Co to jest zgłoszenie pracy?
Zgłoszenie pracy to formalny dokument (cyfrowy lub papierowy) opisujący prace konserwacyjne, które wymagają wykonania. Żądanie pracy jest identyfikacją potrzebnej pracy, wydaną przez klienta dla działu utrzymania ruchu.
Przegląd
W dziale utrzymania ruchu pracują pracownicy wykwalifikowani w utrzymaniu obiektów, terenów, sprzętu, pojazdów i innych aktywów. Są oni opiekunami nieruchomości i w związku z tym zaspokajają różne potrzeby klientów. Potrzeby te mogą się szybko nakładać na regularne, zaplanowane prace, takie jak rutynowe sprzątanie i konserwacja zapobiegawcza. Aby zarządzać i zatwierdzać wszystkie zadania, obsługa techniczna musi działać w oparciu o przejrzysty przepływ pracy.
5 kluczowych elementów wniosku o wykonanie pracy:
- Zapytanie: indywidualna osoba lub dział
- Zagadnienie: może obejmować cieknące krany, prace stolarskie, odśnieżanie, zagospodarowanie terenu, odnowienie oświetlenia wewnętrznego, wymianę narzędzi i naprawę pojazdów
- Priorytet: niski, średni lub wysoki; należy podać daty wymagalności, jeśli są znane
- Lokalizacja: określony obszar w obiekcie i określony zakład, jeśli jest ich wiele
- Budżet: ważny dla planowania pracy i negocjacji, księgowości i dokumentacji finansowej oraz zatwierdzania przez kierownictwo
Im bardziej szczegółowy wniosek o pracę, tym lepiej. Szczegółowe wnioski o pracę pomagają pracownikom obsługi technicznej i menedżerom szybciej przekształcić wniosek o pracę w zlecenie pracy.
3 rodzaje wniosków o pracę
Wnioski o pracę można sklasyfikować na kilka sposobów w zależności od rodzaju branży, wielkości firmy i wielkości zespołu obsługi technicznej. Poniżej wymieniono kilka różnych typów żądań dotyczących konserwacji.
Według typu zgłaszającego
- Prośba najemcy: przestaje działać HVAC, cieknąca toaleta, naprawa suchej zabudowy
- Prośba operatora: maszyna przestaje działać, wysoki poziom złomu, wycieki płynów
- Prośba pracownika: przeniesienie mebli, zmiana oświetlenia biurowego, naprawa wykładziny
Według typu zakładu
- Prośba szkoły: restrooms, classrooms, laboratories maintenance
- Park request: turf, landscaping, sign repair
- Industrial request: blast furnaces, boilers, food conveyor maintenance
By type of priority
- Discretionary (important but not mandatory): malowanie biura, przenoszenie mebli, modernizacja boksu
- Niedyskrecjonalne (obowiązkowe)
- Emergency (związane z ochroną życia lub zapobieganiem utracie drogich aktywów): wycieki chemiczne, awarie zasilania, usuwanie lodu z chodników
- Urgent (związane z terminowością potrzebnych prac): przywrócenie ciepłej wody w ubikacji, naprawa klimatyzacji, uruchomienie pisuarów
- Routine (rutynowe): prewencyjne czynności konserwacyjne, rutynowe sprzątanie, koszenie trawników
- Nierutynowe: oprócz prac awaryjnych i pilnych, obejmuje to również planowane projekty specjalne
Przykład zgłoszenia pracy
Za pośrednictwem oprogramowania CMMS firmy UpKeep, kierownik produkcji firmy Food Packer ABC przekazuje zgłoszenie pracy do swojego zespołu utrzymania ruchu z następującymi szczegółami:
- Tytuł zgłoszenia pracy: Zainstaluj nową linię do pakowania żywności
- Detale: Nowa linia pakowania została dostarczona z 12 paletami. Mają one być zainstalowane w tym samym pomieszczeniu, w którym przetwarzane jest 8 innych linii. Jesteśmy miesiąc po tym projekcie i potrzebujemy dodatkowej mocy przerobowej, aby spełnić wymagania naszych klientów. Dążymy do zakończenia montażu w ciągu tygodnia od otrzymania tej prośby. Pozostały budżet projektu wynosi $3,000.
- Priorytet: Wysoki
W tym przykładzie, kierownik produkcji jest pod presją, aby nowa linia pakowania firmy została uruchomiona w ciągu jednego tygodnia. Zgłoszenie pracy zostaje przekazane do działu utrzymania ruchu w celu przekształcenia go w zlecenie pracy. W szczegółach zawarte są pewne parametry, które muszą zostać uwzględnione przez dział utrzymania ruchu przed przejściem do następnego kroku przepływu pracy.
Zapotrzebowanie na pracę pozwala działowi utrzymania ruchu zadać następujące pytania:
- Czy możemy wykonać pracę w żądanym czasie?
- Czy mamy zasoby wewnętrzne, aby zrealizować zamówienie?
- Jeśli nie mamy zasobów wewnętrznych, czy pozostały budżet jest wystarczający do pokrycia kosztów outsourcingu?
- Czy mamy instrukcje montażu?
- Jeśli nie możemy wykonać w żądanym czasie, kiedy możemy to zrobić?
W tym scenariuszu, typ wniosku można uznać za nierutynowy wniosek, ponieważ jest to specjalny projekt. To powiedziawszy, jest prawdopodobne, że żądanie pracy zostanie przekształcone w zlecenie pracy, a reszta kroków w przepływie pracy zostanie wykonana.
Jak wnioski o pracę poprawiają konserwację
Zamiast wszystkiego przekształcać w zlecenie pracy, wnioski o pracę służą jako “regulator” między pracą pożądaną a przydzieloną. Wszystko musi przejść przez filtr, niezależnie od tego, czy jest nim przełożony, kierownik, czy ktoś inny. Poprawia to priorytetyzację i organizację.
W naszym przykładzie z Food Packer ABC, konkretną korzyścią dla utrzymania jest to, że oczekiwania są jasno określone w sekcji szczegółów zlecenia pracy. Są one w postaci powodu pilności, pożądanego czasu realizacji i przydzielonego budżetu. Jeśli wszystkie parametry mogą być spełnione, osoba odpowiedzialna za konserwację zatwierdza zgłoszenie i przekształca je w zlecenie pracy. Jeśli nie wszystkie parametry mogą być spełnione, wówczas osoba odpowiedzialna za utrzymanie ruchu będzie musiała porozumieć się z wnioskodawcą, co jest możliwe do osiągnięcia.
.