Af Katherine Schwartz
Demand Generation Specialist
SpaceIQ

Overfladisk set virker vedligeholdelse af faciliteter som et selvstændigt koncept. Men hvordan er et vedligeholdelsesprogram for faciliteter egentlig? Hvilket formål tjener det i den større sammenhæng med forretningsdriften?

Facilitetsvedligeholdelse går ud over at reparere ødelagte døre eller holde øje med HVAC-vedligeholdelsen. Det er et kumulativt, fuldstændigt tilsyn med alt det, der holder en bygning kørende på daglig basis. Det tager hensyn til alle elementer af faciliteterne, omhandler uddelegering af opgaver, involverer internt og eksternt personale og udnytter faciliteterne i strategiske driftsplaner. At sige, at facilitetsvedligeholdelse berører alle elementer i en virksomhed, er ikke en overdrivelse, og at undervurdere dens betydning er en stor fejltagelse.

Tag et kig på, hvad der indgår i facilitetsvedligeholdelse, og hvor inkluderende og omfattende dette aspekt af forretningssucces i virkeligheden er.

Typer af bygningsvedligeholdelse

Hvad er eksempler på facilitetsvedligeholdelse? Typisk opdeles facilitetsopgaver i forskellige kategorier afhængigt af hyppighed og sværhedsgrad, idet der tages hensyn til aspekter som omkostninger, kompleksitet og hvorvidt interne håndværkere eller leverandører skal påtage sig opgaven. For de fleste faciliteter kan de forskellige typer bygningsvedligeholdelse opdeles i følgende:

• Planlagte vedligeholdelsesplaner for faciliteter: Punkter, som du kan planlægge på forhånd og sætte i kalenderen.
• Uplanlagt vedligeholdelse: Problemer, der opstår uden for planlagt vedligeholdelse.
• Nødvedligeholdelse: Uplanlagte problemer, der kræver hurtig opmærksomhed.
• Investeringsforbedringer: Uplanlagte problemer, der kræver hurtig opmærksomhed: Omkostningerne er høje, komplekse ændringer uden for rutinen.

Det er op til facility managers at kategorisere vedligeholdelsen og handle på passende vis. F.eks. kan vedligeholdelse af jorden i sommermånederne være på skemaet hver tirsdag og lørdag, mens en brændt pære kan komme ind som en supportbillet, der registreres som uplanlagt vedligeholdelse.

Nødvedligeholdelsespunkter er normalt dem, der udgør en sundhedsrisiko eller fare for enkeltpersoner, hvis de ikke bliver løst – afisning af indgangstrappen om vinteren. Kapitalforbedringer kræver normalt samarbejde med andre interessenter og budgetovervågningsudvalg.

Hårde vs. bløde tjenester

Differente typer bygningsvedligeholdelse får forskellig prioritet – normalt afhængigt af, om de er en hård eller blød tjeneste. Vi har tidligere behandlet hårde og bløde vedligeholdelsestjenester for bygninger. Her er en hurtig opsummering:

• Hårde tjenester omhandler selve bygningen (HVAC, VVS, elektricitet)
• Bløde tjenester påvirker driften og mennesker (rengøring, affaldshåndtering, indretning)

Selv om begge er vigtige, har hårde tjenester generelt forrang for bløde tjenester, fordi de anses for at være vitale og akutte. Omkostningerne i forbindelse med hårde tjenester har tendens til at stige, jo længere de er uløste.

Hvem udfører arbejdet?

Hvordan vedligeholder man et anlæg? Det er et godt spørgsmål – især i takt med, at faciliteterne bliver større og mere komplekse. For små virksomheder kan et internt team måske klare de fleste grundlæggende vedligeholdelsesopgaver; men efterhånden som virksomhederne vokser, bliver de nødt til at læne sig op ad flere personer og bredere kompetencer for at holde en bygning i stand.

Facilities managers står i spidsen for vedligeholdelsesinitiativer for bygninger og er i høj grad ansvarlige for at uddelegere vedligeholdelsesopgaver. De er afhængige af forskellige grupper for at få støtte:

• Indhent facilitetspersonale:
• Det er en opgave at udføre grundlæggende, rettidige vedligeholdelsesopgaver.
• Håndværkere på kontrakt:
• Godkendte leverandører (SLA): Opgave med komplekse og hastende vedligeholdelsesopgaver: Opgave med rutinemæssige, løbende vedligeholdelsesopgaver.

Delegation sker på mange måder. Support ticketing bruges ofte som internt middel til at allokere vedligeholdelsesarbejde. Service Level Agreements (SLA’er) skaber tidsplaner og arbejdsomfang, som eksterne leverandører skal overholde. De fleste facility managers har også et netværk af kontrakthåndværkere, som de kan trække på for at få en velrenommeret service.

Der er også konceptet med integreret facility management, som kombinerer så meget vedligeholdelsesarbejde som muligt under en enkelt leverandørs paraply for at strømline omkostninger og hurtighed.

Overvejelser om vedligeholdelse af faciliteter

Det sidste spørgsmål, der skal stilles, er … hvorfor? Hvorfor er det så vigtigt at holde styr på facilitetsvedligeholdelsen og afsætte så brede ressourcer og opmærksomhed til en bygning? Er dette fokus på overhead virkelig det værd?

Absolut. Faciliteterne berører alle dele af en virksomheds drift og er en integreret del af de strategiske initiativer, som virksomheden iværksætter. Uden en veldrevet og velholdt arbejdsplads mangler en virksomhed et vigtigt aktiv og kan endda stå over for en stor hindring for succes. En facility manager har effektivt to mål:

• Operationelt: Skabe et sikkert, tilgængeligt, behageligt og nyttigt miljø for medarbejdere, besøgende og kunder.
• Strategisk: Hjælpe virksomheden med at opfylde brede indtjeningsmål og KPI’er gennem bevidst styring af overhead.

Facilitetsvedligeholdelse er kumulativ. Hver opgave, der udføres, bidrager til, at faciliteterne kører som de skal, hvilket baner vejen for, at medarbejderne kan udføre deres bedste arbejde, hvilket gør det muligt for en virksomhed at vokse og få succes. Intet er vigtigere end et velholdt, solidt fundament – og for de fleste virksomheder er dette fundament deres faciliteter.

Faciliteter kræver konstant vedligeholdelse

Det mest imponerende aspekt ved vedligeholdelse af faciliteter er, at det er allestedsnærværende. Vedligeholdelse af faciliteter sker dagligt og kræver en fremadskuende tilgang for at være på forkant med nye behov. Selv om en facility manager kan føre tilsyn med og koordinere vedligeholdelsen af faciliteterne, er det nødvendigt med et helt team for at udføre opgaverne på alle niveauer.

Det ironiske ved god vedligeholdelse af faciliteter er, at når det gøres rigtigt, går det ofte ubemærket hen. Når alting fungerer som det skal, gnidningsfrit og ubesværet, vil medarbejdere, besøgende og alle andre, der interagerer med faciliteterne, få en problemfri oplevelse. Det er en belønning, der er investeringen af tid, energi og kapital værd.

Læs videre: Bliv fortrolig med en vedligeholdelsesplan for faciliteter