De Katherine Schwartz
Specialist în generarea cererii
SpaceIQ

La suprafață, întreținerea facilităților pare a fi un concept de sine stătător. Dar cum este un regim de întreținere a instalațiilor? Ce scop are acesta în schema mai mare a operațiunilor de afaceri?

Întreținerea instalațiilor merge dincolo de repararea ușilor sparte sau de menținerea la zi a întreținerii HVAC. Este o supraveghere cumulativă și completă a tot ceea ce face ca o clădire să funcționeze zi de zi. Ea ia în considerare fiecare element al instalațiilor, se ocupă de delegarea sarcinilor, implică personal intern și extern și valorifică instalațiile în planurile operaționale strategice. A spune că întreținerea facilităților atinge fiecare element al unei afaceri nu este o exagerare, iar subestimarea importanței sale este o greșeală majoră.

Consultați ce presupune întreținerea facilităților și cât de incluziv și cuprinzător este cu adevărat acest aspect al succesului afacerii.

Tipuri de întreținere a clădirilor

Care sunt exemplele de întreținere a facilităților? În mod obișnuit, sarcinile de întreținere a facilităților se împart în diferite categorii în funcție de frecvență și gravitate, luându-se în considerare aspecte precum costul, complexitatea și dacă meseriașii interni sau vânzătorii își vor asuma această sarcină. Pentru majoritatea instalațiilor, diferitele tipuri de întreținere a clădirilor se împart în următoarele:

• Planuri de întreținere programată a instalațiilor: Elemente pe care le puteți planifica din timp și le puteți pune în calendar.
• Întreținere neprogramată: Probleme care apar în afara întreținerii planificate.
• Întreținere de urgență: Probleme neprogramate care necesită atenție în timp util.
• Îmbunătățiri capitale: Modificări complexe, cu costuri ridicate, în afara rutinei.

Depinde de managerii de instalații să clasifice întreținerea și să acționeze în mod corespunzător. De exemplu, întreținerea terenului în timpul lunilor de vară ar putea fi programată în fiecare marți și sâmbătă, în timp ce un bec ars ar putea apărea ca un bilet de asistență înregistrat ca întreținere neprogramată.

Elementele de întreținere de urgență sunt, de obicei, cele care prezintă pericole pentru sănătate sau pericol pentru persoane dacă sunt lăsate nerezolvate – degivrarea scărilor de la intrare în timpul iernii. Îmbunătățirile de capital necesită, de obicei, colaborarea cu alte părți interesate și cu comitetele de supraveghere a bugetului.

Servicii hard vs. soft

Diferitele tipuri de întreținere a clădirii primesc priorități diferite – de obicei, în funcție de faptul că sunt un serviciu hard sau soft. Am abordat anterior serviciile hard și soft de întreținere a instalațiilor. Iată o scurtă recapitulare:

• Serviciile hard se ocupă de clădirea în sine (HVAC, instalații sanitare, electrice)
• Serviciile soft afectează operațiunile și oamenii (curățenie, gestionarea deșeurilor, decor)

În timp ce ambele sunt importante, serviciile hard au, în general, prioritate față de cele soft deoarece sunt considerate vitale și urgente. Costurile asociate cu serviciile hard tind să crească cu cât rămân nerezolvate mai mult timp.

Cine face treaba?

Cum se întreține o instalație? Este o întrebare bună – mai ales pe măsură ce instalațiile devin mai mari și mai complexe. Pentru companiile mici, o echipă internă ar putea fi capabilă să realizeze cea mai mare parte a întreținerii de bază; cu toate acestea, pe măsură ce companiile se dezvoltă, vor trebui să se bazeze pe mai mulți oameni și pe seturi mai largi de competențe pentru a menține o clădire la standarde.

Managerii de instalații conduc inițiativele de întreținere a clădirilor și sunt în mare măsură responsabili pentru delegarea sarcinilor de întreținere. Ei se bazează pe diferite grupuri pentru sprijin:

• Personalul intern al facilităților: Însărcinat cu elemente de întreținere de bază, punctuale.
• Muncitori contractați: Însărcinați cu elemente de întreținere complexe, urgente.
• Furnizori aprobați (SLA): Însărcinați cu elemente de întreținere curentă și de rutină.

Delegarea are loc în mai multe moduri. Tichetele de asistență sunt adesea utilizate ca mijloc intern de alocare a lucrărilor de întreținere. Acordurile de nivel de servicii (SLA) creează programe și domenii de lucru pe care furnizorii externi trebuie să le respecte. Majoritatea managerilor de facilități au, de asemenea, o rețea de meșteri contractați la care pot apela pentru servicii de încredere.

Există, de asemenea, conceptul de management integrat al facilităților, care combină cât mai multe lucrări de întreținere sub umbrela unui singur furnizor, pentru a raționaliza costurile și rapiditatea.

Considerații privind întreținerea facilităților

Ultima întrebare care trebuie pusă este… de ce? De ce este atât de important să țineți pasul cu întreținerea instalațiilor și să dedicați resurse și atenție atât de largi unei clădiri? Merită cu adevărat această concentrare asupra cheltuielilor generale?

Absolut. Instalațiile ating fiecare parte a operațiunilor unei companii și sunt parte integrantă a inițiativelor strategice pe care aceasta le propune. Fără un loc de muncă bine administrat și întreținut, o companie nu dispune de un activ semnificativ și s-ar putea chiar să se confrunte cu o piedică majoră în calea succesului. Un facility manager are efectiv două obiective:

• Operațional: Să creeze un mediu sigur, accesibil, confortabil și util pentru angajați, vizitatori și clienți.
• Strategic: Să ajute compania să atingă obiectivele generale de venituri și KPI prin gestionarea conștientă a cheltuielilor generale.

Întreținerea instalațiilor este cumulativă. Fiecare sarcină îndeplinită se adaugă la instalații care funcționează corect, ceea ce deschide calea pentru ca angajații să își facă cea mai bună treabă, ceea ce permite unei companii să crească și să aibă succes. Nimic nu este mai important decât o fundație solidă și bine întreținută – pentru majoritatea companiilor, această fundație este reprezentată de instalațiile lor.

Instalațiile necesită o întreținere constantă

Cel mai impresionant aspect al întreținerii instalațiilor este faptul că este mereu prezentă. Întreținerea facilităților are loc zilnic și necesită o abordare orientată spre viitor pentru a rămâne în fața nevoilor emergente. În timp ce un manager de facilități poate supraveghea și coordona întreținerea facilităților, este nevoie de o întreagă echipă pentru a executa sarcinile la fiecare nivel.

Ironia unei întrețineri excelente a facilităților este că, făcută corect, trece adesea neobservată. Atunci când totul funcționează așa cum ar trebui, fără fricțiuni și fără obstacole, angajații, vizitatorii și oricine altcineva care interacționează cu facilitățile vor avea o experiență fără cusur. Este o recompensă care merită investiția de timp, energie și capital.

Continuați să citiți: Familiarizați-vă cu un plan de întreținere a instalațiilor

.