Rozbijanie projektu (znane również jako “rozbijanie harmonogramu projektu” lub “kompresja czasu projektu”) to technika zarządzania projektem polegająca na dodawaniu większej ilości zasobów niż początkowo planowano w projekcie w celu przyspieszenia czasu realizacji projektu. Oczywiście dodanie większej ilości zasobów oznacza również zwiększenie kosztów projektu, ale czasami jest to dobra strategia projektowa (można obliczyć ROI tej decyzji na podstawie ryzyka projektowego związanego z jej niepodjęciem). Istnieje wiele sytuacji projektowych, w których można zdecydować się na rozbicie harmonogramu projektu, na przykład:

1. Projekt jest opóźniony: jeśli projekt jest opóźniony i istnieją kary projektowe z powodu opóźnień, można zdecydować się na dodanie większej ilości zasobów do projektu w celu przywrócenia projektu na właściwe tory. Opóźnienia projektu powyżej “ścieżki krytycznej” oznaczają, że termin realizacji projektu nie zostanie dotrzymany.
2. Unikanie opóźnień w nadchodzącej fazie: opóźnienia w projektach mogą wpływać nie tylko na kary projektowe, ale mogą również powodować większe koszty (zasoby już przydzielone do rozpoczęcia nowej fazy projektu, które będą mogły rozpocząć swoją pracę). Więc może dodatkowy mały koszt może być lepszą opcją niż pójście do większych przekroczeń kosztów.
3. Zespół projektowy zostanie przeniesiony do innego projektu: wyobraź sobie, że realizowałeś projekt i nagle wygrałeś inny projekt. Prawdopodobnie wtedy będziesz teraz planował przenieść swoje zasoby do nowego projektu. Tak więc, możesz wymagać nad-zasobów bieżącego projektu, aby zakończyć go wcześniej.
4. Dostępność wolnych zasobów: jeśli Twoja firma ma zasoby wolne (tj. bez przydziału) mogą być zainteresowani dodaniem ich do projektu, a tym samym przyspieszyć go.
5. Zasoby na szkolenia: czasami są nowe zasoby w firmie w okresie szkoleniowym. W tym przypadku mogą oni być zainteresowani włączeniem ich do Twojego projektu w procesie szkoleniowym, co również może przyspieszyć realizację projektu.
6. Bonusy czasowe: istnieją projekty infrastrukturalne, w których Klient nie chce zatrzymywać lub wpływać na obsługę klienta z powodu trwających projektów. W tego typu projektach możemy znaleźć bonusy czasowe, które mogą zrekompensować Twoje nadmierne koszty.

Nie zawsze krach jest możliwy. Na przykład w humorystycznym przykładzie: jeśli jedna kobieta zapewnia jedno dziecko w ciągu dziewięciu miesięcy, to posiadanie dziewięciu kobiet nie spowoduje uzyskania dziecka tylko w ciągu jednego miesiąca. Zdarza się to również w projektach. Są zadania, które mogą być rozbite i inne, które nie mogą.

Krok 1: Przeanalizuj ścieżkę krytyczną

Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie, które z zadań są takie, że jeśli je skrócimy, skrócimy również zakończenie projektu. Zadania te to te, które są zawarte w ścieżce krytycznej. Zastosuj metodę CPM (Critical Path Method), aby obliczyć ścieżkę krytyczną i zidentyfikować, które z tych zadań są krytyczne.

Krok 2: Zidentyfikuj wszystkie zadania, które mogą zostać skrócone dzięki dodatkowym zasobom

Współpracując z osobą odpowiedzialną za każde zadanie, zidentyfikuj, które z zadań zawartych na ścieżce krytycznej mogą zostać skrócone poprzez dodanie dodatkowych zasobów. Jak w przykładzie podanym powyżej dotyczącym niemowląt, będą zadania, których nie można skrócić poprzez dodanie dodatkowych zasobów, ale będą też inne, które można skrócić.

Krok 3: Oblicz dla każdego zadania: kompromis, zysk, redukcja czasu

Dla każdego zadania, musisz obliczyć, w jaki sposób masz zamiar skrócić czas projektu poprzez dodanie dodatkowych zasobów. Na przykład, jeśli dodasz nowego członka zespołu, kompromis polega na tym, że będziesz potrzebował pięciu dni na transfer wiedzy, a później zyskasz 30 dni projektowych. Tak więc w tym przykładzie osiągnąłeś skrócenie czasu o 25 dni.

Krok 4: Wybierz najmniej kosztowne podejście

Celem zderzenia projektów jest skrócenie czasu trwania harmonogramu przy najmniejszym koszcie przyrostowym poprzez dodanie zasobów. Więc teraz skupmy się na kosztach. Ile będzie kosztować każde skrócenie czasu? Wyobraź sobie, że zidentyfikowałeś 10 działań, które mogą zostać zderzone z całkowitą redukcją czasu o 100 godzin. W przypadku, gdy potrzebujesz zredukować projekt tylko o 30 godzin, wtedy powinieneś rozbić zadania z najmniejszym dodatkowym kosztem dla projektu. Chodzi o uzyskanie najwyższego poziomu efektywności.

Krok 5: Dostarczenie sponsorowi budżetu krachu i zaktualizowanych linii bazowych projektu

Po podjęciu ostatecznej decyzji ważne jest, aby uzyskać budżet na wykonanie krachu projektu i zaktualizować swoje linie bazowe projektu, zwłaszcza plan harmonogramu projektu, ale także plan budżetu projektu i plan zasobów projektu.

Featured video:

Współautorzy:

Dołącz do mojej społeczności 7 Milionów Unstoppable Learners, którzy zapisali się na moje Programy Online MBA i Kursy Certyfikacyjne dla Menedżerów & Profesjonalistów. Pracuj ze mną, odwiedź teraz: TheBestMBA.org. Podejmij działanie. Get Results!

Follow me on: LinkedIn | Google+ | Twitter | Facebook | Twitter | Youtube

Shares 39

.