

Bijvoorbeeld, een veroordeling voor fraude, diefstal, of verduistering is waarschijnlijk voldoende gebonden aan belastingcontrole dat het weigeren van een kandidaat op basis van een van deze veroordelingen niet in strijd zou zijn met Titel VII.

U moet een sollicitant die vanwege een strafrechtelijke veroordeling uit de aanwervingsprocedure wordt gescreend in kennis stellen om hem in staat te stellen aan te tonen waarom de strafrechtelijke veroordeling niet in aanmerking zou mogen worden genomen. Vergeet ten slotte niet dat een persoon die een strafrechtelijke veroordeling heeft uitgewist onder de wet van Utah (of de wet van veel andere staten) wettelijk kan reageren op elk onderzoek alsof de strafrechtelijke arrestatie of veroordeling niet heeft plaatsgevonden.

Medische gegevens

Medische gegevens zijn over het algemeen vertrouwelijk en kunnen niet worden opgevraagd als onderdeel van een antecedentenonderzoek. Op zijn minst vereist de FCRA dat een werkgever specifieke toestemming vraagt om medische dossiers te verkrijgen. In veel staten (zoals Californië) zijn medische dossiers strikt vertrouwelijk en kunnen ze geen deel uitmaken van een antecedentenonderzoek. Bijgevolg mag u sollicitanten tijdens de sollicitatie- en aanwervingsprocedure niet vragen naar medische aandoeningen of handicaps. In de meeste gevallen mag u geen arbeidsbeslissingen nemen op basis van medische informatie.

Bovendien beperkt de Wet voor Amerikanen met een handicap (ADA) vragen tot informatie die verband houdt met het vermogen van de kandidaat om essentiële taken van de functie uit te voeren. Volgens de ADA mag een werkgever vragen stellen over handicaps of een lichamelijk of medisch onderzoek van een sollicitant eisen, maar alleen nadat hij een voorwaardelijk werkaanbod heeft gedaan en wanneer het onderzoek relevant is voor de functie. Een werkgever kan alleen besluiten de persoon niet aan te nemen als deze niet in staat is de essentiële functies van de baan uit te voeren vanwege een medische aandoening met of zonder redelijke aanpassingen.

Op grond van de Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) mag een werkgever met 15 of meer werknemers de genetische informatie, inclusief informatie over de familiegeschiedenis, van een sollicitant
of werknemer niet vragen, eisen of kopen, behalve in zeer zeldzame gevallen. Met name omvat het opvragen van informatie volgens de toepasselijke voorschriften het uitvoeren van zoekopdrachten op internet of het afluisteren van gesprekken van derden die waarschijnlijk zullen leiden tot het verkrijgen van genetische of familieanamnese-informatie. Verder verbiedt GINA het gebruik van genetische informatie, met inbegrip van informatie over de familiegeschiedenis, bij het nemen van beslissingen die van invloed zijn op de voorwaarden, bepalingen of privileges van tewerkstelling of die resulteren in een nadelige werkgelegenheidsmaatregel tegen een kandidaat of werknemer.

Onder bepaalde omstandigheden kan een antecedentenonderzoek een werknemerscompensatiegeschiedenis omvatten. U moet ervoor zorgen dat u voldoet aan alle toepasselijke wetten als u dergelijke informatie opvraagt. Het werknemerscompensatieverleden van een persoon is meestal een kwestie van openbare gegevens, maar u kunt de informatie niet gebruiken om een sollicitant te discrimineren. De ADA verbiedt u om in een sollicitatie of tijdens een sollicitatiegesprek te vragen naar het arbeidsongevalverleden van een sollicitant. U mag dergelijke vragen stellen en een achtergrondcontrole uitvoeren nadat u een voorwaardelijk werkaanbod hebt gedaan.

Discriminerend gebruik van achtergrondrapporten

Als u achtergrondinformatie gebruikt, moet u zich houden aan de federale en staatswetten die zijn ontworpen om sollicitanten en werknemers te beschermen tegen discriminatie. Het is illegaal om iemands achtergrond te controleren
als de beslissing om dit te doen gebaseerd is op zijn ras, huidskleur, etniciteit, leeftijd (40 jaar of ouder), geslacht, godsdienst, nationale afkomst of genetische informatie (inclusief familiegeschiedenis). Bijvoorbeeld, het uitvoeren van criminele of financiële geschiedenis achtergrondcontroles alleen op sollicitanten of werknemers van een bepaald ras is discriminerend.

U kunt contact opnemen met de auteur op [email protected] of 801-323-5933.