Door Katherine Schwartz
Demand Generation Specialist
SpaceIQ

Op het eerste gezicht lijkt facilitair onderhoud een op zichzelf staand concept. Maar wat is een facilitair onderhoudsregime? Welk doel dient het in het grotere schema van de bedrijfsvoering?

Facilitair onderhoud gaat verder dan het repareren van kapotte deuren of het bijhouden van HVAC-onderhoud. Het is een cumulatief, compleet overzicht van alles wat een gebouw van dag tot dag draaiende houdt. Het houdt rekening met elk element van de faciliteiten, heeft te maken met het delegeren van taken, betrekt intern en extern personeel, en maakt faciliteiten tot een strategisch operationeel plan. Zeggen dat facilitair onderhoud elk element van een bedrijf raakt, is geen overdrijving, en het belang ervan onderschatten is een grote fout.

Kijk eens wat er allemaal komt kijken bij facilitair onderhoud en hoe veelomvattend en veelomvattend dit aspect van zakelijk succes werkelijk is.

Typen onderhoud van gebouwen

Wat zijn voorbeelden van facilitair onderhoud? Doorgaans worden facilitaire taken onderverdeeld in verschillende categorieën, afhankelijk van de frequentie en de ernst, waarbij rekening wordt gehouden met aspecten als kosten, complexiteit, en of interne vakmensen of verkopers de taak op zich zullen nemen. Voor de meeste faciliteiten kunnen de verschillende soorten onderhoud van gebouwen als volgt worden onderverdeeld:

• Gepland onderhoud van faciliteiten: Items die u vooruit kunt plannen en op de kalender kunt zetten.
• Ongepland onderhoud: Problemen die buiten het geplande onderhoud vallen.
• Noodonderhoud: Ongeplande zaken die tijdig aandacht behoeven.
• Capitaalverbeteringen: Kostbare, complexe aanpassingen die buiten de routine vallen.

Het is aan facility managers om onderhoud te categoriseren en op de juiste manier te handelen. Bijvoorbeeld, onderhoud van het terrein tijdens de zomermaanden kan elke dinsdag en zaterdag op het schema staan, terwijl een doorgebrande gloeilamp als een support ticket kan worden ingediend als ongepland onderhoud.

Noodonderhoudsitems zijn meestal items die gezondheidsrisico’s of gevaar voor personen opleveren als ze niet worden opgelost-het ijsvrij maken van de toegangstrap tijdens de winter. Kapitaalverbeteringen vereisen meestal samenwerking met andere belanghebbenden en commissies voor budgettoezicht.

Harde vs. zachte diensten

Verschillende soorten onderhoud van gebouwen krijgen verschillende prioriteiten – meestal afhankelijk van of ze een harde of zachte dienst zijn. We hebben eerder harde en zachte facilitaire onderhoudsdiensten behandeld. Hier volgt een korte samenvatting:

• Harde diensten hebben betrekking op het gebouw zelf (HVAC, loodgieterswerk, elektriciteit)
• Zachte diensten hebben invloed op de activiteiten en mensen (conciërge, afvalbeheer, decor)

Hoewel beide belangrijk zijn, hebben harde diensten over het algemeen voorrang op zachte diensten, omdat ze worden beschouwd als vitaal en urgent. De kosten in verband met harde diensten hebben de neiging te stijgen naarmate ze langer onopgelost blijven.

Wie doet het werk?

Hoe onderhoud je een faciliteit? Dat is een goede vraag, vooral naarmate de faciliteiten groter en complexer worden. Voor kleine bedrijven kan een intern team misschien het meeste basisonderhoud doen, maar als bedrijven groeien, moeten ze een beroep doen op meer mensen en bredere vaardigheden om een gebouw op peil te houden.

Faciliteitenmanagers geven leiding aan onderhoudsinitiatieven voor gebouwen en zijn grotendeels verantwoordelijk voor het delegeren van onderhoudstaken. Ze vertrouwen op verschillende groepen voor ondersteuning:

• In-house facilitair personeel: Taken: eenvoudige, tijdige onderhoudswerkzaamheden
• Ingehuurde vakmensen: Taken: complexe, dringende onderhoudspunten.
• Goedgekeurde leveranciers (SLA): Taken met routinematige, lopende onderhoudspunten.

Delegatie vindt op vele manieren plaats. Support ticketing wordt vaak gebruikt als het interne middel om onderhoudswerk toe te wijzen. Service Level Agreements (SLA’s) creëren schema’s en werkomvang waar externe leveranciers zich aan moeten houden. De meeste facility managers hebben ook een netwerk van contractuele vakmensen waarop ze een beroep kunnen doen voor een goede service.

Er is ook het concept van geïntegreerd facilitair beheer, waarbij zoveel mogelijk onderhoudswerk wordt samengebracht onder de paraplu van één leverancier, om de kosten en snelheid te stroomlijnen.

Overwegingen met betrekking tot facilitair onderhoud

De laatste vraag die moet worden gesteld is… waarom? Waarom is het zo belangrijk om het facilitair onderhoud bij te houden en zo veel middelen en aandacht aan een gebouw te besteden? Is deze aandacht voor overhead echt de moeite waard?

Absoluut. Faciliteiten raken elk deel van de activiteiten van een bedrijf en zijn een integraal onderdeel van de strategische initiatieven die het ontplooit. Zonder een goed beheerde, goed onderhouden werkplek mist een bedrijf een belangrijke troef en kan het zelfs geconfronteerd worden met een grote belemmering voor succes. Een facility manager heeft in feite twee doelen:

• Operationeel: Een veilige, toegankelijke, comfortabele, nuttige omgeving creëren voor werknemers, bezoekers en klanten.
• Strategisch: Het bedrijf helpen bij het behalen van brede omzetdoelstellingen en KPI’s door middel van bewust beheer van overhead.

Faciliteitenonderhoud is cumulatief. Elke volbrachte taak telt op tot faciliteiten die goed lopen, die de weg vrijmaakt voor werknemers om hun beste werk te doen, waardoor een bedrijf kan groeien en slagen. Niets is belangrijker dan een goed onderhouden, stevig fundament – en dat fundament zijn de faciliteiten van de meeste bedrijven.

Faciliteiten vereisen voortdurend onderhoud

Het meest indrukwekkende aspect van facilitair onderhoud is dat het altijd aanwezig is. Facilitair onderhoud gebeurt dagelijks en vereist een vooruitziende aanpak om de opkomende behoeften voor te blijven. Hoewel een facilitair manager het onderhoud kan overzien en coördineren, is er een heel team nodig om de taken op elk niveau uit te voeren.

De ironie van goed facilitair onderhoud is dat het, als het goed wordt uitgevoerd, vaak onopgemerkt blijft. Wanneer alles werkt zoals het zou moeten, wrijvingsloos en onbelemmerd, werknemers, bezoekers, en iedereen die interactie heeft met faciliteiten zal een naadloze ervaring hebben. Het is een beloning die de investering van tijd, energie en kapitaal meer dan waard is.

Lees verder: Raak vertrouwd met een Facility Maintenance Plan