Par Katherine Schwartz
Spécialiste de la génération de la demande
SpaceIQ

En surface, la maintenance des installations semble être un concept autonome. Mais à quoi ressemble un régime de maintenance des installations ? Quel objectif sert-il dans le schéma plus large des opérations commerciales ?

L’entretien des installations va au-delà de la réparation des portes cassées ou du maintien de l’entretien du CVC. Il s’agit d’une surveillance cumulative et complète de tout ce qui permet à un bâtiment de fonctionner au jour le jour. Elle prend en compte chaque élément des installations, s’occupe de la délégation des tâches, implique le personnel interne et externe, et exploite les installations dans les plans opérationnels stratégiques. Dire que la maintenance des installations touche chaque élément d’une entreprise n’est pas exagéré, et sous-estimer son importance est une erreur majeure.

Regardez ce qui entre dans la maintenance des installations et à quel point cet aspect de la réussite d’une entreprise est vraiment inclusif et complet.

Types de maintenance des bâtiments

Quels sont les exemples de maintenance des installations ? Généralement, les tâches liées aux installations se répartissent en différentes catégories en fonction de leur fréquence et de leur gravité, en tenant compte d’aspects tels que le coût, la complexité et la question de savoir si des artisans internes ou des vendeurs assumeront la tâche. Pour la plupart des installations, les différents types de maintenance des bâtiments se décomposent comme suit :

• Plans de maintenance programmée des installations : Les éléments que vous pouvez planifier à l’avance et mettre sur le calendrier.
• L’entretien non planifié : Les problèmes qui surviennent en dehors de la maintenance planifiée.
• Maintenance d’urgence : Problèmes non planifiés qui nécessitent une attention rapide.
• Améliorations des immobilisations : Modifications complexes et à coût élevé en dehors de la routine.

C’est aux gestionnaires d’installations de catégoriser la maintenance et d’agir de manière appropriée. Par exemple, l’entretien du terrain pendant les mois d’été pourrait être au programme tous les mardis et samedis, tandis qu’une ampoule grillée pourrait faire l’objet d’un ticket d’assistance classé comme maintenance non programmée.

Les éléments de maintenance d’urgence sont généralement ceux qui posent des risques pour la santé ou un danger pour les individus s’ils ne sont pas résolus – le déglaçage des escaliers de l’entrée en hiver. Les améliorations des immobilisations nécessitent généralement une collaboration avec d’autres parties prenantes et des comités de surveillance budgétaire.

Services durs ou doux

Différents types d’entretien des bâtiments obtiennent une priorité différente – généralement selon qu’il s’agit d’un service dur ou doux. Nous avons déjà abordé les services de maintenance des installations durs et mous. Voici un bref récapitulatif :

• Les services matériels concernent le bâtiment lui-même (CVC, plomberie, électricité)
• Les services immatériels affectent les opérations et les personnes (conciergerie, gestion des déchets, décoration)

Bien que les deux soient importants, les services matériels ont généralement la priorité sur les services immatériels car ils sont considérés comme vitaux et émergents. Les coûts associés aux services durs ont tendance à augmenter plus longtemps ils ne sont pas résolus.

Qui fait le travail ?

Comment entretenir une installation ? C’est une bonne question – surtout que les installations deviennent plus grandes et plus complexes. Pour les petites entreprises, une équipe interne pourrait être en mesure d’accomplir la plupart des travaux d’entretien de base ; cependant, au fur et à mesure que les entreprises se développent, elles devront s’appuyer sur un plus grand nombre de personnes et des compétences plus larges pour maintenir un bâtiment aux normes.

Les gestionnaires d’installations dirigent les initiatives d’entretien des bâtiments et sont en grande partie responsables de la délégation des tâches d’entretien. Ils s’appuient sur différents groupes pour obtenir du soutien :

• Le personnel interne des installations : Chargé des éléments d’entretien de base et opportuns.
• Des artisans sous contrat : Chargés des articles d’entretien complexes et urgents.
• Fournisseurs agréés (SLA) : Chargés des éléments de maintenance courants et continus.

La délégation se produit de nombreuses façons. Le ticketing de support est souvent utilisé comme moyen interne d’attribution des travaux de maintenance. Les accords de niveau de service (SLA) créent des calendriers et des étendues de travail que les fournisseurs extérieurs doivent respecter. La plupart des gestionnaires d’installations disposent également d’un réseau d’artisans contractuels auxquels ils peuvent faire appel pour un service de bonne réputation.

Il existe également le concept de gestion intégrée des installations, qui combine autant de travaux de maintenance que possible sous l’égide d’un seul fournisseur, afin de rationaliser les coûts et la rapidité.

Considérations relatives à la maintenance des installations

La dernière question à poser est… pourquoi ? Pourquoi est-il si important de se tenir au courant de la maintenance des installations et de consacrer des ressources et une attention aussi larges à un bâtiment ? Cette attention portée aux frais généraux en vaut-elle vraiment la peine ?

Absolument. Les installations touchent chaque partie des opérations d’une entreprise et font partie intégrante des initiatives stratégiques qu’elle met en avant. Sans un lieu de travail bien géré et bien entretenu, une entreprise manque d’un atout important et peut même se retrouver face à un obstacle majeur à sa réussite. Un facility manager a effectivement deux objectifs :

• Opérationnel : Créer un environnement sûr, accessible, confortable et utile pour les employés, les visiteurs et les clients.
• Stratégique : Aider l’entreprise à atteindre les grands objectifs de revenus et les ICP par une gestion consciente des frais généraux.

L’entretien des installations est cumulatif. Chaque tâche accomplie s’ajoute à des installations qui fonctionnent bien, ce qui ouvre la voie aux employés pour faire leur meilleur travail, ce qui permet à une entreprise de se développer et de réussir. Rien n’est plus important qu’une fondation solide et bien entretenue – pour la plupart des entreprises, cette fondation, ce sont leurs installations.

Les installations exigent un entretien constant

L’aspect le plus impressionnant de l’entretien des installations est qu’il est omniprésent. L’entretien des installations se fait quotidiennement et nécessite une approche prospective pour devancer les besoins émergents. Bien qu’un gestionnaire des installations puisse superviser et coordonner l’entretien des installations, il faut une équipe entière pour exécuter les tâches à tous les niveaux.

L’ironie d’un excellent entretien des installations est que, bien fait, il passe souvent inaperçu. Lorsque tout fonctionne comme il se doit, sans friction et sans encombrement, les employés, les visiteurs et toute autre personne interagissant avec les installations vivront une expérience sans faille. C’est une récompense qui vaut bien l’investissement en temps, en énergie et en capital.

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