Cosa imparerai a fare: Discutere le migliori pratiche di galateo sul posto di lavoro

Questo modulo si concentra sul lavoro in gruppi e squadre. Le buone maniere o l’etichetta sono un tema di fondo per iniziare l’interazione con il piede giusto. Anche se alcune delle cose discusse in questa sezione possono sembrare conoscenze comuni o buon senso, può essere utile ricordare le buone maniere di base. Inoltre, ci sono diversi importanti promemoria o lezioni sul lavoro con gli altri e sulla partecipazione ad eventi aziendali.

Interazione sul posto di lavoro

La prima e forse più duratura impressione che fai sul posto di lavoro inizia con le buone maniere: come ti porti e come ti comporti. Ci sono molte questioni culturali coinvolte nella discussione su come comportarsi sul posto di lavoro. Come il resto di questo corso, queste lezioni sono basate sulla cultura aziendale statunitense. Se avete a che fare con persone di paesi o culture diverse, assicuratevi di studiare i loro standard culturali. Ci sono molte risorse disponibili online per informazioni sul galateo aziendale per i viaggi internazionali.

Abbigliamento

A distanza, le prime impressioni iniziano con l’abbigliamento. Sei vestito in modo appropriato per questo posto di lavoro? “Vestirsi bene” cambia significato da un club del sabato sera a un luogo di culto al posto di lavoro. In assenza di un’uniforme o di una politica di abbigliamento aziendale diretta, guarda cosa indossano il tuo capo e il capo del tuo capo sul posto di lavoro. Cerca di vestirti come quelle persone, purché sia appropriato per il lavoro che effettivamente fai. Tuttavia, non esagerare in un modo che non ti faccia sentire a tuo agio. Se tutti sul tuo posto di lavoro indossano pantaloni e camicie, non indossare un abito a tre pezzi!

Un po’ di saggezza condivisa è quella di vestirsi come il dipendente che vuoi essere con la tua prossima promozione. Ci sono momenti in cui ti può essere chiesto di partecipare a un evento lontano dal solito posto di lavoro. Può anche essere un po’ sociale (come portare un cliente fuori a mangiare). È meglio chiedere agli altri un abbigliamento appropriato che presentarsi vestiti male. Questa abilità funziona in situazioni individuali e particolarmente bene quando si è in gruppo. Pensa al tuo abbigliamento come se stessi mostrando rispetto all’altra persona o alle altre persone.

Linguaggio del corpo

La seconda impressione che dai è quella del linguaggio del corpo. La postura (una forma di linguaggio del corpo) comunica molto di te. Sei alto con le spalle indietro, ma non rigido? Ti sei alzato quando qualcuno di nuovo è entrato nella stanza? Hai le gambe o le caviglie incrociate? La tua testa è alzata, guardando l’altra persona? Se le risposte a queste domande sono “sì”, identificano qualcuno pronto a fare il lavoro del giorno, qualcuno che è sicuro di sé.

Nella conversazione, dovresti essere in sintonia e copiare delicatamente il linguaggio del corpo degli altri con cui stai parlando. Se l’altra persona si china un po’, dovreste considerare di farlo anche voi. Se l’altra persona è appoggiata all’indietro contro la sua sedia, puoi fare lo stesso. Evita di copiare o scimmiottare i movimenti dell’altra persona, ma seguila sottilmente con movimenti simili. Questo è più appropriato se l’altra persona ha rango o potere organizzativo.

La vicinanza, o lo spazio intorno agli individui, è un’altra componente culturalmente molto legata al linguaggio del corpo. Iniziate rispettando gli spazi di lavoro degli altri. Se il vostro collega è in un ufficio o in un cubicolo, fermatevi per ottenere il permesso di entrare in quello spazio. Una volta che siete nel raggio di conversazione di un’altra persona, nessuno produrrà un nastro di misurazione per determinare quanto vicino o lontano stare da qualcun altro, ma c’è una cosa come la distanza appropriata e il rispetto dello spazio personale. Inizia a una distanza in cui ti senti a tuo agio. Se notate che la persona indietreggia dolcemente, allora siete troppo vicini. Se la persona si avvicina, si sporge per ascoltare o vi chiede ripetutamente di ripetervi, forse siete troppo lontani. Se la persona con cui stai parlando è seduta, cerca di sederti vicino a lei in modo da essere allo stesso livello di conversazione. Se questo non è possibile, assicurati di non stare così vicino in modo che abbia l’impressione che tu lo stia guardando dall’alto. Se sei seduto e la persona con cui stai conversando è in piedi, offrigli un posto vicino a te o stai in piedi per essere al suo livello.

Le strette di mano

Le strette di mano sono il punto fermo degli affari e dei saluti professionali. Sono un altro modo per iniziare bene, oppure no. La tua reputazione può essere fatta in questa interazione di pochi secondi. Raggiungere con la mano destra per afferrare la mano destra dell’altra persona. Afferra saldamente ma non in modo da suggerire una gara di forza. Stringi la mano su e giù delicatamente tre o quattro volte. Mentre stringete, guardate l’altra persona negli occhi e continuate la conversazione. È opportuno fare uno sforzo per stringere la mano a tutti coloro che si trovano nel gruppo o nelle immediate vicinanze. Con una stanza di 100 persone, nessuno stringerà la mano a tutti, ma salutate chi vi sta vicino o chi può entrare in quella zona. Se qualcuno è ferito o malato, può scegliere di non stringere la mano. Rispetta i loro desideri in questo e offri semplicemente un amichevole “È un piacere conoscerti”. Se si ha il raffreddore, si può scegliere di non stringere la mano, ma si è poi obbligati a spiegare il perché, per esempio, “Mi piacerebbe stringere la mano, ma sto superando un raffreddore, e non vorrei darlo a te.”

Contatto visivo

Il contatto visivo è drammaticamente diverso nelle diverse culture. Proprio come la stretta di mano, è una parte del linguaggio del corpo che può essere gestita male. “Guardami quando ti parlo” è una frase che possiamo sentire da un genitore o un insegnante. È vero che dovremmo guardare l’altra persona in una conversazione e guardarla negli occhi. Il tuo sguardo è diretto agli occhi dell’altra persona o al ponte del suo naso. Negli Stati Uniti, si dovrebbe guardare gli altri negli occhi (la parte superiore del naso) senza fissarli intensamente: guardare intorno di tanto in tanto.

Il contatto visivo è importante se si parla di fronte a un gruppo e quando si fa parte di un pubblico. Come oratore, stai cercando di coinvolgere tutti con il tuo argomento. Come pubblico, state mostrando all’oratore che siete impegnati e apprezzate questo input. Di nuovo, non fissate intensamente ma mantenete uno sguardo fisso.

Gestualità

I gesti sono un’altra componente del linguaggio del corpo. In un ambiente d’affari, i gesti sono in qualche modo contenuti. Evita di urtare altre persone o oggetti che sono vicini a te. Usate gesti appropriati per esprimere il vostro punto di vista.

Il tremolio è un altro gesto che può avvenire inconsciamente. Alcune persone battono le matite o schioccano gli elastici. Qualunque sia la tua abitudine, evitala.

Volume e posizione

Il volume e la posizione della conversazione sono importanti. Quando parlate con altre persone, usate un volume che sia udibile da quelle persone e solo da loro. Vuoi evitare che gli altri siano costretti a sentire la tua conversazione quando magari stanno cercando di avere conversazioni proprie. Il tuo volume sarà regolato in base alla situazione della conversazione. Evita i telefoni cellulari intorno agli altri perché il volume è spesso fastidioso. Se devi usare un cellulare, spostati in un luogo con un po’ di privacy. Le conversazioni di lavoro hanno un bisogno speciale di sicurezza.

Non è mai appropriato, indipendentemente dal volume, discutere di informazioni proprietarie della società al di fuori di uno spazio di lavoro sicuro. Se hai bisogno di sussurrare, allora sei nel posto sbagliato per avere quella conversazione.

Tuttavia, il solo fatto di essere nell’edificio dell’ufficio non rende qualsiasi conversazione un gioco lecito. Se vi imbattete nel vostro capo in un ascensore o nella toilette, non dovreste cercare di entrare in una conversazione su un argomento di lavoro. Se la vostra interazione con un collega è casuale, trattatela come tale con chiacchiere. Se hai questioni urgenti da discutere, usa quel momento per chiedere come trovare un momento per avere una conversazione completa.

Comunicazione scritta

La comunicazione scritta professionale è un altro segno di rispetto per i colleghi che conta per una carriera di successo. Anche se abbiamo trattato ampiamente questi aspetti in questo corso, questo è un promemoria per non abbassare la guardia. Fai sempre il tuo lavoro al meglio, perché bastano una o due e-mail o promemoria noncuranti per lasciare l’impressione che questo sia il tuo modo di lavorare.

Sei puntuale

Un’altra impressione importante che fai agli altri riguarda la puntualità. In alcune culture, è appropriato e accettabile essere in ritardo ad una riunione. Questo non è vero negli Stati Uniti dove diciamo che “il tempo è denaro”. Le persone in posizione di potere possono far aspettare i subordinati. Anche se non lo apprezzate, spesso dovrete accettare di aspettare il capo. Se l’attesa dovesse diventare troppo lunga (più di quindici minuti), potrebbe essere opportuno lasciare la parola che è necessario riprogrammare e andarsene. Lasciate che la vostra cultura aziendale, l’importanza della riunione e la consultazione con le altre persone coinvolte diriga come gestire questa situazione.

Eventi aziendali

Gli eventi aziendali possono essere divertenti, eccitanti e rilassanti. A volte i dipendenti vengono premiati con grandi intrattenimenti in privato o in un luogo pubblico. I clienti sono a volte ospitati dai dipendenti in eventi sportivi. In molte situazioni vengono serviti alcolici; tuttavia, ricordate che questi eventi rimangono un requisito del posto di lavoro piuttosto che un’esperienza personale. Meritano lo stesso livello di professionalità del tuo comportamento sul posto di lavoro.

Le linee guida che seguono sono suggerimenti, non regole rigide per ogni evento a cui partecipi durante la tua carriera. In caso di dubbio, scegliete una maggiore formalità o rispetto, soprattutto quando siete impegnati con clienti o persone al di sopra di voi nella gerarchia aziendale. Comportati in un modo che dimostri che sei qualificato per la tua posizione attuale e per posizioni ben al di sopra di quel rango.

Per ogni evento aziendale, assicurati di capire lo scopo dell’evento e preparati adeguatamente.

Eventi esterni

Alcuni eventi includono persone esterne all’azienda. Questi includono eventi sportivi, serate a teatro, pasti speciali o altre attività. Quando la vostra azienda ospita l’evento, è vostra responsabilità incontrare e salutare le persone che sono state invitate. Per eventi significativi, le aziende spesso assegnano ai membri dell’azienda di ospitare persone specifiche dell’altra organizzazione. I dipendenti potrebbero aver bisogno di ricercare il loro ospite specifico per riconoscerlo e impegnarsi in una conversazione appropriata. Gli ospiti devono essere aperti a incontrare molti dei dipendenti dell’azienda ospitante. Ognuno dovrebbe portare con sé dei biglietti da visita per presentarsi e per utilizzarli nelle conversazioni successive da programmare in seguito.

Conversazione

Le conversazioni agli eventi sociali aziendali non sono esclusivamente legate agli affari. Tuttavia, bisogna fare attenzione a non diventare troppo personali. L’ambiente sociale aiuta a stabilire un incontro personale, pur rimanendo una relazione professionale. Il dipendente di un’azienda ospitante che interagisce con un ospite dovrebbe lavorare per condividere le responsabilità della conversazione, con una leggera attenzione al fatto che l’ospite parli più del dipendente. Come con un ospite che potreste ospitare a casa vostra, quando la vostra azienda è il padrone di casa, siete responsabili del comfort dell’ospite, il che può includere riporre i cappotti, indicare attrazioni e servizi, o condurre la conversazione con domande interessanti. Come ospite, dovresti aspettarti di essere ben trattato, ma evitare di approfittarne.

Senza un ordine del giorno assegnato, domande come le seguenti possono dare il via alla conversazione o riempire le pause:

• Hai sempre vissuto in ?
• Cosa ti ha portato a lavorare per ?
• Hai qualche viaggio in programma nel prossimo futuro?

Per eventi specifici, come una gita a teatro o un evento sportivo, fai un po’ di compiti in anticipo in modo che tu possa dimostrare di comprendere l’evento. “Sì, le prove a tempo alla Indy 500 si tengono per i quattro fine settimana successivi per stabilire l’ordine di gara”. Oppure, “questo spettacolo è un remake dell’omonimo successo del 1964. All’epoca, Jack Cassidy interpretò il protagonista e vinse un Tony.”

Se un evento sociale è seduto, allora assicuratevi di impegnarvi allo stesso modo con quelli seduti alla vostra sinistra, destra, e possibilmente dall’altra parte del tavolo. Presta la tua attenzione agli ospiti piuttosto che ai tuoi colleghi. Puoi visitare i tuoi colleghi in ufficio.

Introduzioni

Quando ogni persona entra in una conversazione, presenta il nuovo membro a quelli del gruppo. Le presentazioni sono più di: “Susan, questo è Renan. Renan, questa è Susan”. Date ad ogni persona un modo per entrare nella conversazione. “Susan, questo è Renan. È il capo delle vendite della costa occidentale. Renan, questa è Susan, si è appena unita a noi dopo essersi laureata nel Missouri”. Mentre l’organizzazione ospitante dovrebbe prendere l’iniziativa nelle presentazioni, questo non dovrebbe trattenerti come ospite o ospitante.

Forse una delle situazioni più imbarazzanti è quando sei tu ad entrare in un’area dove tutti sembrano già impegnati con gli altri. Si può essere tentati di passare il tempo ad ammirare il buffet, il bar o l’arte. Ricorda, questa è un’occasione sociale, quindi devi essere sociale. Trova un gruppo probabile, allunga la mano e di’: “Ciao, sono Susan della ABCo. Posso sapere il tuo nome?” Oppure, “Mi sembra di non conoscere nessuno qui, puoi aiutarmi a mettere fine a questo?”. Finché sembri amichevole e passi i momenti iniziali della conversazione ascoltando attentamente, dovresti essere a posto.

Se la tua azienda è l’organizzazione ospitante, assicurati di cercare gli ospiti che sembrano stare goffamente da soli e invitali nel tuo gruppo di conversazione. Non siete obbligati a questa persona per l’intero evento, ma offritele un modo per impegnarsi. Proprio come tu puoi stancarti di una persona, così quella persona potrebbe stancarsi di te. Permettete che la gentile scusa di voler salutare qualcun altro o riempire una bevanda vi liberi entrambi dalla conversazione. Se la vostra partenza blocca l’altro, allora presentate quella persona a un nuovo gruppo prima di allontanarvi. Questi sono eventi sociali con l’intento di stabilire più relazioni.

Le basi

I suggerimenti che seguono sono probabilmente ben noti a tutti, eppure a volte li trascuriamo mentre siamo assorbiti dalle nostre necessità.

• Lasciate il vostro cellulare in macchina o su silenzioso. Non controllare il tuo telefono per nessun motivo fino a quando non sei completamente solo e fuori dalla vista. Sia come ospite che come padrone di casa, il cellulare indica a tutti gli altri che hai la tua attenzione altrove.
• Non masticare gomme.

Maniere a tavola

Ci sono ampie guide online sulle maniere a tavola. Questa lista è un riassunto degli elementi principali che ti aiutano a fare una prima impressione adeguata.

• Metti il tovagliolo in grembo una volta seduto. Se siete ad un evento ospitato, aspettate che l’ospite o la padrona di casa metta il suo tovagliolo. Quando finite il pasto, piegate casualmente il vostro tovagliolo e mettetelo sul tavolo. Non mettere mai il tovagliolo su un piatto usato o riportarlo sul tavolo mentre gli altri stanno mangiando.
• Iniziare con gli utensili da pranzo dall’esterno del posto e lavorare all’interno. Per esempio, la forchetta da insalata più piccola è molto a sinistra. La forchetta da pranzo principale è a destra della forchetta da insalata. La forchetta da dessert è alla destra della forchetta da cena o più vicina al vostro piatto.
• Ordinate oggetti che la vostra azienda sarebbe disposta a pagare o oggetti che sembrano simili a quelli dell’azienda ospitante. Una cena d’affari non è un’occasione per indulgere.
• Prendi il tuo primo boccone solo dopo che tutti sono stati serviti. Se l’evento è ospitato, non iniziare a mangiare finché l’ospite o la padrona di casa non mette la forchetta sul suo piatto o non dà un morso.
• Passa il cibo alla tua destra. Se state iniziando il piatto, offritelo a sinistra e poi prendete la vostra porzione prima di passare.
• Chiedete agli altri di passarvi gli oggetti, piuttosto che allungarvi davanti a qualcuno.
• Il pane si strappa, non si taglia.
• Non parlate mai con il cibo in bocca. Prendete piccoli morsi in modo che la pausa dalla domanda alla risposta sia piccola.
• Concentratevi meno sul mangiare e più sugli ospiti. Le seconde porzioni dovrebbero essere prese solo se offerte. Il vostro obiettivo principale è quello di sviluppare relazioni; godetevi il cibo ma ricordate dove dovrebbe essere la vostra attenzione.
• Non sentitevi obbligati a mangiare cibo che non vi piace. Tuttavia, dovreste evitare di annunciare ciò che non vi piace. Apprezzate lo sforzo in vostro favore anche se non apprezzate il cibo.
• Se l’evento è un cocktail party con stuzzichini, potreste trovarvi in piedi mentre cercate di bilanciare una bevanda, un piatto, il vostro tovagliolo e gli utensili mentre stringete la mano alle persone che incontrate. Tieni presente la tua situazione alimentare quando scegli i cibi, per esempio, salta la fetta di carne che devi tagliare, non importa quanto sembri deliziosa. Che tu ci creda o no, ci sono risorse online per aiutarti a capire questo atto di bilanciamento.

Alcol e marijuana

Non è insolito trovare alcolici serviti agli eventi sociali d’affari. Con i cambiamenti nelle leggi di alcuni stati, è possibile che la marijuana possa presto fare la sua comparsa in questi eventi. Se non usate normalmente nessuno dei due, non sentitevi obbligati a usarli in un’uscita di lavoro e sicuramente non scegliete un evento di lavoro per provarli per la prima volta. Rifiuta gentilmente ed evita di offrire scuse, ragioni o ridicolizzazioni. Puoi semplicemente dire “No, grazie” o chiedere un’alternativa, come il tè.

Se vuoi accettare un’offerta, allora fallo. Tuttavia, ricorda che lo scopo di questa interazione sociale è quello di costruire relazioni, non di iniziare una grande festa. Controlla la tua assunzione con attenzione e assicurati di limitare la tua assunzione a meno dell’ospite e molto, molto meno del limite legale.

Come azienda ospitante, hai una certa quantità di responsabilità per qualsiasi ospite che indulge all’evento. Siate attenti ai dipendenti o agli ospiti che possono aver esagerato. Anche se può essere una conversazione difficile, è meglio tenere l’ospite al sicuro che lasciarlo andare via sotto l’influenza. Se l’evento è ospitato da un fornitore esterno, forse il manager di quell’azienda ha un modo per gestire i clienti ubriachi. Chiedere assistenza. Non offrirsi mai di accompagnare qualcuno a casa se non si è completamente sobri. Come ospite o padrone di casa, è molto più saggio noleggiare il trasporto da parte di terzi.

Eventi interni

Alcuni eventi sono solo per il personale della società o per il personale della società e pochi individui selezionati con una stretta relazione con la società. Come gli eventi esterni, questi possono aver luogo in eventi sportivi, a teatro o in altri luoghi esterni. Anche quando l’azienda dice che sei invitato come apprezzamento per i tuoi sforzi, questo non significa che devi indulgere troppo in qualsiasi parte dell’evento. Questo rimane un evento di lavoro professionale. A questi eventi, è tua responsabilità incontrare e salutare gli altri che sono stati invitati. Cercate di estendervi e di impegnarvi con persone che non sono i vostri soliti amici di lavoro. Con eventi molto grandi, i biglietti da visita possono essere utili da avere.

Conversazione

La conversazione agli eventi interni è simile alla conversazione agli eventi esterni. Non è esclusivamente legata agli affari. Tuttavia, bisogna fare attenzione a non diventare troppo personali. L’ambiente sociale aiuta a stabilire una relazione personale, ma rimane una relazione professionale. Possiedi la tua parte di creare conversazioni interessanti e aiutarle ad andare avanti. Usate degli antipasti di conversazione simili a quelli raccomandati sopra.

Interagite allo stesso modo con coloro che vi piacciono e con i vostri colleghi meno preferiti. Puoi visitare i colleghi più stretti in ufficio.

Introduzioni

In alcune grandi aziende, non tutti si conoscono. Approfitta di questa opportunità per conoscere nuovi colleghi. Impegnati nelle presentazioni come discusso sopra.

Che siano interni o esterni, gli eventi sociali possono farci sentire soli in una folla. Cercate individui che sembrano persi o isolati e invitateli alle attività. Se ti senti perso o isolato, trova un gruppo di discussione in cui entrare.

Le basi

Le basi discusse sopra si applicano anche agli impegni sociali interni. Una parola di cautela riguarda l’alcol e la marijuana (quando è legale). Si può essere tentati di sentire che va bene bere un po’ di più o fumare un po’ di più perché l’organizzazione interna è “famiglia”. Non è giusto indulgere eccessivamente in qualsiasi evento aziendale. Questo rimane un incontro professionale. La sua carriera ha la precedenza. Inoltre, la vostra azienda può avere una responsabilità legale per i suoi ospiti.