Dit bericht is onderdeel van de DWD Etiquette V&A serie, waarin ik vragen van lezers beantwoord.

Ontmoetingsetiquette Vraag van Henrietta (Houston, Texas)

“Wat is de beste manier om een nauwkeurige headcount voor een bestemming bruiloft te krijgen? Wat is de beste tijdlijn om een RSVP te vragen voor een bruiloft op bestemming? De bruiloft op de bestemming is in januari.”

Cynthia @ Destination Wedding Details Says:

Hi Henrietta,

Goede vraag! De beste manier om RSVP’s te verzamelen en een nauwkeurige headcount te krijgen is het opzetten van een persoonlijke website of app. Ik heb een aantal van mijn favoriete websites in deze post besproken: Persoonlijke websites voor bruiloften

Een persoonlijke website is een redder in nood, want je krijgt een e-mail alert elke keer als iemand RSVP’t en je kunt op elk moment inloggen en zien hoeveel mensen RSVP’en. Je kunt dan telefonisch of per e-mail contact opnemen met elk van hen om het te herbevestigen als je echt veilig wilt zijn.

Nou, de RSVP deadline is een lastig onderwerp als het gaat om bruiloften op bestemming. Ik heb een hele post geschreven die uitsplitst wanneer je save-the-dates en uitnodigingen voor zowel de bestemming bruiloft en thuis bruiloft receptie, evenals RSVP deadlines.

Laten we eerst praten over wanneer u uw uitnodigingen moet verzenden. Als het gaat om bruiloften op een bestemming, wilt u uw uitnodigingen ten minste 2-3 maanden voor de bruiloft versturen. Aangezien u in januari trouwt, zou ik ernaar streven om ze in oktober te verzenden om de vakantiegekte voor te zijn.

Bedenk dat november en december de drukste tijden zijn voor het postkantoor, en als u uw uitnodigingen in die maanden verstuurt, loopt u het risico dat ze verloren gaan in de post of dat mensen niet echt opletten omdat ze zoveel kaarten en post ontvangen in die periode.

Ik stel ook voor dat je de uitnodigingen vóór de feestdagen verstuurt, zodat mensen zich bewust zijn van de kosten van de bruiloft voordat ze hun budget gaan verkwisten aan vakantiecadeaus. 🙂

Voor de termijn voor de RSVP van een bruiloft op bestemming is het korte antwoord dat je hen moet vragen ten minste 4-6 weken vóór je bruiloft te RSVP’en.

Maar dat is een overgesimplificeerd antwoord, omdat het echt van jullie specifieke situatie afhangt. Heeft u een speciaal groepstarief voor uw gasten en boeken zij hun reis via uw reisbureau? Zo ja, dan moet u uw reisbureau vragen wanneer hij/zij een definitieve headcount nodig heeft om het groepstarief veilig te stellen.

Heeft u een ‘gratis huwelijkspakket’ in een all-inclusive resort gekregen? Zo ja, dan moet u hen zeker vragen wanneer zij een definitief aantal nodig hebben om de gratis bruiloft veilig te stellen.

U moet ook met uw huwelijkscoördinator praten over wanneer zij een definitief aantal nodig hebben voor de catering. Vaak heeft de cateraar voor een bepaalde datum een definitief aantal mensen nodig, zodat ze het eten kunnen bestellen. Als je hen een verkeerde schatting geeft, ben je nog steeds verantwoordelijk voor het betalen van het aantal dat je hen hebt gegeven.

Ik weet dat het stressvol kan zijn, maar het klinkt een stuk ingewikkelder dan het is. Hier is een voorbeeld van wat ik bedoel:

Laten we zeggen dat uw reisbureau of locatie een definitieve headcount nodig heeft voor 26 december, dan moet u uw gasten een RSVP deadline geven van 15 december – dat geeft je een paar weken om alle informatie te verzamelen en een nauwkeurige headcount te sturen naar uw locatie, weddingplanner of reisbureau.

Hier is een artikel met wat meer informatie over het bepalen van uw bestemming bruiloft RSVP data:
Destination Wedding Invitations 101

Ik hoop dat dit helpt, maar voel je vrij om weg te vragen als je nog andere vragen hebt. Dit is waarschijnlijk een van die onderwerpen waar ik slaap over heb verloren toen ik mijn destination bruiloft aan het plannen was. Ik heb er echt over nagedacht en uiteindelijk had ik een geweldige opkomst, dus ik weet hoe belangrijk RSVP deadlines zijn.

Best van geluk!

Heb je een vraag over etiquette voor een bruiloft op bestemming? Stel ons uw vraag hier.