av Katherine Schwartz
Demand Generation Specialist
SpaceIQ

Ovanpå ytan verkar underhåll av anläggningar vara ett fristående koncept. Men hur ser ett underhåll av anläggningar ut? Vilket syfte tjänar det i det större sammanhanget för affärsverksamheten?

Anläggningsunderhåll går längre än att laga trasiga dörrar eller hålla reda på underhållet av VVS-anläggningar. Det är en kumulativ, fullständig övervakning av allt som håller en byggnad igång dagligen. Det tar hänsyn till varje del av anläggningen, hanterar delegering av arbetsuppgifter, involverar intern och extern personal och utnyttjar anläggningen i strategiska verksamhetsplaner. Att säga att anläggningsunderhåll berör alla delar av ett företag är inte en överdrift, och att underskatta dess betydelse är ett stort misstag.

Ta en titt på vad som ingår i anläggningsunderhållet och hur inkluderande och omfattande denna aspekt av företagets framgång verkligen är.

Typer av byggnadsunderhåll

Vad är exempel på anläggningsunderhåll? Vanligtvis delas anläggningsuppgifter in i olika kategorier beroende på frekvens och svårighetsgrad, med överväganden om aspekter som kostnad, komplexitet och om interna hantverkare eller leverantörer kommer att åta sig uppgiften. För de flesta anläggningar delas de olika typerna av byggnadsunderhåll upp i följande:

• Planerade underhållsplaner för anläggningen: Poster som du kan planera i förväg och skriva in i kalendern.
• Och inte planerat underhåll: Problem som uppstår utanför planerat underhåll.
• Nödunderhåll: Oplanerade problem som måste åtgärdas snabbt.
• Kapitalförbättringar: Oplanerade problem som måste åtgärdas snabbt: Högkostnads, komplexa ändringar utanför rutinen.

Det är upp till anläggningsansvariga att kategorisera underhållet och agera på lämpligt sätt. Till exempel kan markskötsel under sommarmånaderna stå på schemat varje tisdag och lördag, medan en utbränd glödlampa kan komma in som ett supportärende som registreras som oplanerat underhåll.

Nödunderhåll är vanligen sådant som utgör en hälsorisk eller en fara för enskilda personer om det inte åtgärdas – avfrostning av entrétrapporna på vintern. Kapitalförbättringar kräver vanligtvis samarbete med andra intressenter och budgetövervakningskommittéer.

Hårda vs. mjuka tjänster

Olika typer av byggnadsunderhåll får olika prioritet – vanligtvis beroende på om de är en hård eller mjuk tjänst. Vi har tidigare behandlat hårda och mjuka tjänster för fastighetsunderhåll. Här är en snabb sammanfattning:

• Hårda tjänster handlar om själva byggnaden (HVAC, VVS, el)
• Mjuka tjänster påverkar verksamheten och människorna (vaktmästeri, avfallshantering, inredning)

Och även om båda är viktiga har hårda tjänster generellt sett företräde framför mjuka tjänster eftersom de betraktas som vitala och brådskande. Kostnaderna för hårda tjänster tenderar att öka ju längre de är olösta.

Vem utför arbetet?

Hur underhåller man en anläggning? Det är en bra fråga – särskilt när anläggningarna blir större och mer komplexa. För små företag kan ett internt team kanske utföra det mesta av det grundläggande underhållet, men i takt med att företagen växer måste de luta sig mot fler personer och bredare kompetenser för att hålla en byggnad i nivå med standarden.

Facilitetsansvariga leder underhållsinitiativ för byggnader och är till stor del ansvariga för att delegera underhållsuppgifter. De förlitar sig på olika grupper för att få stöd:

• Inre personal för anläggningsarbeten:
• Avtalade hantverkare: De har till uppgift att sköta grundläggande underhållsarbeten i rätt tid:
• Godkända leverantörer (SLA): De har till uppgift att sköta komplexa och brådskande underhållsärenden: Uppdrag med rutinmässiga, löpande underhållsarbeten.

Delegering sker på många olika sätt. Supportbiljetter används ofta som internt sätt att fördela underhållsarbete. Genom servicenivåavtal (SLA) skapas scheman och arbetsområden som externa leverantörer ska följa. De flesta fastighetsförvaltare har också ett nätverk av kontraktshantverkare som de kan anlita för seriös service.

Det finns också begreppet integrerad fastighetsförvaltning, som kombinerar så mycket underhållsarbete som möjligt under en enda leverantör, för att effektivisera kostnader och snabbhet.

Förutsättningar för fastighetsunderhåll

Den sista frågan som bör ställas är… varför? Varför är det så viktigt att hålla koll på anläggningsunderhållet och ägna så omfattande resurser och uppmärksamhet åt en byggnad? Är detta fokus på omkostnader verkligen värt det?

Absolut. Anläggningar berör varje del av ett företags verksamhet och är en integrerad del av de strategiska initiativ som företaget tar fram. Utan en välskött och väl underhållen arbetsplats saknar ett företag en viktig tillgång och kan till och med stå inför ett stort hinder för framgång. En Facility Manager har i praktiken två mål:

• Operativt:
• Strategiskt: Hjälpa företaget att uppnå breda intäktsmål och KPI:er genom medveten hantering av omkostnader.

Fastighetsunderhåll är kumulativt. Varje utförd uppgift ger anläggningar som fungerar som de ska, vilket gör det möjligt för de anställda att göra sitt bästa arbete, vilket gör att företaget kan växa och lyckas. Ingenting är viktigare än en väl underhållen, stabil grund – för de flesta företag är den grunden deras anläggningar.

Anläggningar kräver konstant underhåll

Den mest imponerande aspekten av anläggningsunderhåll är att det är ständigt närvarande. Underhåll av anläggningar sker dagligen och kräver ett framåtblickande tillvägagångssätt för att ligga steget före nya behov. Även om en fastighetsansvarig kan övervaka och samordna anläggningsunderhållet krävs det ett helt team för att utföra uppgifter på alla nivåer.

Det ironiska med ett bra anläggningsunderhåll är att det ofta går obemärkt förbi om det görs på rätt sätt. När allt fungerar som det ska, friktionsfritt och obehindrat, får anställda, besökare och alla andra som interagerar med anläggningen en sömlös upplevelse. Det är en belöning som är väl värd investeringen av tid, energi och kapital.

Fortsätt läsa: Läs vidare: Bekanta dig med en underhållsplan för anläggningar