Co se naučíte: Diskutovat o osvědčených postupech v oblasti etikety na pracovišti

Tento modul se zaměřuje na práci ve skupinách a týmech. Správné chování neboli etiketa je základním tématem pro zahájení interakce správnou nohou. I když se některé věci probírané v této části mohou zdát jako všeobecně známé nebo jako zdravý rozum, může být užitečné připomenout si základní způsoby chování. Kromě toho je zde několik důležitých připomínek nebo poučení týkajících se práce s ostatními a účasti na firemních akcích.

Interakce na pracovišti

První a možná nejtrvalejší dojem, který na pracovišti uděláte, začíná u způsobů chování: jak se nosíte a jak se chováte. S diskusí o tom, jak se chovat na pracovišti, je spojeno mnoho kulturních otázek. Stejně jako zbytek tohoto kurzu vycházejí tyto lekce z americké firemní kultury. Pokud jednáte s osobami z jiných zemí nebo kultur, nezapomeňte si nastudovat jejich kulturní standardy. Na internetu jsou k dispozici rozsáhlé zdroje informací o obchodní etiketě pro mezinárodní cesty.

Oblečení

Prvotní dojem na dálku začíná oblečením. Jste na toto pracoviště vhodně oblečeni? “Obléknout se” mění význam od sobotního nočního klubu přes modlitebnu až po pracoviště. Pokud neexistuje uniforma nebo přímo firemní zásady oblékání, podívejte se, co na pracovišti nosí váš šéf a šéf vašeho šéfa. Snažte se oblékat jako tito lidé, pokud je to vhodné pro práci, kterou skutečně vykonáváte. Nepřehánějte to však způsobem, který způsobí, že nezapadnete. Pokud všichni na vašem pracovišti nosí kalhoty a košile, neoblékejte si třídílný oblek!”

Jednou ze sdílených moudrostí je oblékat se jako zaměstnanec, kterým chcete být s dalším povýšením. Někdy se může stát, že budete požádáni, abyste se zúčastnili akce mimo obvyklé pracoviště. Může se jednat i o trochu společenskou událost (například odvedení zákazníka na jídlo). Je lepší zeptat se ostatních na vhodné oblečení, než se dostavit nevhodně oblečen. Tato dovednost funguje v individuálních situacích a zvláště dobře ve skupině. Myslete na své oblečení jako na projev úcty k druhé osobě nebo osobám.

Řeč těla

Druhý dojem uděláte řečí těla. Držení těla (forma řeči těla) o vás hodně sděluje. Stojíte vzpřímeně s rameny dozadu, ale ne strnule? Zvedli jste se, když do místnosti vstoupil někdo nový? Máte překřížené nohy nebo kotníky? Máte zvednutou hlavu a díváte se na druhou osobu? Pokud jsou odpovědi na tyto otázky kladné, identifikují někoho, kdo je připraven vykonávat denní práci, někoho, kdo je sebevědomý.

Při rozhovoru byste měli být naladěni na řeč těla druhých, se kterými mluvíte, a jemně ji kopírovat. Pokud se druhá osoba trochu naklání, měli byste to zvážit také. Pokud se druhá osoba opírá o židli, můžete udělat totéž. Vyvarujte se kopírování nebo napodobování pohybů druhé osoby, ale nenápadně ji podobnými pohyby následujte. To je vhodnější, pokud má druhá osoba organizační postavení nebo moc.”

Blízkost neboli prostor kolem osob je další velmi kulturně vázanou složkou řeči těla. Začněte tím, že budete respektovat pracovní prostor druhých. Ať už je váš spolupracovník v kanceláři nebo v kóji, zastavte se a získejte povolení ke vstupu do tohoto prostoru. Jakmile se ocitnete v dosahu rozhovoru s jinou osobou, nikdo vám nevyrobí metr, aby určil, jak blízko nebo daleko máte od někoho stát, ale existuje něco jako přiměřená vzdálenost a respektování osobního prostoru. Začněte ve vzdálenosti, která je vám příjemná. Pokud si všimnete, že osoba jemně ustupuje, pak jste příliš blízko. Pokud se osoba buď přiblíží, nakloní se, aby vás slyšela, nebo vás opakovaně žádá, abyste se opakovali, jste možná příliš daleko. Pokud osoba, se kterou hovoříte, sedí, snažte se sedět blízko ní, abyste byli na stejné konverzační úrovni. Pokud to není možné, ujistěte se, že nestojíte tak blízko, aby měla osoba pocit, že se na ni díváte shora. Pokud sedíte a osoba, se kterou hovoříte, stojí, nabídněte jí místo vedle sebe nebo se postavte tak, abyste byli na její úrovni.

Potřesení rukou

Potřesení rukou je základem obchodních a profesionálních pozdravů. Jsou dalším způsobem, jak dobře začít – nebo také ne. Během této několikavteřinové interakce se může vytvořit vaše pověst. Natáhněte pravou ruku a uchopte pravou ruku druhé osoby. Uchopte ji pevně, ale ne způsobem, který by naznačoval souboj sil. Třikrát až čtyřikrát si jemně potřeste rukou nahoru a dolů. Při potřásání se podívejte druhé osobě do očí a pokračujte v konverzaci. Je vhodné snažit se podat ruku všem osobám ve skupině nebo v bezprostřední blízkosti. V místnosti se 100 lidmi si nikdo nepodá ruku se všemi, ale pozdravte ty, kteří jsou ve vaší blízkosti, nebo ty, kteří mohou do této oblasti vstoupit. Pokud je někdo zraněný nebo nemocný, může podání ruky odmítnout. Respektujte v tomto ohledu jejich přání a jen přátelsky nabídněte: “Těší mě, že vás poznávám”. Pokud jste nachlazení, můžete se rozhodnout ruku nepodat, ale pak jste povinni vysvětlit proč, například: “Rád bych vám podal ruku, ale jsem nachlazený a nerad bych vám ji podal.”

Oční kontakt

Oční kontakt se v různých kulturách dramaticky liší. Stejně jako podání ruky je to součást řeči těla, se kterou lze zacházet špatně. “Dívej se na mě, když s tebou mluvím,” je věta, kterou můžeme slyšet od rodiče nebo učitele. Je pravda, že bychom se měli při rozhovoru dívat na druhou osobu a dívat se jí do očí. Váš pohled směřuje do očí nebo na špičku nosu druhé osoby. Ve Spojených státech byste se měli druhým dívat do očí (na špičku nosu), aniž byste na ně upřeně hleděli: občas se rozhlédněte.

Oční kontakt je důležitý, pokud mluvíte před skupinou a pokud jste součástí publika. Jako řečník se snažíte všechny zaujmout svým tématem. Jako posluchači dáváte řečníkovi najevo, že jste zaujati a že si tohoto příspěvku vážíte. Opět se nedívejte upřeně, ale udržujte stálý pohled.

Gesta

Gesta jsou další složkou řeči těla. V obchodním prostředí jsou gesta poněkud omezena. Vyvarujte se ťukání do jiných osob nebo předmětů, které jsou ve vaší blízkosti. Používejte vhodná gesta, abyste vyjádřili svůj názor.

Dalším gestem, které se může vyskytovat podvědomě, je vrtění. Někteří lidé ťukají tužkou nebo cvakají gumičkami. Ať už je váš zvyk jakýkoli, vyvarujte se ho.

Obsah a místo rozhovoru

Obsah a místo rozhovoru jsou důležité. Když mluvíte s ostatními, používejte hlasitost, která je slyšitelná pouze pro tyto osoby. Chcete se vyhnout tomu, aby ostatní byli nuceni slyšet vaši konverzaci, když se možná snaží vést konverzaci vlastní. Vaše hlasitost se přizpůsobí situaci, v níž se rozhovor odehrává. Vyhněte se mobilním telefonům v blízkosti ostatních, protože jejich hlasitost je často nepříjemná. Pokud musíte mobilní telefon používat, přesuňte se na místo s trochou soukromí. Obchodní rozhovory mají zvláštní potřebu bezpečnosti.

Nikdy není vhodné, bez ohledu na hlasitost, diskutovat o firemních informacích mimo zabezpečené pracovní prostory. Pokud zjistíte, že potřebujete šeptat, pak se nacházíte na špatném místě pro tuto konverzaci.

Sama přítomnost v kancelářské budově však neznamená, že je jakákoli konverzace férová. Pokud na svého šéfa narazíte ve výtahu nebo na toaletě, neměli byste se pokoušet navázat rozhovor na pracovní téma. Pokud je vaše interakce s kolegou náhodná, berte ji jako nezávaznou konverzaci. Pokud máte naléhavé záležitosti k projednání, využijte tento okamžik k dotazu, jak najít čas na plnohodnotný rozhovor.

Písemná komunikace

Profesionální písemná komunikace je dalším projevem úcty ke spolupracovníkům, který má význam pro úspěšnou kariéru. Přestože jsme se těmito aspekty v tomto kurzu obšírně zabývali, připomínáme vám, že byste neměli polevit v ostražitosti. Vždy odvádějte svou práci co nejlépe, protože stačí jeden nebo dva nedbalé e-maily nebo poznámky, abyste zanechali dojem, že takto vedete veškerou svou práci.

Buďte včas

Další důležitý dojem, kterým působíte na ostatní, se týká dochvilnosti. V některých kulturách je vhodné a přijatelné přijít na schůzku pozdě. To neplatí ve Spojených státech, kde se říká, že “čas jsou peníze”. Osoby v mocenském postavení mohou nechat podřízené čekat. I když se vám to nemusí líbit, často budete muset čekání na šéfa akceptovat. Pokud se čekání stane příliš dlouhým (více než patnáct minut), může být vhodné odejít se slovy, že musíte změnit termín a odejít. Nechte se vést firemní kulturou, důležitostí schůzky a konzultací s ostatními zúčastněnými, jak tuto situaci zvládnete.

Firemní akce

Firemní akce mohou být zábavné, vzrušující a uvolněné. Někdy jsou zaměstnanci odměněni velkou zábavou v soukromí nebo na veřejném místě. Zákazníky někdy zaměstnanci hostí na sportovních akcích. V mnoha situacích se podává alkohol; nezapomeňte však, že tyto akce zůstávají spíše požadavkem pracoviště než osobním zážitkem. Zaslouží si stejnou úroveň profesionality jako vaše chování na pracovišti.

Níže uvedené pokyny jsou návrhy, nikoliv pevná pravidla pro každou akci, které se v průběhu své kariéry zúčastníte. V případě pochybností se raději mýlete na straně větší formálnosti nebo respektu, zejména při jednání se zákazníky nebo lidmi, kteří jsou ve firemní hierarchii nad vámi. Chovejte se tak, abyste prokázali, že jste kvalifikovaní pro svou současnou pozici i pro pozice výrazně vyšší.

Na každou firemní akci se ujistěte, že rozumíte jejímu účelu, a náležitě se na ni připravte.

Externí akce

Některých akcí se účastní osoby mimo firmu. Patří mezi ně sportovní akce, večery v divadle, speciální jídla nebo jiné aktivity. Pokud akci pořádá vaše společnost, je vaší povinností setkat se s ostatními pozvanými a přivítat je. Při významných událostech společnosti často pověřují členy společnosti, aby hostili konkrétní osoby z jiné organizace. Zaměstnanci možná budou muset prozkoumat své konkrétní hosty, aby je poznali a navázali s nimi vhodnou konverzaci. Hosté musí být otevřeni setkání s mnoha zaměstnanci hostitelské společnosti. Každý by měl mít u sebe vizitky pro představení a pro použití při následných rozhovorech, které budou naplánovány později.

Konverzace

Konverzace na firemních společenských akcích se netýká výhradně obchodu. Je však třeba dbát na to, aby se nestala příliš osobní. Společenské prostředí pomáhá navázat osobní setkání, přesto zůstává profesionálním vztahem. Zaměstnanec hostitelské firmy, který komunikuje s hostem, by se měl snažit rozdělit si odpovědnost za konverzaci s mírným důrazem na to, aby více mluvil host než zaměstnanec. Stejně jako u hosta, kterého můžete hostit u sebe doma, i v případě, že je hostitelem vaše společnost, jste zodpovědní za pohodlí hosta, což může zahrnovat odložení kabátů, upozornění na památky a vybavení nebo vedení rozhovoru zajímavými dotazy. Jako host byste měli očekávat, že s vámi bude dobře zacházeno, ale vyhněte se tomu, abyste toho zneužívali.

Bez přiděleného programu mohou konverzaci zahájit nebo vyplnit hluchá místa následující otázky:

• Vždy jste bydleli v ?
• Co vás přivedlo k práci pro ?
• Máte v nejbližší době naplánované nějaké výlety?”

V případě konkrétních událostí, jako je například návštěva divadla nebo sportovní akce, si dopředu udělejte malý domácí úkol, abyste mohli prokázat porozumění dané události. “Ano, časové zkoušky na závodě Indy 500 se konají po čtyři předcházející víkendy, aby se určilo pořadí závodu.” Ano, časové zkoušky se konají po čtyři předcházející víkendy, aby se určilo pořadí závodu. Nebo: “Toto představení je remakem stejnojmenného hitu z roku 1964. Tehdy hrál hlavní roli Jack Cassidy a získal cenu Tony.”

Pokud se na společenské akci sedí, nezapomeňte se rovnoměrně zapojit do diskuse s těmi, kteří sedí po vaší levici, pravici a případně i naproti přes stůl. Svou pozornost věnujte spíše hostům než svým spolupracovníkům. Se svými spolupracovníky se můžete navštěvovat v kanceláři.

Představení

Při každém vstupu do konverzace představte nového člena skupiny. Představení je víc než jen: “Susan, tohle je Renan. Renane, tohle je Susan.” Dejte každé osobě možnost vstoupit do rozhovoru. “Susan, to je Renan. Je to vedoucí prodeje na západním pobřeží. Renane, tohle je Susan, právě k nám nastoupila po ukončení studia na vysoké škole v Missouri.” Vždycky je to tak. Ačkoli by hostitelská organizace měla mít při představování hlavní slovo, nemělo by to vás jako hostitele nebo hosta brzdit.

Možná jedna z nejtrapnějších situací je, když jste to vy, kdo vstupuje do prostoru, kde se již všichni zdají být zaměstnáni ostatními. Může být lákavé trávit čas obdivováním bufetu, baru nebo umění. Nezapomeňte, že se jedná o společenskou událost, takže se musíte chovat společensky. Najděte pravděpodobnou skupinu, vystrčte ruku a řekněte: “Ahoj, já jsem Susan z ABCo. Mohu znát vaše jméno?” Nebo: “Zdá se, že tu nikoho neznám, můžete mi pomoci to ukončit?”. Pokud se budete tvářit přátelsky a počáteční okamžiky konverzace strávíte pozorným nasloucháním, mělo by to být v pořádku.

Pokud je vaše společnost hostitelskou organizací, nezapomeňte se poohlédnout po hostech, kteří vypadají, že stojí rozpačitě sami, a pozvěte je do své konverzační skupiny. Nejste této osobě zavázáni po celou dobu akce, ale nabídněte jí způsob, jak se zapojit. Stejně jako vás může unavit jedna osoba, může tato osoba unavit vás. Dovolte si jemnou výmluvu, že chcete pozdravit někoho jiného nebo doplnit pití, aby vás oba uvolnila z konverzace. Pokud váš odchod druhého člověka odradí, seznamte ho s novou skupinou ještě předtím, než se vzdálíte. Jedná se o společenské akce se záměrem navázat další vztahy.

Základy

Následující návrhy pravděpodobně všichni dobře známe, přesto je občas přehlížíme, protože jsme pohlceni vlastními potřebami.

• Mobilní telefon nechte v autě nebo v tichém režimu. Nekontrolujte telefon z jakéhokoli důvodu, dokud nejste zcela sami a mimo dohled. Ať už jako hostitel, nebo jako host, mobilní telefon napovídá všem ostatním, že svou pozornost věnujete něčemu jinému.
• Nežvýkejte žvýkačku.

Způsoby stolování

Na internetu existují rozsáhlé příručky o způsobech stolování. Tento seznam je souhrnem větších položek, které vám pomohou udělat vhodný první dojem.

• Po usednutí si dejte ubrousek do klína. Pokud jste na hostitelské akci, počkejte, až hostitel nebo hostitelka položí svůj ubrousek. Jakmile dojíte, nenuceně složte svůj ubrousek a položte jej na stůl. Nikdy neodkládejte ubrousek na použitý talíř ani jej nevracejte na stůl, zatímco ostatní jedí.
• Začněte s jídelním náčiním z vnější strany prostírání a postupujte dovnitř. Například menší vidlička na salát je úplně vlevo. Hlavní jídelní vidlička je napravo od vidličky na salát. Vidlička na dezert je napravo od vidličky na večeři nebo nejblíže talíři.
• Zadejte položky, které by vaše společnost byla ochotna zaplatit, nebo položky, které se zdají být podobné jako u hostitelské společnosti. Pracovní večeře není příležitostí k tomu, abyste si dopřávali.
• První sousto si vezměte až poté, co jsou všichni obslouženi. Pokud je tato událost pořádána hostitelem, nezačínejte jíst, dokud hostitel nebo hostitelka nepoloží vidličku na svůj talíř nebo si nevezme sousto.
• Podávejte si jídlo po své pravici. Pokud s tímto pokrmem začínáš, nabídni jej nalevo a pak si vezmi svou porci, než ji podáš.
• Popros ostatní, aby ti podávali předměty, a nesahej před nikoho.
• Chléb se trhá, ne krájí.
• Nikdy nemluv s jídlem v ústech. Ukusujte malá sousta, aby prodleva od otázky k odpovědi byla malá.
• Soustřeďte se méně na jídlo a více na hosty. Druhé porce by měly být přijímány pouze tehdy, když jsou nabízeny. Vaším hlavním cílem je rozvíjet vztahy; vychutnejte si jídlo, ale nezapomeňte, na co byste se měli soustředit.
• Necítíte se povinni jíst jídlo, o které nestojíte. Měli byste se však vyvarovat oznamování toho, co vám nechutná. Oceňte snahu ve svůj prospěch, i když si daného jídla nevážíte.
• Jestliže se jedná o koktejlový večírek s předkrmy, může se stát, že budete stát a snažit se vybalancovat nápoj, talíř a svůj ubrousek a příbory a zároveň si potřásat rukou s lidmi, které potkáte. Při výběru jídla mějte na paměti svou situaci při jídle, například vynechejte plátek masa, který musíte ukrojit, bez ohledu na to, jak lahodně vypadá. Věřte tomu nebo ne, ale existují online zdroje, které vám pomohou tuto rovnováhu vyřešit.

Alkohol a marihuana

Není neobvyklé, že se na společenských obchodních akcích podává alkohol. Vzhledem ke změnám v zákonech některých států je možné, že se na těchto akcích brzy objeví i marihuana. Pokud žádnou z těchto látek běžně neužíváte, necítíte se povinni je na pracovní akci užívat a rozhodně si nevybírejte pracovní akci k jejich prvnímu vyzkoušení. Jemně odmítněte a vyhněte se nabízení výmluv, důvodů nebo zesměšňování. Můžete jednoduše říci “Ne, děkuji” nebo požádat o alternativu, například o čaj.

Pokud chcete nabídku přijmout, pak tak učiňte. Nezapomeňte však, že účelem této společenské interakce je budování vztahů, ne rozpoutání velkého večírku. Pečlivě si hlídejte konzumaci a ujistěte se, že jste ji omezili na méně než hostitel a mnohem, mnohem méně než je zákonný limit.

Jako hostitelská společnost nesete jistě značnou odpovědnost za všechny hosty, kteří si na akci dopřávají. Buďte ostražití vůči zaměstnancům nebo hostům, kteří to možná přehnali s požitky. I když to může být obtížný rozhovor, je lepší zajistit bezpečnost hostů, než je nechat odejít pod vlivem. Pokud je akce pořádána s externím poskytovatelem, možná má manažer tohoto koncernu způsob, jak se vypořádat s opilými návštěvníky. Požádejte o pomoc. Nikdy nikomu nenabízejte odvoz domů, pokud nejste zcela střízliví. Jako host nebo hostitel je mnohem rozumnější najmout si dopravu třetí stranou.

Interní akce

Některé akce jsou určeny pouze pro zaměstnance společnosti nebo zaměstnance společnosti a několik vybraných osob s blízkým vztahem ke společnosti. Stejně jako externí akce se mohou konat na sportovních akcích, v divadle nebo na jiných externích místech. I když společnost uvede, že jste pozváni jako ocenění vašeho úsilí, neznamená to, že byste se měli nadměrně účastnit jakékoli části akce. I nadále se jedná o profesionální pracovní událost. Na těchto akcích je vaší povinností setkat se s ostatními pozvanými a pozdravit je. Snažte se rozvětvit a navázat kontakt s lidmi, kteří nejsou vašimi obvyklými pracovními přáteli. Při opravdu velkých akcích se mohou hodit vizitky.

Konverzace

Konverzace na interních akcích je podobná konverzaci na externích akcích. Netýká se výhradně obchodu. Je však třeba dbát na to, aby se nestala příliš osobní. Společenské prostředí pomáhá navázat osobní vztah, přesto zůstává vztahem profesionálním. Přivlastněte si svůj podíl na vytváření zajímavých konverzací a pomáhejte jim postupovat. Používejte podobné začátky konverzace, jaké jsou doporučeny výše.

Vztahujte se stejnou měrou k těm, které máte rádi, i k méně oblíbeným spolupracovníkům. Blízké spolupracovníky můžete navštívit v kanceláři.

Představení

V některých velkých firmách se ne všichni znají. Vychutnejte si tuto příležitost k seznámení s novými kolegy. Zapojte se do seznamování, jak je uvedeno výše.

Ať už interní nebo externí, společenské události mohou způsobit, že se budeme cítit osaměle v davu. Vyhledejte osoby, které se zdají být ztracené nebo izolované, a přizvěte je k aktivitám. Pokud se cítíte ztraceni nebo izolováni, najděte si diskusní skupinu, do které můžete vstoupit.

Základy

Výše probírané základy platí stejně i pro interní společenské aktivity. Jedno upozornění se týká alkoholu a marihuany (pokud jsou legální). Může být lákavé mít pocit, že je v pořádku trochu více pít nebo kouřit, protože interní organizace je “rodinná”. Není správné si na žádné firemní akci nadměrně dopřávat. Ta zůstává profesním setkáním. Vaše kariéra má přednost. Kromě toho může mít vaše společnost za své hosty právní odpovědnost.