Czy chcesz wiedzieć, co tak naprawdę oznacza poufność w HR? Osoby zajmujące się zasobami ludzkimi w Internecie często otrzymują e-maile od pracowników, którzy mówią: “Miałem problem, więc poszedłem do działu kadr. Powiedziałem HR, a oni powiedzieli mojemu szefowi, a teraz mój szef jest na mnie zły. Czy dział kadr nie jest zobowiązany do zachowania wszystkiego w tajemnicy?”
Kiedy dział kadr musi podjąć działania
Łatwo zauważyć, jak ludzie mogą myśleć, że dział kadr nie jest poufny. Kadry mają do czynienia z wieloma informacjami, które powinny być poufne. Na przykład, zajmują się ubezpieczeniem zdrowotnym (chociaż nie podlegają przepisom HIPAA, z wyjątkiem przypadków, w których firmy są samoubezpieczone), zajmują się wynagrodzeniami i dyscypliną pracowników.
Pracodawca zwolniłby każdego pracownika działu kadr, który dzieliłby się informacjami na którykolwiek z tych tematów bez upoważnienia i dobrego powodu. Ale co z innymi obszarami, które pracownik może zgłosić do działu kadr?
Niektóre sprawy pracownicy działu kadr muszą załatwić, a to oznacza, że nie mogą zachować Twoich informacji w tajemnicy. Zszokowany? Nie bądź. Cóż, oto niektóre z kwestii, na które pracownicy działu kadr muszą działać.
Roszczenia dotyczące molestowania seksualnego
Jeśli złożysz skargę, twierdząc, że twój szef, współpracownik lub nawet sprzedawca molestował cię seksualnie, dział kadr musi działać. Zgodnie z prawem, jeśli zignorują twoją skargę, sprawią, że firma będzie odpowiedzialna za działania napastnika. Jest to prawdą, nawet jeśli powiesz: “Nie chcę, żebyście cokolwiek robili, chcę tylko, żebyście byli świadomi”. Zgodnie z prawem, HR musi działać lub może to być uznane za nonfeasance.
Ile osób zaangażuje się w sprawę zależy od rodzaju roszczenia, jakie złożył pracownik. Jeśli na przykład twierdzisz, że Jim ogląda porno na swoim komputerze i to sprawia, że czujesz się niekomfortowo, wtedy osoba z działu kadr może łatwo poradzić sobie z tym problemem. Może podnieść słuchawkę telefonu, zadzwonić do działu IT i poprosić o sprawdzenie historii komputera Jima. W ciągu kilku minut HR może przyskrzynić Jima i nikt nie będzie nawet musiał wiedzieć, że złożyłeś skargę w pierwszej kolejności.
Ale co, jeśli skarga dotyczy tego, że Jim robił ci niestosowne zaloty? Dział kadr musi to zbadać, a to będzie wymagało rozmowy z ludźmi. Porozmawiają z Jimem. Porozmawiają z innymi potencjalnymi świadkami, a po zebraniu informacji podejmą decyzję, zwykle we współpracy z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
Wiele osób myśli, że skarga wystarczy, aby dział kadr ukarał daną osobę, ale tak nie jest. Firma powinna zawsze przeprowadzić dokładne dochodzenie i zachować przy tym neutralność. Oznacza to, że nie będą automatycznie zakładać, że jesteś ofiarą.
To dobra rzecz. Chcesz, aby doszli do prawdy. Pamiętaj, że tak jak Ty możesz oskarżyć kogoś innego, tak ktoś inny może oskarżyć Ciebie. Nie chciałbyś, aby dział kadr po prostu uwierzył twojemu oskarżycielowi i podjął działania bez bezstronnego i dokładnego dochodzenia, prawda?
Chociaż dział kadr dokłada wszelkich starań, aby w tego typu dochodzeniu brało udział jak najmniej osób, niemożliwe jest utrzymanie go w całkowitej ciszy. Niektórzy ludzie będą musieli się o tym dowiedzieć.
Inne roszczenia dotyczące dyskryminacji
Jeśli twierdzisz, że twój szef jest dla ciebie niemiły ze względu na twoją rasę, dział kadr przeprowadzi dochodzenie podobnie jak w przypadku roszczenia dotyczącego molestowania seksualnego. Nie da się tego całkowicie przemilczeć. Ale co, jeśli twierdzisz, że twoje wynagrodzenie jest niższe z powodu twojej rasy?
Czasami pracownik działu kadr może zbadać roszczenie dyskryminacji ze względu na rasę lub płeć po prostu zaglądając do swojej bazy danych. Może to pozwolić im stwierdzić, że nie, Twoje wynagrodzenie jest zgodne z wynagrodzeniem wszystkich innych osób na Twoim poziomie i z Twoim doświadczeniem, więc dyskryminacja płacowa nie ma miejsca. Sprawa zamknięta, nikt inny nie musi o tym wiedzieć.
Ale co, jeśli po prostu wiesz, że chociaż twoje wynagrodzenie jest takie samo jak twoich współpracowników, nie dostajesz zadań, które przygotują cię do awansu? Wtedy będziesz musiał przedstawić swoją sprawę, a następnie dział kadr przeprowadzi dochodzenie – i znowu, ludzie, w tym twój kierownik, będą o tym wiedzieć.
Skargi ogólne
Tutaj sytuacja może stać się niejasna. Możesz myśleć, że Twoja osoba z działu kadr jest tylko forum dyskusyjnym, ale potem idzie prosto do Twojego menedżera i zgłasza to, co powiedziałeś. Co się właśnie stało? Po pierwsze, osoba z działu kadr powinna bardzo jasno określić, czym podzieli się z Tobą poza zamkniętymi drzwiami, a czym nie.
Należy również jasno określić swoje oczekiwania. Na przykład, powiedz: “Chciałbym uzyskać kilka wskazówek, jak lepiej dogadywać się z moim szefem, ale nie chciałbym, abyś z nim rozmawiał. Czy to jest w porządku?” Powinni powiedzieć tak lub nie, a następnie można kontynuować, ale z pełnym zrozumieniem, że twój menedżer HR zgodził się nie iść do swojego szefa, aby zgłosić.
Zachowaj w pamięci, jeśli jedna z kwestii, z którymi się zmagasz, ma do czynienia z twoim menedżerem łamiącym prawo (molestowanie seksualne, kradzież, oszustwo papierów wartościowych), osoba HR musi działać. Nawet jeśli powiedzieli ci na początku spotkania, że tego nie zrobią, natura twoich skarg może spowodować, że będą musieli interweniować.
Jeśli twoja skarga dotyczy tego, że twój współpracownik zawsze się spóźnia i nigdy nie zostaje ukarany, co chcesz, aby osoba z działu kadr zrobiła w tej sprawie? Czy chcesz, aby porozmawiała z Twoim przełożonym? Porozmawiać z twoim współpracownikiem? Czy po prostu wysłuchać twojego wyrzutu? Zdecyduj, jakiego wyniku oczekujesz, zanim tam wejdziesz.
Pamiętaj, osoba z działu kadr nie jest taka sama jak twój przedstawiciel związkowy. Oni są tam, aby pomóc firmie. Oczywiście, najlepszym sposobem pomocy firmie jest zapewnienie, że pracownicy są dobrze traktowani, ale to czasami oznacza pójście do menedżera ze swoją skargą lub zignorowanie jej.
Prawdę mówiąc, to nie jest twój problem, że twój współpracownik przychodzi późno, chyba że ma to wpływ na twoje obciążenie pracą. Twój kierownik działu kadr może Ci o tym przypomnieć. Jeśli zbytnio narzekasz na rzeczy, które nie są twoim problemem, możesz zmotywować swojego menedżera HR, aby poszedł do twojego szefa, aby dać mu znać, że jesteś problematycznym pracownikiem. Zaufaj, że nie jest to reputacja, którą chcesz osiągnąć.
Ogólna porada
Twój menedżer ds. zasobów ludzkich zachowa twoją pensję przed współpracownikami (chyba że pracujesz w biurze, w którym pensje są jawne), powinien zachować twoje problemy medyczne w tajemnicy i powinien zrobić wszystko, co w jego mocy, aby utrzymać delikatne sytuacje tak blisko, jak to możliwe – z wiedzą tylko tych, którzy muszą wiedzieć.
Ale nie powinieneś liczyć na to, że twój menedżer ds. zasobów ludzkich będzie działał jak twój ksiądz lub twój prawnik. Oni będą chronić biznes. Nie są tak naprawdę zobowiązani do zachowania w tajemnicy niczego innego niż informacje medyczne (jeśli twoja firma podlega HIPAA).
Proszę pamiętać, że podane informacje, podczas gdy są miarodajne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez odbiorców na całym świecie, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Aby upewnić się, że interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe w danym miejscu, należy zwrócić się o pomoc prawną lub pomoc do stanowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.