The USDA’s Food and Nutrition Service (FNS) zarządza programem poprzez dotacje-w-pomocy dla stanów. Program jest zarządzany w większości stanów przez wyznaczoną agencję edukacyjną, taką jak Departament Zdrowia w Nowym Jorku. W niektórych stanach, program jest administrowany przez inną agencję, taką jak stanowy departament zdrowia, rodziny i/lub usług społecznych. W zależności od decyzji gubernatora stanu, różne agencje mogą zarządzać komponentami programu dotyczącymi opieki nad dziećmi i osobami dorosłymi, jak na przykład Wildwood C.A.C.F.P w Kolorado. W stanie Wirginia, program jest bezpośrednio zarządzany przez Food and Nutrition Service Mid-Atlantic Regional Office (MARO).

Aktualna pomoc federalna dostarczona do stanów i ich wyznaczonych agencji są w formie zwrotu gotówki za serwowane posiłki, a wszelkie inne darowizny przez USDA do zapewnienia takich posiłków. Fundusze programu są dostarczane do stanów poprzez akredytywy wystawione w ramach Systemu Zarządzania Finansami Agencji FNS. Stany z kolei wykorzystują te fundusze, aby zwrócić instytucjom koszty rzeczywistych operacji (np. dostarczania posiłków), a także aby pokryć stanowe wydatki administracyjne. Ogólnie rzecz biorąc, roszczenie stanu do zwrotu gotówki z USDA jest obliczane poprzez określenie liczby wydanych posiłków (według kategorii i rodzaju), a następnie pomnożenie kwoty usługi przez stawkę płatności za jednostkę, znaną również jako “stawka zwrotu”. Rodzaj” posiłku odnosi się do rodzaju usługi żywieniowej, za którą instytucja ubiega się o zwrot kosztów, np. śniadania, obiady, przekąski, dodatki i kolacje. Kategoria” odnosi się do rodzaju potrzeb ekonomicznych dziecka lub osoby dorosłej, której podawany jest posiłek, które mogą być skategoryzowane jako posiłki “płatne”, “po obniżonej cenie” lub “bezpłatne”.

Ośrodki opieki nad dziećmi, ośrodki opieki dziennej dla dorosłych i ośrodki opieki pozaszkolnej mogą pobierać pojedynczą opłatę na pokrycie czesnego, posiłków i wszystkich innych usług opieki dziennej w celu odzyskania pewnych kosztów; jednakże zdecydowana większość tych ośrodków prowadzi programy nieopłacane (bezpłatne). Niemniej jednak, wszystkie instytucje muszą ustalić, czy dzieci i dorośli zapisani do tych ośrodków (np. o niskich dochodach, niepełnosprawni umysłowo lub fizycznie, itp.) kwalifikują się do bezpłatnych lub zniżkowych posiłków, ponieważ takie ustalenia wpływają na stawki zwrotu kosztów za posiłki serwowane uczestnikom. Bezdomne dzieci przebywające w uczestniczącym schronisku dla bezdomnych są uznawane za kategorycznie kwalifikujące się do posiłków serwowanych przez to schronisko. Programy dla zagrożonych dzieci po szkole, schroniska i rodzinne domy opieki dziennej nie mogą pobierać oddzielnych opłat za posiłki.