Nowy pracownik to zawsze ryzyko. Istnieje obawa, że nowy pracownik może nie być dobrze dopasowany lub tak wykwalifikowany do pracy, jak oczekiwano. Co gorsza, nowy pracownik może stanowić istotne zagrożenie dla bezpieczeństwa lub odpowiedzialności. Zła decyzja o zatrudnieniu może przysporzyć pracodawcy kłopotów na długi czas. Sprzątanie bałaganu po jednym źle zatrudnionym pracowniku może być rozpraszające, czasochłonne i kosztowne. Nie wspominając już o czasie i kosztach związanych ze znalezieniem i przeszkoleniem zastępcy. Właściwe sprawdzenie pracownika z wyprzedzeniem może zaoszczędzić pracodawcy kłopotów, czasu i znaczących kosztów.
Nie ma sposobu, aby zagwarantować, że kandydat będzie działać. Trudno jest określić, czy kandydat jest “tym właściwym” na podstawie aplikacji, listu motywacyjnego, życiorysu i krótkiej rozmowy. Referencje rzadko wnoszą wiele informacji, ponieważ byli pracodawcy zazwyczaj potwierdzają tylko daty zatrudnienia, stanowisko i obowiązki kandydata. W związku z tym, pracodawcy używają sprawdzania przeszłości przed zatrudnieniem, w tym przeszukiwania rejestrów karnych, jako alternatywnego źródła informacji potrzebnych do prześwietlenia kandydatów.
Sprawdzanie przeszłości okazało się łatwym i opłacalnym sposobem na poznanie kandydatów, zapobieżenie problemom zanim się pojawią i zminimalizowanie ryzyka związanego z nowym zatrudnieniem. W przypadku niektórych stanowisk (np. prawników, pracowników szkół, pielęgniarek) sprawdzanie przeszłości może być wymagane. Ponadto, niektórzy pracodawcy sprawdzają już zatrudnionych pracowników, aby ocenić, czy warto ich zatrzymać, awansować lub przenieść. W związku z tym, sprawdzanie kandydatów i pracowników stało się powszechne.
Ale fakt, że “wszyscy to robią” nie usprawiedliwia ślepego przeprowadzania prześwietlania wszystkich kandydatów do pracy lub obecnych pracowników. Nieprawidłowe przeprowadzenie prześwietlenia może pociągnąć za sobą konsekwencje prawne. W związku z tym, przed przeprowadzeniem prześwietlenia obecnego lub potencjalnego pracownika, należy zapoznać się z obowiązującym prawem.
Federalna FCRA
Pracodawcy, którzy przeprowadzają prześwietlenia pracowników lub potencjalnych pracowników muszą pamiętać o wymaganiach nałożonych przez Fair Credit Reporting Act (FCRA). Istnieją firmy, które specjalizują się w
przeprowadzaniu prześwietlania pracowników. Zazwyczaj mądrze jest skorzystać z usług jednej z tych firm, gdy potrzebujesz prześwietlenia. Mają one doświadczenie w przeprowadzaniu prześwietleń, mają łatwy dostęp do odpowiednich źródeł informacji i są zaznajomione z informacjami, których pracodawcy powinni unikać. Ponadto, wewnętrzne prześwietlenia niosą ze sobą ryzyko roszczeń o dyskryminację.
Jednakże, korzystanie z usług osoby lub agencji spoza firmy wiąże się z wymaganiami FCRA, które nie mają zastosowania w przypadku wykonywania prześwietlenia wewnątrz firmy. Innymi słowy, jeśli pracownik wewnątrz firmy
przeprowadza prześwietlenie, FCRA nie ma zastosowania.
Specyficznie, FCRA ma zastosowanie, gdy pracodawcy uzyskują “raporty konsumenckie” lub “raporty śledcze konsumentów” z “agencji raportowania konsumentów”. Federalna Komisja Handlu (FTC), która jest odpowiedzialna za egzekwowanie
FCRA, interpretuje termin “agencja sprawozdawczości konsumenckiej” szeroko. Według FKH, kancelarie prawne i agencje badania zatrudnienia, które zbierają, gromadzą lub oceniają informacje (nawet jeżeli są to informacje publiczne), a następnie dostarczają je pracodawcy w zamian za korzyść, są uważane za agencje sporządzające sprawozdania dotyczące konsumentów.
“Raporty konsumenckie” i “raporty śledcze konsumentów” obejmują raporty uzyskane od agencji sprawozdawczości konsumenckiej dotyczące “charakteru, ogólnej reputacji, cech osobistych lub sposobu życia”.
To obejmuje raporty związane z rejestrami jazdy osoby,
historii kredytowej, rejestrów karnych i historii zatrudnienia. Należy pamiętać, że dane dotyczące służby wojskowej są ogólnie uważane za poufne zgodnie z Ustawą o Prywatności z 1974 r. i mogą być ujawnione tylko w ograniczonych okolicznościach.
Aby prawidłowo uzyskać i wykorzystać raport konsumencki lub raport konsumencki śledczy z agencji sprawozdawczości konsumenckiej, pracodawca musi powiadomić pracownika lub wnioskodawcę, że sprawdzenie przeszłości będzie
wykonane. Zanim sprawdzenie może być przeprowadzone, pracownik musi dostarczyć pracodawcy odpowiednią pisemną zgodę na uzyskanie raportu. “Odpowiednia zgoda” wymaga, aby pracodawca dostarczył pracownikowi jasny,
wyraźny i pisemny formularz ujawniający, który jest całkowicie oddzielony od innych potencjalnie rozpraszających treści. Pracownik musi następnie dać pracodawcy pisemne upoważnienie do uzyskania raportu, zanim pracodawca to zrobi.
Jeśli pracodawca zdecyduje się podjąć negatywne działania przeciwko kandydatowi lub pracownikowi w oparciu, przynajmniej częściowo, o informacje w raporcie konsumenckim, musi spełnić dodatkowe wymagania. W szczególności, pracodawca musi
dać ubiegającemu się lub pracownikowi kopię raportu i opis jego praw wymienionych przez FKH. FKH stworzyła w tym celu “formularz ujawnienia przed niepożądanym działaniem”. Pracodawca powinien zapewnić kandydatowi lub pracownikowi rozsądny czas na poprawienie
braków, a następnie poinformować pracownika, kiedy decyzja o zatrudnieniu jest ostateczna.
Prawo federalne wymaga, aby pracodawcy poświadczyli, że zastosowali się do FCRA, zanim agencje sporządzające raporty konsumenckie będą mogły przeprowadzać, uzupełniać lub dostarczać im raporty konsumenckie. W konsekwencji, powinieneś dostarczyć
agencji raportowania konsumentów odpowiednią dokumentację przed zatrzymaniem jej do wykonania żądanego raportu. Należy również uzyskać zapewnienie od agencji sprawozdawczości konsumentów, że będzie ona przestrzegać prawa
podczas prowadzenia dochodzenia.
Istnieją poważne zagrożenia dla nieprzestrzegania FCRA. Pracodawcy mogą być hit z odszkodowań, kar i honorariów adwokackich, jeśli nie spełniają swoich obowiązków wynikających z ustawy.
Utah’s Employment Selection Procedures Act
Utah’s Employment Selection Procedures Act zabrania pracodawcy żądania od kandydata do pracy numeru Social Security, daty urodzenia lub numeru prawa jazdy, chyba że żądanie to dotyczy wszystkich kandydatów i będzie wykorzystane przez pracodawcę do uzyskania historii kredytowej podlegającej FCRA lub do przeglądu wewnętrznych rejestrów w celu ustalenia, czy kandydat wcześniej ubiegał się o pracę lub był wcześniej zatrudniony. Pracodawcy mogą wykorzystywać te informacje tylko w jednym celu: aby określić, czy zatrudnić kandydata do pracy.
Pracodawcy muszą prowadzić określoną politykę dotyczącą przechowywania, dysponowania, dostępu i poufności informacji zebranych o kandydatach do pracy i umożliwić kandydatowi zapoznanie się z tą polityką przed wyrażeniem zgody na dostarczenie informacji w ramach procesu zatrudniania. Pracodawcy nie mogą przechowywać informacji zebranych o kandydatach do pracy przez okres dłuższy niż dwa lata.
Sprawdzanie przeszłości kryminalnej
W wielu stanach, w tym w Utah, legalne jest przeprowadzenie sprawdzenia przeszłości kryminalnej podczas procesu aplikacji w prawie wszystkich przypadkach. Zgodnie z FCRA, musisz powiadomić kandydata lub pracownika, że możesz użyć informacji o wyrokach karnych przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Powinno to być zrobione w oddzielnym dokumencie, który zawiera wyraźne powiadomienie. Jeśli nie zatrudnisz kandydata lub podejmiesz niekorzystne działania w stosunku do pracownika z powodu informacji zawartych w raporcie kryminalnym, musisz pokazać jej raport, który doprowadził do niekorzystnej decyzji lub działania i zapewnić informacje pozwalające jej na poprawienie informacji, które uważa za nieprawidłowe. Jeśli zapytasz o wyroki karne, musisz również uważać, aby uniknąć dyskryminacji na podstawie Tytułu VII Ustawy o Prawach Obywatelskich z 1964 roku. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) zazwyczaj nie będzie
pozwalać na odmowę zatrudnienia kandydata z powodu wcześniejszego skazania, chyba że możesz wykazać, że decyzja jest związana z pracą i zgodna z koniecznością biznesową.
Powinieneś rozważyć trzy czynniki przed określeniem, czy zatrudnić kogoś w świetle wyroku skazującego:
- Natura i waga przestępstwa;
- Czas, który upłynął od przestępstwa i / lub zakończenia wyroku; i
- Natura poszukiwanej pracy.
Na przykład, skazanie za oszustwo, kradzież lub defraudację jest prawdopodobnie wystarczająco związane z audytem podatkowym, że odmowa zatrudnienia kandydata na podstawie jednego z tych wyroków nie naruszyłaby tytułu VII.
Musisz powiadomić kandydata wykluczonego z procesu zatrudniania z powodu wyroku skazującego, aby umożliwić mu wykazanie, dlaczego wyrok skazujący nie powinien być brany pod uwagę. Wreszcie, pamiętaj, że osoba, której wyrok karny został usunięty zgodnie z prawem Utah (lub prawem wielu innych stanów) może zgodnie z prawem odpowiadać na wszelkie zapytania tak, jakby aresztowanie lub wyrok karny nie miały miejsca.
Zapisy medyczne
Ogólnie, zapisy medyczne są poufne i nie mogą być uzyskane w ramach sprawdzania przeszłości. FCRA wymaga przynajmniej, aby pracodawca uzyskał specjalne pozwolenie na uzyskanie dokumentacji medycznej. W wielu stanach (np. w Kalifornii), dane medyczne są ściśle tajne i nie mogą być częścią prześwietlenia. W związku z tym, nie należy pytać kandydatów o stan zdrowia lub niepełnosprawność podczas procesu aplikacji i zatrudniania. W większości przypadków, nie wolno podejmować decyzji o zatrudnieniu w oparciu o informacje medyczne. Podług Ustawy o niedyskryminacji w zakresie informacji genetycznej (GINA), pracodawca zatrudniający 15 lub więcej pracowników nie może żądać, wymagać lub nabywać informacji genetycznych, w tym informacji dotyczących historii rodziny, jakiegokolwiek kandydata W pewnych okolicznościach, sprawdzenie przeszłości może obejmować historię odszkodowań pracowniczych. W przypadku poszukiwania takich informacji należy zapewnić przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów. Historia workers’ comp danej osoby jest zazwyczaj podawana do wiadomości publicznej, ale nie można wykorzystywać tych informacji w celu dyskryminacji osoby ubiegającej się o pracę. Ustawa ADA zabrania zadawania pytań na temat historii workers’ comp kandydata w podaniu o pracę lub podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Możesz zadawać takie pytania i przeprowadzać prześwietlenie historii workers’ comp tylko po złożeniu warunkowej oferty pracy. Dyskryminacyjne wykorzystanie prześwietleń Jeśli wykorzystujesz informacje z prześwietleń, musisz przestrzegać federalnych i stanowych praw, które mają na celu ochronę kandydatów do pracy i pracowników przed dyskryminacją. Nielegalne jest sprawdzanie czyjejś przeszłości Możesz skontaktować się z autorem pod adresem [email protected] lub 801-323-5933. .
lub pracownika, z wyjątkiem bardzo rzadkich przypadków. W szczególności, zgodnie z obowiązującymi przepisami, żądanie informacji obejmuje przeszukiwanie Internetu lub podsłuchiwanie rozmów osób trzecich, które mogą prowadzić do uzyskania informacji genetycznych lub dotyczących historii rodziny. Ponadto, GINA zabrania wykorzystywania informacji genetycznych, w tym informacji dotyczących historii rodziny, przy podejmowaniu jakichkolwiek decyzji, które mają wpływ na warunki lub przywileje zatrudnienia lub skutkują podjęciem niekorzystnych działań w stosunku do kandydata lub pracownika.
jeżeli decyzja o tym jest oparta na rasie, kolorze skóry, pochodzeniu etnicznym, wieku (40 lat lub więcej), płci, religii, pochodzeniu narodowym lub informacji genetycznej (w tym historii rodziny). Na przykład, przeprowadzanie kryminalnych lub finansowych badań przeszłości tylko na wnioskodawcach lub pracownikach określonej rasy jest dyskryminacją.