Di Katherine Schwartz
SpaceIQ

In superficie, la manutenzione delle strutture sembra un concetto autonomo. Ma com’è un regime di manutenzione delle strutture? Quale scopo ha nello schema più grande delle operazioni aziendali?

La manutenzione delle strutture va oltre la riparazione delle porte rotte o la manutenzione dell’HVAC. È una supervisione cumulativa e completa di tutto ciò che fa funzionare un edificio giorno per giorno. Considera ogni elemento delle strutture, si occupa della delega dei compiti, coinvolge il personale interno ed esterno e fa leva sulle strutture nei piani operativi strategici. Dire che la manutenzione delle strutture tocca ogni elemento di un’azienda non è un’esagerazione, e sottovalutare la sua importanza è un grave errore.

Da un’occhiata a ciò che va nella manutenzione delle strutture e quanto inclusivo e completo sia questo aspetto del successo aziendale.

Tipi di manutenzione degli edifici

Quali sono esempi di manutenzione delle strutture? In genere, i compiti delle strutture si suddividono in diverse categorie a seconda della frequenza e della gravità, con considerazioni su aspetti come il costo, la complessità e il fatto che il compito venga svolto da artigiani interni o da fornitori. Per la maggior parte delle strutture, i diversi tipi di manutenzione degli edifici si suddividono nei seguenti:

• Piani di manutenzione programmata della struttura: Elementi che potete pianificare in anticipo e mettere in calendario.
• Manutenzione non programmata: Problemi che si verificano al di fuori della manutenzione programmata.
• Manutenzione di emergenza: Problemi non programmati che richiedono un’attenzione tempestiva.
• Miglioramenti capitali: Modifiche complesse e ad alto costo al di fuori della routine.

Sta ai facility manager classificare la manutenzione e agire in modo appropriato. Per esempio, la manutenzione del terreno durante i mesi estivi potrebbe essere in programma ogni martedì e sabato, mentre una lampadina bruciata potrebbe arrivare come un ticket di supporto archiviato come manutenzione non programmata.

Le voci di manutenzione d’emergenza sono di solito quelle che pongono rischi per la salute o pericoli per le persone se lasciate irrisolte: ghiacciare le scale d’ingresso in inverno. I miglioramenti del capitale di solito richiedono la collaborazione con altre parti interessate e comitati di supervisione del bilancio.

Servizi hard vs soft

Diversi tipi di manutenzione degli edifici hanno priorità diverse, di solito a seconda che si tratti di un servizio hard o soft. Abbiamo già parlato dei servizi di manutenzione hard e soft delle strutture. Ecco un rapido riepilogo:

• I servizi hard hanno a che fare con l’edificio stesso (HVAC, idraulici, elettrici)
• I servizi soft riguardano le operazioni e le persone (pulizia, gestione dei rifiuti, arredamento)

Mentre entrambi sono importanti, i servizi hard generalmente hanno la precedenza sui soft perché sono considerati vitali ed emergenti. I costi associati ai servizi hard tendono ad aumentare più a lungo rimangono irrisolti.

Chi fa il lavoro?

Come si mantiene una struttura? È una buona domanda, soprattutto perché le strutture diventano più grandi e più complesse. Per le piccole aziende, un team interno potrebbe essere in grado di portare a termine la maggior parte della manutenzione di base; tuttavia, man mano che le aziende crescono, avranno bisogno di appoggiarsi a più persone e a competenze più ampie per mantenere un edificio a norma.

I manager delle strutture dirigono le iniziative di manutenzione degli edifici e sono in gran parte responsabili della delega dei compiti di manutenzione. Si affidano a diversi gruppi per il supporto:

• Personale interno delle strutture: Incaricato di elementi di manutenzione di base e puntuali.
• Artigiani a contratto: Incaricati di articoli di manutenzione complessi e urgenti.
• Venditori approvati (SLA): Incaricati della manutenzione ordinaria e continua.

La delega avviene in molti modi. Il ticketing di supporto è spesso usato come mezzo interno per assegnare il lavoro di manutenzione. Gli accordi sul livello di servizio (SLA) creano programmi e ambiti di lavoro che i fornitori esterni devono rispettare. La maggior parte dei facility manager hanno anche una rete di artigiani a contratto che possono chiamare per un servizio affidabile.

C’è anche il concetto di gestione integrata delle strutture, che combina più lavoro di manutenzione possibile sotto l’ombrello di un singolo fornitore, per ottimizzare i costi e la rapidità.

Considerazioni sulla manutenzione delle strutture

L’ultima domanda da fare è… perché? Perché è così importante tenere il passo con la manutenzione delle strutture e dedicare risorse e attenzioni così ampie a un edificio? Vale davvero la pena concentrarsi sulle spese generali?

Assolutamente. Le strutture toccano ogni parte delle operazioni di un’azienda e sono parte integrante delle iniziative strategiche che essa porta avanti. Senza un luogo di lavoro ben gestito e ben mantenuto, un’azienda manca di una risorsa significativa e potrebbe persino trovarsi di fronte a un grosso ostacolo al successo. Un facility manager ha effettivamente due obiettivi:

• Operativo: Creare un ambiente sicuro, accessibile, confortevole e utile per i dipendenti, i visitatori e i clienti.
• Strategico: Assistere l’azienda nel raggiungimento di ampi obiettivi di reddito e KPI attraverso una gestione consapevole delle spese generali.

La manutenzione delle strutture è cumulativa. Ogni compito portato a termine si aggiunge alle strutture che funzionano bene, il che spiana la strada ai dipendenti per fare il loro lavoro migliore, il che permette all’azienda di crescere e avere successo. Niente è più importante di una base solida e ben mantenuta – per la maggior parte delle aziende, quella base sono le loro strutture.

Le strutture richiedono una manutenzione costante

L’aspetto più impressionante della manutenzione delle strutture è che è sempre presente. La manutenzione delle strutture avviene quotidianamente e richiede un approccio lungimirante per stare al passo con le esigenze emergenti. Mentre un facility manager può supervisionare e coordinare la manutenzione delle strutture, è necessaria un’intera squadra per eseguire i compiti ad ogni livello.

L’ironia della grande manutenzione delle strutture è che, fatta bene, spesso passa inosservata. Quando tutto funziona come dovrebbe, senza attrito e senza impedimenti, i dipendenti, i visitatori e chiunque altro interagisca con le strutture avrà un’esperienza senza soluzione di continuità. È una ricompensa che vale l’investimento di tempo, energia e capitale.

Continua a leggere: Familiarizzare con un piano di manutenzione delle strutture

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