Katherine Schwartz
Demand Generation Specialist
SpaceIQ

Pinnalta katsottuna kiinteistöjen kunnossapito vaikuttaa itsenäiseltä käsitteeltä. Mutta millainen on laitoshuollon hoito? Mitä tarkoitusta se palvelee liiketoiminnan laajemmassa järjestelmässä?

Kiinteistöjen kunnossapito on muutakin kuin rikkinäisten ovien korjaamista tai LVI-huoltoa. Se on kumulatiivista, täydellistä valvontaa kaikesta siitä, mikä pitää rakennuksen toiminnassa päivittäin. Siinä otetaan huomioon kaikki tilojen osatekijät, käsitellään tehtävien delegointia, otetaan mukaan sisäinen ja ulkoinen henkilöstö ja hyödynnetään tiloja strategisissa toimintasuunnitelmissa. Ei ole liioiteltua sanoa, että tilojen kunnossapito koskettaa yrityksen jokaista osa-aluetta, ja sen merkityksen vähättely on suuri virhe.

Katsokaa, mitä tilojen kunnossapitoon kuuluu ja kuinka kattava ja kokonaisvaltainen tämä liiketoiminnan menestyksen osa-alue todella on.

Rakennusten kunnossapidon tyypit

Mitä esimerkkejä tilojen kunnossapidosta on? Tyypillisesti tilojen kunnossapitotehtävät jakautuvat eri luokkiin niiden tiheyden ja vakavuuden mukaan, ja huomioon otetaan myös sellaiset seikat kuin kustannukset, monimutkaisuus ja se, ottavatko tehtävät hoitaakseen talon omat käsityöläiset vai myyjät. Useimmissa tiloissa rakennusten kunnossapidon eri tyypit jakautuvat seuraavasti:

• Suunnitelmalliset tilojen kunnossapitosuunnitelmat: Kohteet, jotka voidaan suunnitella etukäteen ja laittaa kalenteriin.
• Suunnittelematon kunnossapito: Asiat, jotka ilmenevät suunnitellun kunnossapidon ulkopuolella.
• Hätäkunnossapito: Suunnittelemattomat asiat, jotka vaativat pikaista huomiota.
• Pääomakorjaukset: Kalliit, monimutkaiset muutokset rutiinien ulkopuolella.

Kiinteistöpäälliköiden tehtävänä on luokitella kunnossapito ja toimia asianmukaisesti. Esimerkiksi kesäkuukausien ulkoalueiden hoito saattaa olla aikataulussa joka tiistai ja lauantai, kun taas palanut hehkulamppu saattaa tulla tukipyyntönä, joka arkistoidaan suunnittelemattomana kunnossapitotyönä.

Hätäkunnossapitokohteet ovat yleensä sellaisia, jotka aiheuttavat terveysriskin tai vaaran yksilöille, jos ne jätetään hoitamatta, esim. sisääntuloportaiden jäänpoisto talvella. Pääomakorjaukset edellyttävät yleensä yhteistyötä muiden sidosryhmien ja budjettivalvontakomiteoiden kanssa.

Kovat vs. pehmeät palvelut

Rakennuksen erityyppiset kunnossapitotoimenpiteet saavat erilaisen tärkeysjärjestyksen – yleensä sen mukaan, ovatko ne kovia vai pehmeitä palveluja. Olemme käsitelleet kovia ja pehmeitä kiinteistöhuoltopalveluja aiemmin. Tässä lyhyt yhteenveto:

• Kovat palvelut käsittelevät itse rakennusta (LVI, putkisto, sähkö)
• Pehmeät palvelut vaikuttavat toimintaan ja ihmisiin (vahtimestaripalvelut, jätehuolto, sisustus)

Kaikki molemmat ovat tärkeitä, mutta kovat palvelut ovat yleensä etusijalla pehmeisiin palveluihin nähden, koska niitä pidetään elintärkeinä ja kiireellisinä. Koviin palveluihin liittyvät kustannukset nousevat yleensä sitä suuremmiksi, mitä kauemmin niitä ei hoideta.

Kuka tekee työt?

Miten tiloja ylläpidetään? Se on hyvä kysymys – varsinkin kun tiloista tulee suurempia ja monimutkaisempia. Pienissä yrityksissä sisäinen tiimi saattaa pystyä hoitamaan suurimman osan perushuollosta; yritysten kasvaessa niiden on kuitenkin turvauduttava useampiin ihmisiin ja laajempiin taitoihin pitääkseen rakennuksen kunnossa.

Kiinteistöpäälliköt johtavat rakennusten kunnossapitoa koskevia aloitteita, ja he ovat suurelta osin vastuussa kunnossapitotehtävien delegoinnista. He tukeutuvat eri ryhmiin:

• Sisäinen tilahenkilöstö: Heidän tehtävänään ovat perustason, oikea-aikaiset kunnossapitotehtävät.
• Sopimussuhteiset käsityöläiset: Tehtävänä monimutkaiset, kiireelliset huoltokohteet.
• Hyväksytyt myyjät (SLA): Heille annetaan tehtäväksi rutiininomaiset, jatkuvat kunnossapitotehtävät.

Delegointia tapahtuu monin eri tavoin. Tukitikettejä käytetään usein talon sisäisenä keinona jakaa ylläpitotyöt. Palvelutasosopimuksilla (Service Level Agreements, SLA) luodaan aikataulut ja työmäärät, joita ulkopuolisten toimittajien on noudatettava. Useimmilla kiinteistöpäälliköillä on myös sopimuskäsityöläisten verkosto, jota he voivat käyttää hyvämaineisen palvelun saamiseksi.

On myös olemassa integroitujen kiinteistöjen hallinnan käsite, jossa mahdollisimman suuri osa kunnossapitotöistä yhdistetään yhden toimittajan sateenvarjon alle kustannusten ja nopeuden tehostamiseksi.

Kiinteistöjen kunnossapitoon liittyviä näkökohtia

Viimeisenä kysymyksenä kysytään… miksi? Miksi on niin tärkeää pysyä ajan tasalla tilojen kunnossapidosta ja omistaa rakennukselle niin laajat resurssit ja huomio? Onko tämä yleiskustannuksiin keskittyminen todella sen arvoista?

Ehdottomasti. Tilat koskettavat kaikkia yrityksen toiminnan osa-alueita, ja ne ovat olennainen osa yrityksen esittämiä strategisia aloitteita. Ilman hyvin hoidettua ja huollettua työtilaa yritykseltä puuttuu merkittävä voimavara, ja se saattaa jopa joutua kohtaamaan merkittävän esteen menestykselle. Kiinteistöpäälliköllä on tehokkaasti kaksi tavoitetta:

• Operatiivinen: Luoda turvallinen, helppokäyttöinen, viihtyisä ja hyödyllinen ympäristö työntekijöille, vierailijoille ja asiakkaille.
• Strateginen: Auttaa yritystä saavuttamaan laajat tulotavoitteet ja tunnusluvut tietoisen yleiskustannusten hallinnan avulla.

Tilojen ylläpito on kumulatiivista. Jokainen suoritettu tehtävä johtaa siihen, että tilat toimivat moitteettomasti, mikä mahdollistaa sen, että työntekijät voivat tehdä parhaan työnsä, minkä ansiosta yritys voi kasvaa ja menestyä. Mikään ei ole tärkeämpää kuin hyvin huollettu, vankka perusta – useimmilla yrityksillä tämä perusta on niiden tilat.

Tilat vaativat jatkuvaa kunnossapitoa

Tilojen kunnossapidon vaikuttavin puoli on se, että se on aina läsnä. Tilojen kunnossapitoa tapahtuu päivittäin, ja se edellyttää ennakoivaa lähestymistapaa, jotta pysytään uusien tarpeiden edellä. Vaikka kiinteistöpäällikkö voi valvoa ja koordinoida kiinteistöjen kunnossapitoa, tarvitaan kokonainen tiimi suorittamaan tehtävät kaikilla tasoilla.

Hyvän kiinteistöjen kunnossapidon ironiaa on se, että oikein tehtynä se jää usein huomaamatta. Kun kaikki toimii niin kuin pitääkin, kitkattomasti ja esteettömästi, työntekijät, vierailijat ja kaikki muut tilojen kanssa tekemisissä olevat saavat saumattoman kokemuksen. Se on palkinto, joka on ajan, energian ja pääoman investoinnin arvoinen.

Jatka lukemista: Tutustu tilojen kunnossapitosuunnitelmaan