Jeśli szukasz oszczędności na wysyłce, przyjrzyj się wysyłce przychodzącej. W zależności od branży i wielkości firmy, przedsiębiorstwo może wydać ponad 40% swojego rocznego budżetu na przesyłki przychodzące, według Aberdeen Group, firmy badawczej z Bostonu. Bardziej efektywny program obsługi przesyłek przychodzących może zminimalizować opóźnienia, zaoszczędzić pieniądze, a nawet ograniczyć zamieszanie.

75% firm ankietowanych przez Aberdeen Group twierdzi, że zarządzanie przesyłkami przychodzącymi stanowi kluczowy punkt zainteresowania. W jednym z przykładów firma, której koszty frachtu przychodzącego wynoszą ponad 18 mln USD rocznie, zgłosiła, że płaci faktury od ponad 100 przewoźników – mimo że wynegocjowała preferowane warunki z pięcioma przewoźnikami i określiła ich wykorzystanie w każdym zamówieniu.

Logistyka i łańcuch dostaw Organizacje stoją przed trzema podstawowymi wyzwaniami, jeśli chodzi o uzyskanie przewagi nad wydatkami na przesyłki przychodzące.

3 Wyzwania związane z przesyłkami przychodzącymi, z którymi muszą się zmierzyć dyrektorzy logistyki

Brak widoczności

Kierownicy logistyki są nieustannie proszeni przez operacje, sprzedaż, planowanie, zakupy i grupy księgowe o dokładniejsze i bardziej aktualne informacje na temat przesyłek przychodzących. Obecnie określenie, co jest w drodze, gdzie się znajduje, kiedy dotrze i ile to będzie kosztować, wymaga zebrania informacji z wewnętrznej dokumentacji, stron internetowych przewoźników i rozmów telefonicznych – jest to czasochłonny i nieefektywny proces. I to tylko dla jednej przesyłki. Przygotowanie kompleksowego raportu może zająć godziny lub dni.

Co więcej, menedżerowie transportu, którzy muszą polegać na przeważnie ręcznych procesach śledzenia i monitorowania ładunków, muszą odpowiadać na pytanie: “dotrze tu, kiedy dotrze”. Ten brak przewidywalności ma wpływ na całą firmę, prowadząc do nadmiaru zapasów, przeszkód w sprzedaży i różnic w wydajności łańcucha dostaw firmy. W większości organizacji brak wiarygodnych, łatwo dostępnych danych w czasie rzeczywistym oznacza, że muszą one zwracać się do dostawców z prośbą o podanie szczegółów przesyłki (nazwa przewoźnika, numer przesyłki lub listu przewozowego, itp.) Jest to nieefektywny i pracochłonny proces, a ostatecznie kosztowny sposób radzenia sobie z wysyłką przychodzącą.

Brak kontroli

Większość firm opracowała starannie zoptymalizowane plany i przewodniki trasowania, które określają, w jaki sposób użytkownicy i dostawcy powinni wysyłać materiały. Mają one jednak niewielką kontrolę nad tym, czy te wytyczne są przestrzegane, nawet jeśli ponoszą opłaty frachtowe. Muszą polegać na swoich dostawcach i pracownikach, aby wykonać na instrukcji trasowania i wytycznych, bez żadnych środków do egzekwowania tych zoptymalizowanych planów.

To jest mniejszy problem z wydatków na wysyłkę wychodzących, ponieważ firmy zazwyczaj mają bezpośrednią kontrolę nad ich wychodzących towarów. Ale większość warunków zamówienia zakupu są “Ex Works” (EXW), gdzie kupujący płaci koszty wysyłki przychodzące i przyjmuje ryzyko dla dostawy towarów.

Nabywca, w tym scenariuszu, jest zależny od dostawcy do przestrzegania dostarczonych instrukcji trasowania. Niestety, dostawcy nie postępują konsekwentnie zgodnie z instrukcjami dotyczącymi trasy, ponieważ koncentrują się na codziennej wysyłce produktów do setek klientów.

Podsumowanie jest takie, że gdy dostawca nie zastosuje się do żądania wysyłki (np. wybór przewoźnika, wybór poziomu usług, identyfikacja numeru konta, specjalne instrukcje, powiadomienia itp.), firma kupująca ponosi dodatkowe koszty frachtu, a także koszty wynikające z opóźnień w otrzymaniu zakupionych pozycji, zakłóceń w łańcuchu dostaw i braku widoczności przesyłki. Koszty, które zazwyczaj nie mogą być śledzone z powrotem do poziomu produktu do dokładnych obliczeń kosztów towarów (COGS).

W dodatku, gdy elementy są w drodze, kupujący nie ma środków, aby dokonać zmian, czy reagując na wydarzenia zewnętrzne, takie jak zdarzenia pogodowe, lub potrzebę podzielenia przesyłki do oddzielnych miejsc dostawy.

Mogą minąć tygodnie lub miesiące, zanim zwiększone koszty są widoczne, ponieważ faktury za przychodzące wysyłki muszą być wprowadzone i zapłacone, zanim finanse mogą wygenerować raport wydatków. Nawet wtedy wiadomo tylko, jaki jest koszt całkowity. Bardziej szczegółowe rozbicie danych wymaga ręcznego przejrzenia dokumentacji, zalogowania się do wielu portali wysyłkowych przewoźników i zestawienia informacji na różne sposoby w celu przeanalizowania problemu. Tak więc, chyba że pojawia się konkretne pytanie lub ktoś robi projekt analizy wydatków przychodzących wysyłki, prawdziwe koszty przychodzących wysyłki pozostaje nieznany.

Rising Freight Costs

Według Aberdeen Research Group, średnio, badane firmy doświadczyły wzrostu 14.5% w stawkach za ładunki ciężarowe, 11,5% w stawkach za ładunki drobnicowe i transport morski oraz 15,1% w stawkach za międzynarodowe przewozy lotnicze w ciągu ostatnich dwóch lat.

Wyraźnie widać, że zewnętrzne stawki przewozowe są poza kontrolą menedżera logistyki. Oznacza to jednak, że ostrożne zarządzanie ekosystemem przesyłek przychodzących ma jeszcze większe znaczenie. Oprócz zwiększenia widoczności i kontroli, jak omówiono powyżej, menedżerowie w dziale logistyki są zmuszeni do szukania usilnie innych obszarów oszczędności:

• Redukcja wielkości personelu
• Mniejszy budżet na usługi informatyczne

Jednakże takie zmiany mogą tylko pogłęb, że takie zmiany mogą tylko pogłębić problem. Jak więc menedżerowie wysyłkowi mogą kontrolować koszty zewnętrzne przy mniejszej liczbie zasobów wewnętrznych?

• Przeprowadź dokładną analizę danych dotyczących frachtu, aby zobaczyć, gdzie stracono pieniądze, dzięki czemu będziesz wiedział, na czym się skupić
• Wdróż solidny system zarządzania transportem
• Współpracuj z dostawcą usług logistycznych, który może pomóc w opracowaniu niestandardowego programu wysyłek przychodzących i trasowania, pracując jeden na jeden ze swoimi dostawcami

Jasno widać, że zarządzanie wysyłkami przychodzącymi stanowi wyzwanie. Na szczęście istnieją obecnie praktyczne usługi zarządzane, które umożliwiają firmom zarządzanie procesami, zwiększenie widoczności i uzyskanie kontroli nad kosztami przesyłek przychodzących. Kompletne rozwiązanie w zakresie usług zarządzanych łączy w sobie wiedzę specjalistyczną z zakresu złożonej logistyki oraz system zarządzania logistyką na żądanie. Jednak wybierając dostawcę lub budując program zarządzania przesyłkami przychodzącymi we własnym zakresie, należy wiedzieć, czego się szuka, jeśli chodzi o zautomatyzowane narzędzia, systemy i zintegrowane usługi.