Kontynuujemy nasz kurs szkoleniowy SAP MM, a ten samouczek zapewni wprowadzenie i szczegółowy przegląd jednego z najbardziej fundamentalnych procesów w zamówieniach i w module SAP MM: SAP Procure to Pay Process. Proces ten jest również znany jako proces zamówień zewnętrznych.

Proces SAP Procure to Pay jest wymagany, gdy musimy zakupić materiały/usługi od zewnętrznego dostawcy dla naszej firmy. Proces ten obejmuje wszystkie zadania biznesowe rozpoczynające się od zamówienia zakupu (PR) i kończące się płatnością na rzecz dostawcy.

Zdarzenia, które determinują rozpoczęcie tego procesu, są związane z:

• Planowaniem zapotrzebowania materiałowego (MRP) z Zarządzania Magazynem w celu zapewnienia minimalnych zapasów materiałów i narzędzi w magazynie.
• Planami zaopatrzenia w materiały, narzędzia, zasoby zewnętrzne, usługi w celu nabycia wszystkich zasobów potrzebnych do zarządzania utrzymaniem ruchu zakładu w odpowiedni sposób.
• Innymi potrzebami zaopatrzeniowymi pochodzącymi z działów firmy.

Aby rozpocząć proces, konieczne jest utworzenie zapotrzebowania na zakup (PR), dokumentu, który pozwala osobom pracującym w różnych działach firmy określić towary lub zasoby, które muszą zostać zakupione. Proces kończy się w momencie zaksięgowania płatności dla sprzedawcy. Poniżej przedstawiono graficzny przegląd procesu zamówień zewnętrznych w SAP:

Overview of SAP Procure to Pay Process

Dział Zakupów może zaspokoić wymagania zakupowe innych działów firmy poprzez wystawienie:

• Zamówienia Zakupu: w tym przypadku konieczny jest najpierw proces RFQ (Request for Quotation).
• Kontrakt Otwarty: w tym przypadku, oprócz procesu RFQ, zadanie zakupu jest finalizowane za pomocą Zamówienia Zakupu odnoszącego się do Kontraktu Otwartego.

Proces RFQ jest zawsze przeprowadzany przez Dział Zakupów przed wystawieniem kontraktu. Zazwyczaj ostatecznym celem tej fazy jest wybór dostawcy spośród kilku, w odniesieniu do towarów lub usług, które mają być zakupione.

Przyjęcie Towarów pozwala magazynowi działu, który zlecił zakupy, poświadczyć otrzymaną ilość towarów, natomiast Przyjęcie Usług pozwala im poświadczyć przyjęcie usług. Oba zadania wykonywane są tylko w odniesieniu do Zamówienia/Zlecenia wydania umowy.

Następny podproces, którego nazwa to Obsługa faktur, zawiera zadania mające na celu dopasowanie faktury do Zamówienia wydania umowy lub Zamówienia zakupu. Zawiera również zadania potrzebne do sprawdzenia danych z faktury z danymi z Zamówienia wydania umowy lub Zamówienia zakupu, takie jak ilość i wartości w podziale na poszczególne pozycje.

Ostatnie zadanie związane jest z rejestracją płatności sprzedawcy.

Transakcje w procesie SAP Procure to Pay

Proces SAP Procure to Pay wykorzystuje następujące transakcje i dokumenty w systemie SAP ERP.

Zapotrzebowanie zakupu

Zapotrzebowanie zakupu jest dokumentem wewnętrznym, który jest wystawiany/tworzony, gdy wymagane są towary (magazynowe/nie magazynowe) i/lub usługi. Dostępnych będzie kilka typów dokumentów do wykorzystania. System SAP sprawdza automatycznie różne parametry, takie jak dostępność budżetu i wymaga przepływu zatwierdzenia dla danego zamówienia, głównie w oparciu o jego wartość i wewnętrzną delegację uprawnień, a także inne parametry techniczne (jak kategoria artykułu czy grupa zakupowa). Utworzone w systemie zapotrzebowanie można również w razie potrzeby skorygować.

Jak wywołać tę transakcję

• SAP Transaction Code: ME51N
• Menu: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> Purchase Requisition -> Create

Request for Quotation (RFQ)

RFQ jest wymagane, gdy nie znasz swojego sprzedawcy i potrzebujesz ofert od kilku sprzedawców na materiał/usługę. Jest to kompletny zestaw procesów, które są uruchamiane po otrzymaniu zapotrzebowania na zakup. Pozycje zamówienia mogą być zgrupowane razem w tym samym procesie RFQ. Po otrzymaniu ofert od dostawców użytkownik zachowuje zapisy w systemie SAP, zmieniając w ten sposób dokument RFQ na ofertę.

Jak nazwać tę transakcję

• SAP Transaction Code: ME41
• Menu: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> RFQ/Quotation -> Request for Quotation -> Create

Open Contract

Open contract to ogólna umowa ze sprzedawcą na dany okres ważności z uzgodnionym cennikiem. W odniesieniu do tej samej umowy można wygenerować wiele zleceń zwolnienia umowy do momentu jej wygaśnięcia lub dostępności pozostałej wartości.

Jak wywołać tę transakcję

• Kod transakcji SAP: ME31K
• Menu: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> Outline Agreement -> Contract -.> Create

Purchase Order

Purchase order is an agreed upon official document from the customer to vendor for customer’s intent to buy or receive one/multiple materials with agreed prices, czasem realizacji/datami dostawy, ilościami i specyfikacjami. Zobowiązanie budżetowe jest tworzone automatycznie. Można przewidzieć tolerancje dla towarów i nieplanowanych usług.

Jak wywołać tę transakcję

• SAP Transaction Code: ME21N
• Menu: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> Purchase Order -> Purchase Order -.> Create -> Create -.> ME21N – Vendor/Supplying Plant Known

Contract Release Order

Contract Release Order to uzgodniony oficjalny dokument od klienta do sprzedawcy dotyczący zamiaru klienta do zakupu lub otrzymania jednego/wielu materiałów z uzgodnionymi cenami, czasu realizacji/daty dostawy, ilości i specyfikacji i jest tworzone w odniesieniu do Kontraktu Otwartego. Zobowiązanie budżetowe jest tworzone automatycznie. Można przewidzieć tolerancje dla towarów i nieplanowanych usług.

Jak wywołać tę transakcję

• SAP Transaction Code: ME21N
• Menu: Logistic -> Material Management -> Purchasing -> Purchase Order -> Create ME21N – Vendor/Supplying Plant Known

Goods Receipt

Goods Receipt jest krokiem w cyklu zaopatrzenia, w którym rzeczywiste towary zamówione za pośrednictwem Purchase Order/Contract Release Order są odbierane przez firmę i sprawdzane pod kątem wymaganej jakości / ilości. Jeśli jakość towaru spełnia wymagane kryteria, w systemie SAP księgowana jest transakcja Przyjęcia Towaru w odniesieniu do Zamówienia Zakupu/Zlecenia Realizacji Kontraktu. Transakcja ta ma podwójny skutek w postaci zmiany stanu zapasów (dla wprowadzonych materiałów), a jednocześnie w module finansowym przekazywany jest również wpis dotyczący obciążenia zapasów w stosunku do zobowiązań wobec sprzedawcy.

Jak wywołać tę transakcję

• Kod transakcji SAP: MIGO
• Menu: Logistyka -> Gospodarka materiałowa -> Zarządzanie zapasami -> Ruch towarów -> MIGO

Zgłoszenie usługi

Zgłoszenie usługi poświadcza, że żądane usługi z Zamówienia zakupu/Zlecenia wydania umowy zostały faktycznie dostarczone/wykonane. Potwierdzenie z wymaganymi parametrami jest wprowadzane na arkuszu wprowadzania usługi, który jest następnie kierowany za pomocą przepływu pracy do wymaganych poziomów w celu potwierdzenia i ostatecznego zatwierdzenia.

Jak wywołać tę transakcję

• SAP Transaction Code: ML81N
• Menu: Logistyka -> Gospodarka materiałowa -> Arkusz wprowadzania usług -> ML81N Maintain

Obsługa faktur

Proces jest uruchamiany za każdym razem, gdy faktura sprzedawcy otrzymana za zakupy ma zostać wprowadzona do systemu SAP. Początkowo wprowadzona faktura jest traktowana jako “Zaparkowana”, co oznacza, że nie dokonano żadnego wpisu lub księgowania finansowego, a dane faktury istnieją w systemie w celu przechowywania zapisów i dalszych zatwierdzeń. Na tym etapie w standardowym systemie SAP uruchamiana jest “kontrola w 3 kierunkach”, w której otrzymana faktura jest automatycznie sprawdzana w stosunku do referencyjnego zamówienia zakupu i dokumentu przyjęcia towaru pod kątem poprawności ceny/ilości. Każda zaobserwowana rozbieżność może zostać skorygowana o różnice i kwoty sporne. Faktura może mieć status zablokowanej do zapłaty. Po zatwierdzeniu faktury za pomocą zdefiniowanego przepływu pracy w systemie SAP, faktura może zostać faktycznie zaksięgowana. Zwykle robi to osoba odpowiedzialna w dziale Accounts Payables w firmie. Proces ten zazwyczaj pokrywa się ze wspólną funkcjonalnością w modułach MM i FI.

Jak nazwać tę transakcję

• SAP Transaction Code: MIRO/MIR7
• Menu: Logistic -> Material Management -> Logistics Invoice Verification -> MIRO/MIR7 Enter Invoice

Payment

Jeśli faktura zostanie zatwierdzona za pomocą przepływu pracy, ostatnim krokiem w cyklu zakupowym jest płatność na rzecz sprzedawcy. Odbywa się to poprzez wprowadzenie do systemu SAP transakcji o nazwie “Automatyczny przebieg płatności”, która zazwyczaj jest uruchamiana cyklicznie na podstawie warunków / terminów płatności określonych w zamówieniu zakupu. Wynikiem przebiegu płatności może być czek wydrukowany za pośrednictwem SAP dla zamierzonych dostawców lub wyniki przebiegu płatności mogą zostać wyeksportowane do systemów zewnętrznych do portalu bankowości internetowej, za pośrednictwem którego płatności dla dostawców są przekazywane elektronicznie.

–

Czy podobał Ci się ten samouczek SAP MM? Masz jakieś pytania lub komentarze? Chętnie poznamy Twoje opinie w sekcji komentarzy poniżej. Byłaby to dla nas duża pomoc i mamy nadzieję, że jest to coś, co możemy dla Ciebie poprawić w naszych darmowych samouczkach SAP MM.

.