Por Katherine Schwartz
Especialista em geração de demanda
SpaceIQ

Na superfície, a manutenção de instalações parece ser um conceito autônomo. Mas como é um regime de manutenção de instalações? Para que serve no maior esquema de operações comerciais?

A manutenção de instalações vai além de consertar portas quebradas ou manter a manutenção do HVAC. É uma supervisão cumulativa e completa de tudo o que mantém um edifício em funcionamento no dia-a-dia. Considera cada elemento das instalações, trata da delegação de tarefas, envolve pessoal interno e externo, e alavanca as instalações em planos operacionais estratégicos. Dizer que a manutenção de instalações toca cada elemento de um negócio não é um exagero e subestimar a sua importância é um grande erro.

Dê uma olhada no que se refere à manutenção de instalações e como este aspecto do sucesso do negócio é realmente inclusivo e abrangente.

Tipos de manutenção de edifícios

Quais são os exemplos de manutenção de instalações? Tipicamente, as tarefas das instalações dividem-se em diferentes categorias, dependendo da frequência e gravidade, com considerações feitas para aspectos como custo, complexidade e se os artesãos ou vendedores internos assumirão o dever. Para a maioria das instalações, os diferentes tipos de manutenção de edifícios dividem-se no seguinte:

• Planos de manutenção de instalações programados: Itens que você pode planejar com antecedência e colocar no calendário.
• Manutenção não programada: Questões que ocorrem fora da manutenção planejada.
• Manutenção de emergência: Questões não programadas que requerem atenção atempada.
• Ajustes de capital: Modificações complexas e de alto custo fora da rotina.

Cabe aos gestores das instalações categorizar a manutenção e agir adequadamente. Por exemplo, a manutenção de jardins durante os meses de verão pode estar na programação todas as terças e sábados, enquanto uma lâmpada queimada pode entrar como um ticket de suporte arquivado como manutenção não programada.

Os itens de manutenção de emergência são geralmente aqueles que representam riscos à saúde ou perigo para os indivíduos se deixados sem solução de gelo na escada de entrada durante o inverno. Melhorias de capital geralmente requerem colaboração com outras partes interessadas e comitês de supervisão orçamental.

Serviços duros vs. serviços leves

Diferentes tipos de manutenção de edifícios têm prioridades diferentes – normalmente dependendo se são um serviço duro ou leve. Nós já cobrimos serviços de manutenção de instalações duras e suaves anteriormente. Aqui está uma rápida recapitulação:

• Os serviços duros tratam do próprio edifício (AVAC, canalização, electricidade)
• Os serviços suaves afectam as operações e as pessoas (limpeza, gestão de resíduos, decoração)

Embora ambos sejam importantes, os serviços duros geralmente têm precedência sobre os serviços suaves porque são considerados vitais e emergentes. Os custos associados aos serviços duros tendem a aumentar quanto mais tempo não são resolvidos.

Quem faz o trabalho?

Como é que se mantém uma instalação? É uma boa pergunta – especialmente à medida que as instalações se tornam maiores e mais complexas. Para as pequenas empresas, uma equipe interna pode ser capaz de realizar a maioria das manutenções básicas; no entanto, à medida que as empresas crescem, elas precisarão se apoiar em mais pessoas e em conjuntos de habilidades mais amplos para manter um edifício de acordo com o padrão.

Os gerentes de instalações lideram as iniciativas de manutenção do edifício e são em grande parte responsáveis pela delegação de tarefas de manutenção. Eles dependem de diferentes grupos para suporte:

• Equipe interna das instalações: Atribuídos a itens básicos e oportunos de manutenção.
• Artesanato contratado: Atribuídos a itens de manutenção complexos e urgentes.
• Vendedores autorizados (SLA): Atribuído com itens de manutenção de rotina e em andamento.

Delegation occurs in many ways. A emissão de tickets de suporte é freqüentemente usada como o meio interno de alocação do trabalho de manutenção. Acordos de Nível de Serviço (SLAs) criam cronogramas e escopos de trabalho a serem cumpridos por vendedores externos. A maioria dos gerentes de instalações também tem uma rede de artesãos contratados que podem solicitar um serviço respeitável.

Há também o conceito de gerenciamento integrado de instalações, que combina o máximo possível de trabalho de manutenção sob um único fornecedor, para racionalizar o custo e a rapidez.

Considerações sobre manutenção da facilidade

A última pergunta a fazer é… por quê? Por que é tão importante manter a manutenção das instalações e dedicar tão amplos recursos e atenção a um edifício? Vale realmente a pena este enfoque nas despesas gerais?

Absolutamente. As instalações tocam todas as partes das operações de uma empresa e são parte integrante das iniciativas estratégicas que ela propõe. Sem um local de trabalho bem gerido e bem conservado, uma empresa carece de um activo significativo e pode até encontrar-se a enfrentar um grande obstáculo ao sucesso. Um gerente de instalação tem efetivamente dois objetivos:

• Operacional: Criar um ambiente seguro, acessível, confortável e útil para funcionários, visitantes e clientes.
• Estratégico: Ajudar a empresa a atingir as metas de receitas e KPIs através de uma gestão consciente das despesas gerais.

A manutenção das instalações é cumulativa. Cada tarefa realizada se soma às instalações que funcionam bem, o que abre o caminho para os funcionários fazerem o seu melhor trabalho, o que permite que uma empresa cresça e tenha sucesso. Nada é mais importante do que uma fundação bem conservada e robusta para a maioria das empresas, essa fundação são as suas instalações.

As instalações exigem manutenção constante

O aspecto mais impressionante da manutenção das instalações é que ela está sempre presente. A manutenção das instalações acontece diariamente e requer uma abordagem orientada para o futuro para se manter à frente das necessidades emergentes. Enquanto um gerente de instalações pode supervisionar e coordenar a manutenção das instalações, é necessária uma equipe inteira para executar tarefas em todos os níveis.

A ironia da manutenção de grandes instalações é que, feita corretamente, muitas vezes ela passa despercebida. Quando tudo funciona como deveria, sem fricções e sem problemas, funcionários, visitantes e qualquer outra pessoa interagindo com as instalações terão uma experiência perfeita. É uma recompensa que vale bem o investimento de tempo, energia e capital.

Leitura: Familiarize-se com um Plano de Manutenção de Instalações