Założyłeś swoją małą firmę, aby osiągać zyski. Teraz, gdy już to zrobiłeś, możesz chcieć jeszcze bardziej rozszerzyć swoją działalność. W 2017 roku 40% małych firm stwierdziło, że poprawa doświadczenia i retencji klientów była ich najlepszą strategią na zwiększenie wzrostu przychodów. Chociaż może się to wydawać zaskakujące, właściwy proces należności może zrobić obie te rzeczy.

Co to jest The Accounts Receivable Process

Prawdopodobnie pożyczyłeś pieniądze przyjacielowi wcześniej jako “jestem ci winien” (IOU). W biznesie, to jest zasadniczo to, co rachunki należności są. Są to pieniądze należne Twojej firmie, że klienci już spędził, na kredyt.

Większość czasu te transakcje IOU iść gładko, ale bez odpowiednich kroków w procesie należności (proces AR), mogą one dostać niechlujny szybko.

Oto kroki w procesie należności, które mogą pomóc Twojej firmie odnieść sukces:

Kroki w procesie należności

Ustalanie praktyk kredytowych jako część Twojego procesu AR

Wydłużanie kredytu jest ryzykowne. Aby pomóc zapewnić, że masz największe szanse na spłatę, będziesz chciał ustanowić system kontroli kredytowej jako część swojego procesu należności. Pozwoli Ci to sprawdzić kredyt każdego klienta, zanim zaciągnie on u Ciebie pożyczkę. W ten sposób można oddzielić klientów, którzy prawdopodobnie nie zapłacą Ci pakietu. To jest tak proste, jak nie oferują kredytu do klientów ze złym kredytowej, i to jest krytyczną częścią procesu AR, który działa smoothly.

Aby ustanowić swoje warunki kredytowe z powodzeniem, trzeba będzie wykonać kilka zadań. Niektóre z pierwszych kroków w procesie accounts receivable obejmują:

• Decydowanie o wysokości kredytu, który chcesz rozszerzyć na każdego klienta
• Wybór okresu płatności dla klientów
• Decydowanie, czy chcesz zaoferować zniżki za wczesną płatność i jakie byłyby te warunki. być
• Wybór kary za opóźnienia w płatnościach, które otrzymujesz od klientów
• Identyfikacja wszelkich innych warunków specyficznych dla Twojej małej firmy, które chcesz włączyć

Po ustaleniu podstawowych warunków kredytowych, będziesz także chciał rozważyć:

• Jak długo twój klient jest z twoją firmą. Możesz chcieć zaoferować nowym klientom krótsze terminy płatności, a starszym – dłuższe. Nagradzanie klientów, którzy utknęli przez Ciebie z dłuższymi terminami płatności może zwiększyć lojalność wobec marki jeszcze bardziej.
• Historia płatności klientów. W przypadku klientów, którzy zawsze płacili na czas, możesz chcieć być bardziej elastyczny. Na przykład, powiedzmy, że klient, który zawsze płacił na czas, prosi o dłuższe terminy płatności. Ponieważ nigdy nie spóźnił się z płatnością, możesz rozważyć jego prośbę.
• Twoja konkurencja. Jeśli konkurenci w Twojej branży wysyłają faktury z terminem płatności do 20 dni, być może zechcesz zrobić to samo. Lub, jeśli możesz sobie na to pozwolić, rozważ zaoferowanie klientom dłuższego okresu na dokonanie płatności. To może dać Ci przewagę konkurencyjną.
• Twój przepływ środków pieniężnych. W niektórych przypadkach, zmniejszenie terminów pozwoli Ci uzyskać pieniądze z powrotem szybciej. To może pomóc zwiększyć przepływ gotówki.

Chociaż te rozważania mogą brzmieć świetnie, inne pytanie może być palenie z tyłu głowy: Jak sprawdzić kredyt klienta?

Podążaj za tymi krokami, aby sprawdzić wynik kredytowy klienta:

1. Uzyskaj podpisane upoważnienie od klienta do przeprowadzenia kontroli kredytowej.
2. Upewnij się, że masz jego pełne imię i nazwisko, datę urodzenia i numer ubezpieczenia społecznego.
3. Użyj Equifax, Experian, i TransUnion do składania formularzy wniosków online.

Fakturowanie klientów i proces biznesowy należności

Jak obsługujesz swoje faktury mogą albo pomóc lub hamować proces należności, a wszystko sprowadza się do komunikacji. Komunikacja jest kluczowa w każdej relacji. Dotyczy to również relacji z klientami. Faktura służy jako podstawowa platforma komunikacyjna między Tobą a Twoim klientem. Faktura bezpośrednio informuje klienta o wymaganiach dotyczących transakcji. Należy pamiętać, że faktura nie jest dokumentem prawnym.

Jako część procesu AR, każda faktura powinna zawierać opis sprzedanych produktów lub usług. Powinna również zawierać koszt tych produktów lub usług, a także termin płatności. Po uzyskaniu tych elementów, będziesz chciał kontynuować poprawę faktur przez:

• Upewniając się, że informacje są tak jasne, jak to możliwe. Chcesz uniknąć mylących sformułowań lub języka.
• Upewnianie się, że informacje są kompletne. Sprawdź dwukrotnie, czy nie zapomniałeś o ważnych częściach faktury.
• Upewnij się, że nie masz niejasnych warunków płatności. Zwróć uwagę na warunki płatności na swojej fakturze. Wszelkie niejasności w tej kwestii mogą spowodować, że klienci zaczną zadawać pytania. Im więcej takich sytuacji ma miejsce, tym więcej opóźnionych płatności otrzymujesz.
• Stosowanie właściwego rodzaju numeracji. Ustanowienie systemu numeracji faktur jest niezbędne. Chcesz mieć możliwość łatwego śledzenia swoich faktur. Każda faktura powinna mieć niepowtarzalny numer, aby ułatwić jej śledzenie i identyfikację.
• Częste przeglądanie faktur. Zawsze sprawdzaj swoje faktury pod kątem problemów z gramatyką lub obliczeniami. Dokładność jest koniecznością.
• Upewnij się, że postępujesz zgodnie z nimi. Upewnij się, że wykonujesz działania następcze we właściwym czasie. Nie musisz nękać swoich klientów, ale jeśli spóźniają się z płatnością, nie bój się wysłać wiadomości uzupełniającej lub zadzwonić.
• Korzystaj z oprogramowania do fakturowania lub fakturowania online. Oprogramowanie może pomóc w wystawianiu spójnych i dokładnych faktur dla każdej transakcji. Na przykład, QuickBooks może pomóc w łatwiejszym wystawianiu faktur.

Śledzenie należności

Nie pozwoliłbyś klientowi opuścić Twojej małej firmy bez zapłaty, prawda? Utrata śledzenia należności jest w zasadzie tym. Tracisz na płatności.

Jak sugeruje termin “należności”, pobyt na szczycie swoich kont jest ważną częścią procesu biznesowego należności. W przypadku faktur, które nie zostały jeszcze zapłacone, będziesz chciał wypełnić księgę należności. Jest to lista faktur, które są należne z całkowitą kwotą na dole. Suma ta powinna zgadzać się z całkowitą należnością wykazaną w bilansie.

Można również użyć oprogramowania do śledzenia należności. Na przykład, QuickBooks posiada opcję tworzenia raportów wiekowych. Raporty te pokazują, kiedy faktura jest zaległa i ile wynosi płatność. Istnieje również wiele innych aplikacji księgowych i rachunkowych, którym można się przyjrzeć. Niektóre popularne z nich to FreeAgent, Nutcache i Sage Business Cloud Accounting.

Jeśli nie jesteś gotowy, aby zainwestować w aplikacje księgowe lub rachunkowe, możesz również użyć niektórych szablonów śledzenia. Na przykład, arkusz kalkulacyjny śledzenia faktur z Microsoft Excel jest dobrą opcją.

Księgowość dla kont należności

Twoje konta należności są istotnymi składnikami Twoich sprawozdań finansowych. Oznacza to, że będziesz musiał je rejestrować i rozliczać prawidłowo w procesie należności. . Aby to zrobić, będziesz chciał się upewnić, że dokumentujesz swoje należności za pomocą faktur, które powinny opisywać towary lub usługi, które dostarczyłeś klientowi, kwotę, która jest Ci należna i kiedy ta kwota musi być zapłacona.

Są dwie metody księgowania, które należy rozważyć przy księgowaniu należności. Są to:

1. Rachunkowość na bazie gotówki. W tym rodzaju rachunkowości, Twój przychód jest uważany za przychód, gdy gotówka jest otrzymana. Wydatki są uznawane za koszty w momencie ich opłacenia. W przypadku rachunkowości kasowej należności księguje się oddzielnie od przychodów. Dochód nie jest rejestrowany do momentu otrzymania środków pieniężnych.
2. Rachunkowość memoriałowa. W tym rodzaju rachunkowości przychody są uznawane za przychody w momencie poniesienia sprzedaży. Podobnie, wydatki są uznawane za koszty w momencie ich poniesienia. Twoje należności są rejestrowane w tym systemie. Istnieje ryzyko, że klient może Ci nie zapłacić. Jeśli nie zapłaci, później można obciążyć te straty do kosztów.

Ewolucja procesu Accounts Receivable

Twoje należności mogą być udokumentowane ręcznie w szablonach lub innych preferowanych metod. Będziesz musiał ręcznie tworzyć towary lub usługi, które dostarczyłeś klientowi, kwota, która jest ci winna, a kiedy ta kwota musi być

• Każda faktura
• Każde zamówienie sprzedaży
• Każde potwierdzenie klienta
• Wszystkie dokumenty wysyłkowe

Im więcej klientów zdobędziesz, tym bardziej zdezorganizowane może się to stać. Ta dezorganizacja może następnie zakłócić ogólny dochód swojej małej firmy. Kiedy dochody są zakłócone, rozwój małej firmy może być stunted.

Zamiast realizować ten ręczny trasę dla procesu należności, może chcesz rozważyć użycie programów księgowych. Możesz stopniowo przechodzić do tych programów, lub można je wdrożyć natychmiast.

Inne narzędzia, które można wykorzystać to:

• Wave. Jest to program księgowy oparty na chmurze, który został zaprojektowany dla wykonawców i firm zatrudniających mniej niż 10 pracowników. Wave jest kompatybilny z systemami operacyjnymi Mac, Windows i Linux.
• Invoice Ninja. Jest to program księgowy przeznaczony dla freelancerów i przedsiębiorców internetowych. Jest w 100% darmowy i hostowany w chmurze, dzięki czemu można uzyskać do niego dostęp w dowolnym miejscu.
• FreshBooks. Jest to program księgowy, który jest używany w 120 krajach przez ponad 500 000 użytkowników. Pamiętaj, że ten program nie jest darmowy, ale możesz się z nim zapoznać dzięki 30-dniowemu okresowi próbnemu.
• Zoho Books. Jest to oprogramowanie księgowe oparte na chmurze, które koncentruje się na fakturowaniu i jest świetne dla małych firm. Jest to szczególnie przydatne dla małych firm, które są własnością i są obsługiwane przez jedną osobę.
• Xero. To oprogramowanie księgowe może pomóc z fakturowania i śledzenia. Wykonuje również listy płac, połączenia bankowe, uzgadnianie rachunków bankowych i więcej.

Optymalizacja procesu należności

Twój proces należności pomaga utrzymać małą firmę działającą wydajnie. Jednak będziesz chciał okresowo optymalizować go, aby utrzymać go do prędkości.

Aby skutecznie zoptymalizować proces należności, będziesz chciał zidentyfikować, co działa, a co nie. Stamtąd, można dokonać poprawek, które oferują rozwiązania dla wszelkich zidentyfikowanych problemów. Pomoże Ci to zaoszczędzić pieniądze i uniknąć strat. To również pomoże Ci zmniejszyć dług i zwiększyć wzrost w czasie.

Aby zoptymalizować swój proces AR, rozważ następujące kroki:

1. Wcześnie omawiaj warunki płatności z każdym klientem.
2. Używaj płatności elektronicznych na wczesnym etapie procesu.
3. Prowadź dokładne i aktualne dane klientów.
4. Zawsze szukaj sposobów na wzmocnienie i ulepszenie procesu zbierania danych. Jednym ze sposobów, aby to zrobić jest korzystanie z elektronicznych rozliczeń.

Czy Twoi klienci są zmotywowani do szybszego płacenia?

Motywowanie klientów do płacenia Twojej firmie jest jednym z najważniejszych kroków procesu należności. Twoi klienci mają wiele rachunków do zapłacenia. Zapewnienie im odrobiny motywacji do szybszego płacenia faktur nie zaszkodzi.

Oto kilka wskazówek dotyczących motywowania klientów do szybszego płacenia:

• Dodaj opłatę za zwłokę. Ryzyko opłaty za zwłokę zachęca klientów do płacenia jak najszybciej i niepodejmowania ryzyka niedotrzymania terminu płatności.
• Zaoferuj nagrody za wczesną zapłatę. Często są one adresowane bezpośrednio na fakturze. Na przykład, jeśli oferujesz 2% zniżki za zapłatę w ciągu 20 dni zamiast 30, możesz napisać “2/20 netto 30.”
• Stosuj politykę kredytową. Możesz wprowadzić zasady, które zabraniają przyjmowania zamówienia od klienta, jeśli przekroczył on swój limit kredytowy. Można również umieścić politykę w miejscu, które zabrania wysyłki elementów, jeśli klient ma żadnych zaległych faktur. Polityka ta może zachęcić klientów do pozostania na bieżąco z ich płatności.

How to Collect Receivables Faster

Biznesy, zwłaszcza małe firmy, takie jak twoje, zawsze się zmieniają i ewoluują, aby dopasować się do ich rynku. Oznacza to, że nawet jeśli proces należności idzie gładko teraz, są prawdopodobnie sposoby można go poprawić.

Niektóre sposoby, aby poprawić kawałek kolekcji procesu biznesowego należności obejmują:

• Korzystanie z oprogramowania. Różne oprogramowanie księgowe może generować raporty starzenia się należności. Te pozwalają zobaczyć każdego klienta status płatności. Twoje oprogramowanie księgowe również będzie ostrzegać, jeśli faktury są zaległe.
• Wysyłanie faktur od razu. Nie chcesz tracić czasu na wysyłanie faktur do swoich klientów. Im szybciej otrzymają oni fakturę, tym szybciej będą mogli przekazać Ci płatność.
• Śledzenie płatności. Nie musisz dręczyć swoich klientów, ale jeśli spóźniają się z zapłatą, kontrola może być w porządku.
• Korzystanie z płatności elektronicznych. Ustawienie ich na początku może stworzyć bardziej efektywny system płatności. Im łatwiej jest klientom płacić, tym szybciej będą je wysyłać. Opcje płatności elektronicznych obejmują PayPal, Venmo, Square, Google Pay, WePay, i więcej.
• Rozważanie planów płatności. Mogą one być dobrą opcją dla klientów, którzy spóźniają się z płaceniem tego, co są winni.
• Wynajęcie adwokata ds. windykacji. Jeśli opóźnienia w płatnościach stają się powszechne dla małej firmy, należy rozważyć wynajęcie adwokata kolekcji. Te prawnicy mogą pomóc zebrać płatności, obsługiwać papierkową robotę, a nawet reprezentować Cię w sądzie w razie potrzeby.
• Przyjmowanie depozytów z góry. To może być przydatna strategia, aby pomóc zapewnić, że Twoja mała firma dostaje pieniądze. W rzeczywistości, większość małych firm detalicznych już to robi. Na przykład, przy zakupie przedmiotu na Amazon lub innego sklepu internetowego, konto zostaje obciążone na długo przed otrzymaniem przedmiotu.

Jak ocenić swoje konta należności proces biznesowy do obsługi należności, przyjrzyj się uważnie na swojej ogólnej procedury. Wszystko, czego potrzeba to kilka prostych dostosowań, aby poprawić wydajność swojej małej firmy. Stamtąd, można kontynuować optymalizację procesu należności i zachęcić klientów do płacenia szybciej. Pamiętaj, że im szybciej klienci płacą, tym szybciej możesz zebrać swoje należności. To prowadzi do większego wzrostu finansowego w dłuższej perspektywie.

.