Ce que vous apprendrez à faire : Discuter des meilleures pratiques en matière d’étiquette au travail

Ce module se concentre sur le travail en groupe et en équipe. Les bonnes manières ou l’étiquette sont un thème sous-jacent pour commencer l’interaction du bon pied. Bien que certaines des choses abordées dans cette section puissent sembler être des connaissances courantes ou du bon sens, il peut être utile de se faire rappeler les bonnes manières de base. En outre, il y a plusieurs rappels ou leçons importantes concernant le travail avec les autres et la participation à des événements d’entreprise.

Interaction sur le lieu de travail

La première impression, et peut-être la plus durable, que vous faites sur le lieu de travail commence par les manières : comment vous vous portez et comment vous vous comportez. De nombreuses questions culturelles sont impliquées dans la discussion sur la façon de se comporter sur le lieu de travail. Comme pour le reste de ce cours, ces leçons sont basées sur la culture d’entreprise américaine. Si vous êtes en contact avec des personnes de pays ou de cultures différents, veillez à vous renseigner sur leurs normes culturelles. Il existe de nombreuses ressources disponibles en ligne pour obtenir des informations sur l’étiquette commerciale pour les voyages internationaux.

Attire

À distance, les premières impressions commencent par la tenue vestimentaire. Êtes-vous habillé de manière appropriée pour ce lieu de travail ? ” S’habiller ” change de signification, que ce soit dans un club du samedi soir, dans un lieu de culte ou sur le lieu de travail. En l’absence d’un uniforme ou d’une politique d’entreprise directe en matière de vêtements, regardez ce que votre patron et le patron de votre patron portent sur le lieu de travail. Essayez de vous habiller comme eux, dans la mesure où cela convient au travail que vous effectuez. Toutefois, n’en faites pas trop au point de ne pas vous intégrer. Si tout le monde sur votre lieu de travail porte des pantalons et des chemises habillées, ne portez pas un costume trois pièces !

Un peu de sagesse partagée est de s’habiller comme l’employé que vous voulez être avec votre prochaine promotion. Il arrive que l’on vous demande d’assister à un événement en dehors de votre lieu de travail habituel. Il peut même s’agir d’un événement un peu social (comme emmener un client au restaurant). Il est préférable de demander aux autres quelle est la tenue appropriée plutôt que de se présenter mal habillé. Cette compétence fonctionne dans des situations individuelles et particulièrement bien lorsqu’on est en groupe. Pensez à votre habillement comme un signe de respect envers l’autre ou les autres personnes.

Langage corporel

La deuxième impression que vous faites est avec le langage corporel. La posture (une forme de langage corporel) communique beaucoup sur vous. Vous tenez-vous bien droit, les épaules en arrière, mais sans être raide ? Vous êtes-vous levé lorsque quelqu’un de nouveau est entré dans la pièce ? Vos jambes ou vos chevilles sont-elles croisées ? Avez-vous la tête levée, regardant l’autre personne ? Si les réponses à ces questions sont “oui”, elles identifient quelqu’un prêt à faire le travail de la journée, quelqu’un qui est confiant.

Dans la conversation, vous devez être à l’écoute et copier doucement le langage corporel de vos interlocuteurs. Si l’autre personne se penche un peu, vous devriez envisager de faire de même. Si l’autre personne est adossée à sa chaise, vous pouvez faire de même. Évitez de copier ou d’imiter les mouvements de votre interlocuteur, mais suivez-le subtilement avec des mouvements similaires. Cela est plus approprié si l’autre personne a un rang ou un pouvoir organisationnel.

La proximité, ou l’espace autour des individus, est une autre composante du langage corporel très liée à la culture. Commencez par respecter l’espace de travail des autres. Que votre collègue soit dans un bureau ou un cubicule, faites une pause pour obtenir la permission d’entrer dans cet espace. Une fois que vous êtes à portée de conversation d’une autre personne, personne ne produira un mètre à ruban pour déterminer à quelle distance vous devez vous tenir de quelqu’un d’autre, mais il existe une distance appropriée et un respect de l’espace personnel. Commencez à une distance où vous êtes à l’aise. Si vous remarquez que la personne recule doucement, c’est que vous êtes trop près. Si la personne se rapproche, se penche pour entendre ou vous demande à plusieurs reprises de répéter, vous êtes peut-être trop loin. Si votre interlocuteur est assis, essayez de vous asseoir près de lui afin d’être au même niveau de conversation. Si cela n’est pas possible, veillez à ne pas vous tenir trop près d’elle au point qu’elle ait l’impression que vous la regardez de haut. Si vous êtes assis et que la personne avec laquelle vous conversez est debout, proposez-lui de s’asseoir près de vous ou de se lever pour être à son niveau.

Poignées de main

Les poignées de main sont la base des salutations professionnelles et d’affaires. Elles sont une autre façon de prendre un bon départ – ou pas. Votre réputation peut se faire dans cette interaction de quelques secondes. Tendez votre main droite pour saisir la main droite de votre interlocuteur. Saisissez-la fermement, mais pas d’une manière qui suggère un concours de force. Serrez doucement la main de haut en bas trois ou quatre fois. Tout en serrant la main, regardez l’autre personne dans les yeux et poursuivez la conversation. Il convient de faire l’effort de serrer la main de tous ceux qui se trouvent dans le groupe ou à proximité immédiate. Dans une salle de 100 personnes, personne ne serrera la main de tout le monde, mais saluez les personnes proches de vous ou celles qui pourraient entrer dans la salle. Si une personne est blessée ou malade, elle peut choisir de ne pas serrer la main. Respectez sa volonté dans ce cas et offrez-lui simplement un amical “C’est un plaisir de vous rencontrer”. Si vous avez un rhume, vous pouvez choisir de ne pas serrer la main, mais vous êtes alors obligé d’expliquer pourquoi, par exemple : “J’aimerais bien serrer la main, mais je me remets d’un rhume et je ne voudrais pas vous le donner.”

Contact visuel

Le contact visuel est dramatiquement différent selon les cultures. Tout comme la poignée de main, c’est une partie du langage corporel qui peut être mal gérée. “Regarde-moi quand je te parle” est une phrase que nous pouvons entendre de la part d’un parent ou d’un enseignant. Il est vrai que nous devons regarder l’autre personne dans une conversation et la regarder dans les yeux. Votre regard est dirigé vers les yeux de votre interlocuteur ou vers l’arête de son nez. Aux États-Unis, vous devez regarder les autres dans les yeux (le haut du nez) sans les fixer intensément : regardez autour de vous de temps en temps.

Le contact visuel est important si vous parlez devant un groupe et lorsque vous faites partie d’un public. En tant qu’orateur, vous essayez d’engager tout le monde avec votre sujet. En tant que public, vous montrez à l’orateur que vous êtes engagé et que vous appréciez cette contribution. Encore une fois, ne fixez pas intensément mais gardez un regard stable.

Gestes

Les gestes sont une autre composante du langage corporel. Dans un cadre professionnel, les gestes sont quelque peu contenus. Évitez de heurter les autres personnes ou les objets qui sont près de vous. Utilisez les gestes appropriés pour faire valoir votre point de vue.

La gestuelle est un autre geste qui peut se produire inconsciemment. Certaines personnes tapent sur des crayons ou font claquer des élastiques. Quelle que soit votre habitude, évitez-la.

Volume et emplacement

Le volume et l’emplacement de la conversation sont importants. Lorsque vous parlez avec d’autres personnes, utilisez un volume qui est audible pour ces individus et seulement pour eux. Vous voulez éviter que les autres soient obligés d’entendre votre conversation alors qu’ils essaient peut-être d’avoir leurs propres conversations. Votre volume sera adapté à la situation de la conversation. Évitez les téléphones portables en présence d’autres personnes, car le volume est souvent gênant. Si vous devez utiliser un téléphone portable, rendez-vous dans un endroit plus intime. Les conversations d’affaires ont un besoin particulier de sécurité.

Il n’est jamais approprié, quel que soit votre volume, de discuter d’informations exclusives à l’entreprise en dehors d’un espace de travail sécurisé. Si vous vous trouvez dans l’obligation de chuchoter, alors vous n’êtes pas au bon endroit pour avoir cette conversation.

Cependant, le simple fait d’être dans l’immeuble de bureaux ne rend pas toute conversation équitable. Si vous tombez sur votre patron dans un ascenseur ou dans les toilettes, vous ne devez pas essayer d’entamer une conversation sur un sujet professionnel. Si votre interaction avec un collègue est une coïncidence, traitez-la comme telle en bavardant. Si vous avez effectivement des sujets urgents à discuter, alors profitez de ce moment pour vous renseigner sur la façon de trouver un moment pour avoir une conversation complète.

Communication écrite

La communication écrite professionnelle est un autre signe de respect envers les collègues qui compte pour une carrière réussie. Bien que nous ayons largement couvert ces aspects dans ce cours, ceci est un rappel pour ne pas baisser votre garde. Faites toujours votre meilleur travail, car il suffit d’un ou deux courriels ou mémos négligents pour laisser l’impression que c’est ainsi que vous conduisez tout votre travail.

Soyez à l’heure

Une autre impression importante que vous faites sur les autres implique la ponctualité. Dans certaines cultures, il est approprié et acceptable d’être en retard à une réunion. Ce n’est pas le cas aux États-Unis où l’on dit que “le temps, c’est de l’argent”. Les personnes en position de pouvoir peuvent faire attendre leurs subordonnés. Même si vous ne l’appréciez pas, vous devrez souvent accepter d’attendre le patron. Si l’attente devient trop longue (plus d’un quart d’heure), il peut être approprié de quitter le mot que vous devez reprogrammer et de partir. Laissez la culture de votre entreprise, l’importance de la réunion et la consultation des autres personnes concernées orienter la façon dont vous gérez cette situation.

Événements d’entreprise

Les événements d’entreprise peuvent pour être amusants, excitants et détendus. Les employés sont parfois récompensés par de grands divertissements en privé ou dans un lieu public. Les clients sont parfois accueillis par les employés lors d’événements sportifs. Dans de nombreuses situations, de l’alcool est servi ; cependant, n’oubliez pas que ces événements restent une exigence du lieu de travail plutôt qu’une expérience personnelle. Ils méritent le même niveau de professionnalisme que votre comportement sur le lieu de travail.

Les directives ci-dessous sont des suggestions, et non des règles rigides pour chaque événement auquel vous assisterez au cours de votre carrière. Dans le doute, errez du côté d’une plus grande formalité ou d’un plus grand respect, en particulier lorsque vous vous engagez avec des clients ou des personnes situées au-dessus de vous dans la hiérarchie de l’entreprise. Comportez-vous d’une manière qui démontre que vous êtes qualifié pour votre poste actuel et pour les postes bien au-dessus de ce rang.

Pour chaque événement de l’entreprise, assurez-vous de comprendre le but de l’événement et de vous préparer de manière appropriée.

Événements externes

Certains événements incluent des individus de l’extérieur de l’entreprise. Il s’agit notamment d’événements sportifs, de soirées au théâtre, de repas spéciaux ou d’autres activités. Lorsque votre entreprise accueille l’événement, il vous incombe de rencontrer et d’accueillir les autres personnes qui ont été invitées. Pour les événements importants, les entreprises chargent souvent des membres de l’entreprise d’accueillir des personnes spécifiques de l’autre organisation. Les employés peuvent avoir besoin de faire des recherches sur leur invité spécifique pour le reconnaître et engager une conversation appropriée. Les invités doivent être prêts à rencontrer de nombreux employés de l’entreprise hôte. Tout le monde devrait avoir des cartes de visite pour faire une présentation et pour les utiliser dans des conversations de suivi à planifier plus tard.

Conversation

La conversation lors des événements sociaux d’affaires n’est pas exclusivement liée aux affaires. Cependant, il faut veiller à ne pas devenir trop personnel. L’environnement social permet d’établir une rencontre personnelle, tout en restant une relation professionnelle. L’employé d’une entreprise hôte qui interagit avec un invité doit s’efforcer de partager les responsabilités de la conversation, en veillant à ce que l’invité parle davantage que l’employé. Comme pour un invité que vous recevriez chez vous, lorsque votre entreprise est l’hôte, vous êtes responsable du confort de l’invité, ce qui peut impliquer de ranger les manteaux, d’indiquer les curiosités et les commodités, ou de mener la conversation en posant des questions intéressantes. En tant qu’invité, vous devez vous attendre à être bien traité, mais éviter d’en profiter.

Sans ordre du jour imposé, des questions comme celles qui suivent peuvent lancer la conversation ou combler les temps morts :

• Avez-vous toujours vécu à ?
• Qu’est-ce qui vous a amené à travailler pour ?
• Avez-vous des voyages prévus dans un avenir proche ?

Pour des événements spécifiques, comme une sortie au théâtre ou un événement sportif, faites un peu de travail à l’avance afin de pouvoir démontrer votre compréhension de l’événement. “Oui, les essais chronométrés de l’Indy 500 ont lieu pendant les quatre week-ends suivants pour établir l’ordre des courses.” Ou encore, “ce spectacle est un remake du succès de 1964 du même nom. À l’époque, Jack Cassidy jouait le rôle principal et a remporté un Tony.”

Si un événement social est assis, alors assurez-vous de vous engager de manière égale avec ceux qui sont assis à votre gauche, à votre droite, et éventuellement de l’autre côté de la table. Prêtez votre attention aux invités plutôt qu’à vos collègues de travail. Vous pouvez visiter vos collègues au bureau.

Introductions

Alors que chaque personne entre dans une conversation, présentez le nouveau membre à ceux du groupe. Les présentations sont plus que : “Susan, voici Renan. Renan, voici Susan.” Donnez à chaque personne un moyen d’entrer dans la conversation. “Susan, voici Renan. Il est à la tête des ventes de la côte ouest. Renan, voici Susan, elle vient de nous rejoindre après avoir obtenu un diplôme universitaire dans le Missouri.” Bien que l’organisation hôte doive prendre l’initiative des présentations, cela ne doit pas vous retenir en tant qu’hôte ou invité.

L’une des situations les plus gênantes est peut-être celle où vous êtes celui qui entre dans une zone où tout le monde semble déjà engagé avec les autres. Il peut être tentant de passer du temps à admirer le buffet, le bar ou l’art. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un événement social, vous devez donc être social. Trouvez un groupe probable, tendez la main et dites : “Bonjour, je suis Susan de ABCo. Puis-je avoir votre nom ?” Ou encore : “Je n’ai pas l’impression de connaître qui que ce soit ici, pouvez-vous m’aider à y mettre un terme ?” Tant que vous avez l’air sympathique et que vous passez les premiers instants de la conversation à écouter attentivement, tout devrait bien se passer.

Si votre entreprise est l’organisation hôte, veillez à repérer les invités qui semblent se tenir maladroitement seuls et invitez-les dans votre groupe de conversation. Vous n’êtes pas obligé envers cette personne pendant toute la durée de l’événement, mais offrez-lui un moyen de s’engager. Tout comme vous pouvez vous lasser d’une personne, elle peut se lasser de vous. Laissez-vous aller à la douce excuse de vouloir saluer quelqu’un d’autre ou de remplir un verre pour vous libérer tous les deux de la conversation. Si votre départ bloque l’autre, présentez-lui un nouveau groupe avant de vous éloigner. Il s’agit d’événements sociaux dans le but d’établir davantage de relations.

Les bases

Les suggestions qui suivent sont probablement bien connues de tous, pourtant nous les négligeons occasionnellement car nous sommes absorbés par nos propres besoins.

• Laissez votre téléphone portable dans votre voiture ou sur silencieux. Ne vérifiez pas votre téléphone pour quelque raison que ce soit avant d’être complètement seul et hors de vue. En tant qu’hôte ou invité, le téléphone cellulaire indique à tous les autres que vous avez votre attention ailleurs.
• Ne mâchez pas de gomme.

Manières de table

Il existe de nombreux guides en ligne sur les manières de table. Cette liste est un résumé des éléments les plus importants qui vous aident à faire une première impression convenable.

• Mettez votre serviette sur vos genoux une fois assis. Si vous êtes à un événement organisé, attendez que l’hôte ou l’hôtesse place sa serviette. Lorsque vous terminez le repas, pliez négligemment votre serviette et posez-la sur la table. Ne posez jamais la serviette sur une assiette utilisée et ne la remettez jamais sur la table pendant que d’autres personnes mangent.
• Commencez par les ustensiles de table en partant de l’extérieur du couvert et en allant vers l’intérieur. Par exemple, la plus petite fourchette à salade est loin sur la gauche. La fourchette à dîner principale est à la droite de la fourchette à salade. La fourchette à dessert est à la droite de la fourchette à dîner ou le plus près de votre assiette.
• Commandez des articles que votre entreprise serait prête à payer ou des articles qui semblent similaires à ceux de l’entreprise hôte. Un dîner d’affaires n’est pas une occasion pour vous de vous faire plaisir.
• Prenez votre première bouchée seulement après que tout le monde ait été servi. Si cet événement est organisé, ne commencez pas à manger avant que l’hôte ou l’hôtesse ne pose sa fourchette dans son assiette ou ne prenne une bouchée.
• Passez la nourriture à votre droite. Si vous commencez ce plat, offrez-le à gauche et prenez ensuite votre portion avant de passer.
• Demandez aux autres de vous passer les articles, plutôt que de tendre la main devant quelqu’un.
• Le pain est déchiré, pas coupé.
• Ne parlez jamais avec de la nourriture dans la bouche. Prenez de petites bouchées pour que l’accalmie entre la question et la réponse soit faible.
• Concentrez-vous moins sur le repas et plus sur les invités. Les secondes portions ne doivent être prises que lorsqu’elles sont offertes. Votre objectif principal est de développer des relations ; appréciez la nourriture mais rappelez-vous où vous devez vous concentrer.
• Ne vous sentez pas obligé de manger des aliments que vous n’aimez pas. Cependant, vous devriez éviter d’annoncer ce que vous n’aimez pas. Appréciez l’effort en votre faveur même si vous n’appréciez pas l’aliment.
• Si l’événement est un cocktail avec des amuse-gueules, vous pouvez vous retrouver debout en essayant d’équilibrer une boisson, une assiette, et votre serviette et vos ustensiles tout en serrant la main des personnes que vous rencontrez. Gardez à l’esprit votre situation alimentaire lorsque vous choisissez des aliments, par exemple, évitez la tranche de viande que vous devez couper, même si elle a l’air délicieuse. Croyez-le ou non, il existe des ressources en ligne pour vous aider à trouver cet équilibre.

Alcool et marijuana

Il n’est pas inhabituel de trouver de l’alcool servi lors d’événements sociaux d’affaires. Avec les changements dans les lois de certains États, il est possible que la marijuana fasse bientôt son apparition lors de ces événements. Si vous ne consommez habituellement ni l’un ni l’autre, ne vous sentez pas obligé de le faire lors d’une sortie d’affaires et ne choisissez surtout pas un événement d’affaires pour les essayer pour la première fois. Refusez gentiment et évitez les excuses, les raisons ou le ridicule. Vous pouvez simplement dire “Non, merci” ou demander une alternative, comme du thé.

Si vous voulez accepter une offre, alors faites-le. Cependant, n’oubliez pas que le but de cette interaction sociale est de construire des relations, et non de lancer une grande fête. Surveillez attentivement votre consommation et assurez-vous de la limiter à moins que l’hôte et beaucoup, beaucoup moins que la limite légale.

En tant que société d’accueil, vous avez certainement une part de responsabilité pour tout invité qui se livre à des excès lors de l’événement. Soyez attentif aux employés ou aux invités qui pourraient avoir fait des excès. Bien qu’il s’agisse d’une conversation difficile, il vaut mieux assurer la sécurité des invités que de les laisser partir en état d’ébriété. Si l’événement est organisé par un prestataire extérieur, le responsable de cet organisme a peut-être une façon de gérer les clients en état d’ébriété. Demandez de l’aide. Ne proposez jamais de conduire quelqu’un d’autre chez lui si vous n’êtes pas complètement sobre. En tant qu’invité ou hôte, il est beaucoup plus sage de faire appel à un tiers pour le transport.

Événements internes

Certains événements sont réservés au personnel de l’entreprise ou au personnel de l’entreprise et à quelques personnes choisies ayant des relations étroites avec l’entreprise. Comme les événements externes, ils peuvent avoir lieu lors d’événements sportifs, au théâtre ou dans d’autres lieux extérieurs. Même si l’entreprise indique que vous êtes invité en guise de remerciement pour vos efforts, cela ne signifie pas que vous devez profiter de l’événement de manière excessive. Cela reste un événement professionnel. Lors de ces événements, il est de votre responsabilité de rencontrer et de saluer les autres personnes qui ont été invitées. Essayez de vous diversifier et d’entrer en contact avec des personnes qui ne sont pas vos amis de travail habituels. Avec les événements vraiment importants, il peut être pratique d’avoir des cartes de visite.

Conversation

La conversation lors des événements internes est similaire à la conversation lors des événements externes. Elle n’est pas exclusivement liée aux affaires. Cependant, il faut veiller à ne pas devenir trop personnel. L’environnement social permet d’établir une relation personnelle, tout en restant une relation professionnelle. Appropriez-vous votre part de création de conversations intéressantes et aidez-les à progresser. Utilisez des amorces de conversation similaires à celles recommandées ci-dessus.

Engagez-vous également avec ceux que vous appréciez ainsi qu’avec vos collègues moins préférés. Vous pouvez rendre visite aux collègues proches au bureau.

Introductions

Dans certaines grandes entreprises, tout le monde ne se connaît pas. Profitez de cette occasion pour faire connaissance avec de nouveaux collègues. Engagez des introductions comme indiqué ci-dessus.

Qu’ils soient internes ou externes, les événements sociaux peuvent nous faire sentir seuls dans une foule. Recherchez les personnes qui semblent perdues ou isolées et invitez-les à participer aux activités. Si vous vous sentez perdu ou isolé, trouvez un groupe de discussion auquel participer.

Les bases

Les bases discutées ci-dessus s’appliquent également aux engagements sociaux internes. Un mot d’avertissement concerne l’alcool et la marijuana (lorsqu’elle est légale). Il peut être tentant de penser qu’il est normal de boire un peu plus ou de fumer un peu plus puisque l’organisation interne est “familiale”. Il n’est pas correct de se laisser aller à l’excès lors d’un événement d’entreprise. Cela reste une réunion professionnelle. Votre carrière est prioritaire. De plus, votre entreprise peut avoir une responsabilité légale pour ses invités.